Có bao giờ bạn thắc mắc “làm thế nào để các công ty lớn trên thế giới như Microsoft, Google, Apple, Facebook … có thể phát triển phần mềm, cập nhật, nâng cấp sản phẩm nhanh chóng chỉ trong 1 – 2 tuần, trong khi một số công ty khác có thể mất đến vài tháng hoặc quý?” Câu trả lời là nhờ các doanh nghiệp áp dụng thành công phương pháp quản lý dự án Agile.
Vậy, phương pháp Agile là gì, làm thế nào để áp dụng hiệu quả phương pháp Agile trong quản trị dự án, cùng AgileOps tìm hiểu qua bài viết sau.
Agile (viết tắt của Agile Software Development) là phương pháp tiếp cận lặp đi lặp lại để quản lý, cho phép nhóm thực hiện chia nhỏ dự án thành vòng lặp ngắn, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần gọi là Sprint. Mỗi Sprint, nhóm sẽ hoàn thành một phần công việc cụ thể và nhận được phản hồi trực tiếp từ khách hàng. Nhờ đó, dự án có thể thích ứng nhanh chóng với những thay đổi, đảm bảo sản phẩm luôn đáp ứng nhu cầu thực tế và mang lại nhiều giá trị cao nhất.
Phương pháp Agile đang ngày càng trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng bởi các ưu điểm sau:
Dễ dàng thay đổi hướng đi của các dự án, đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu mới từ thị trường và khách hàng.
Bằng cách loại bỏ những công đoạn không cần thiết, tập trung vào những giá trị cốt lõi, Agile giúp giảm thiểu việc lãng phí tài nguyên, rút ngắn thời gian phát triển và đảm bảo sản phẩm luôn đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.
Agile khuyến khích sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong đội ngũ và giữa đội ngũ với khách hàng. Từ đó, mọi người có thể cùng nhau làm việc, chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng, giúp dự án luôn được cập nhật và hoàn thiện.
Thay vì dựa vào kế hoạch chi tiết từ đầu, các nhóm Agile liên tục thu thập và phân tích dữ liệu để đưa ra những quyết định sáng suốt. Từ đó, giúp các nhóm thích ứng với những thay đổi không ngừng cũng như đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Không dựa vào tài liệu có sẵn, phương pháp Agile khuyến khích các thành viên trong nhóm trực tiếp trao đổi và làm việc cùng nhau. Việc giao tiếp này giúp giảm thiểu hiểu lầm, tăng cường sự gắn kết và nâng cao hiệu quả làm việc.
Bên cạnh những ưu điểm thì phương pháp Agile vẫn tồn đọng một vài nhược điểm khi triển khai, cụ thể:
Tính linh hoạt cao của Agile khiến việc lập kế hoạch chi tiết trở nên khó khăn, đặc biệt là về thời gian, chi phí của dự án.
Để thành công với Agile, các thành viên trong đội ngũ cần được đào tạo bài bản, thường xuyên. Việc thiếu tài liệu hướng dẫn chi tiết, rõ ràng về dự án cũng là một trở ngại lớn, nhất là trong giai đoạn đầu triển khai.
Áp dụng Agile đòi hỏi sự cam kết cao từ tất cả các bên tham gia. Việc liên tục tương tác, điều chỉnh dự án khiến các thành viên phải dành nhiều thời gian và công sức hơn.
Tập trung vào cá nhân, sự tương tác hơn là các quy trình và công cụ: Thay vì chỉ tập trung vào công cụ hay quy trình thực hiện dự án thì Agile chỉ ra rằng những người đứng sau quy trình đó mới thực sự quan trọng. Việc sở hữu một nhóm làm việc phù hợp với dự án là một trong những yếu tố quan trọng để thành công. Ngoài ra, sự tương tác và kết nối giữa các cá nhân trong nhóm cũng là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề.
Tạo ra sản phẩm chạy tốt hơn là chuẩn bị tài liệu đầy đủ: Agile khuyến khích việc tạo ra các sản phẩm có thể đến tay người dùng càng nhanh càng tốt. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn trực quan về sản phẩm và đưa ra phản hồi kịp thời, giúp điều chỉnh sản phẩm theo đúng yêu cầu.
Cộng tác, lắng nghe với khách hàng hơn là thảo luận hợp đồng: Ở phương pháp truyền thống, quản lý dự án thường ưu tiên soạn hợp đồng trước và sau đó nhu cầu khách hàng mới được xem xét. Điều này rất dễ gây ra mâu thuẫn vì không đáp ứng được nhu cầu thực sự của khách hàng.
Linh hoạt, điều chỉnh trước những thay đổi hơn là bám theo kế hoạch: Trong một môi trường kinh doanh luôn thay đổi, Agile cho phép các đội ngũ thích ứng nhanh chóng với những thay đổi mới. Thay vì cố gắng tuân thủ một kế hoạch chi tiết từ đầu đến cuối, Agile tập trung vào việc linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng những yêu cầu mới.
Làm hài lòng khách hàng thông qua việc cung cấp phần mềm hữu ích sớm và liên tục.
Sẵn sàng cho những yêu cầu thay đổi, ngay cả ở những giai đoạn sau.
Giao việc thường xuyên, từ vài tuần đến vài tháng, ưu tiên thời gian ngắn hơn.
Khách hàng và đội ngũ thực hiện dự án nên làm việc cùng nhau mỗi ngày trong suốt dự án.
Xây dựng dự án với những cá nhân giỏi và có sự cố gắng, tạo cho họ môi trường cũng như sự hỗ trợ cần thiết. Đồng thời, có niềm tin rằng họ sẽ làm tốt công việc của mình.
Trò chuyện trực tiếp là phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất.
Thước đo tiến độ chính là phần mềm hoạt động tốt, ổn định.
Duy trì tốc độ làm việc bền vững (làm việc 40 tiếng 1 tuần, hạn chế OT, không làm thêm cuối tuần) để đạt được năng suất cao nhất.
Luôn giữ cho dự án ở mức độ hiệu quả và dễ dàng để thay đổi.
Tập trung đơn giản hóa mọi thứ từ những quy trình không cần thiết cho tới việc chia nhỏ những yêu cầu phức tạp thành những phần nhỏ hơn để dễ dàng thực hiện.
Để đạt được những giá trị tốt nhất từ một nhóm thì hãy để họ tự tổ chức, tự quyết định, tự chịu trách nhiệm về những gì họ làm. Bởi dự án sẽ được vận hành tốt nhất khi chúng được thực hiện bởi những người tạo ra chúng.
Các thành viên trong nhóm liên tục đánh giá và cải thiện quá trình thực hiện dự án.
Phương pháp quản lý truyền thống là mô hình tuyến tính, trong đó các giai đoạn được thực hiện theo một trình tự cố định. Mỗi dự án đều được tuân theo cùng một vòng đời bao gồm các giai đoạn như đánh giá mức độ khả thi, lập kế hoạch, kỹ thuật & thiết kế, xây dựng, thử nghiệm, thực hiện và hỗ trợ .
Mặc dù mô hình này mang lại sự rõ ràng và dễ quản lý, nhưng tính chất cứng nhắc của nó khiến việc thích ứng với những thay đổi trở nên khó khăn. Do đó, phương pháp quản lý truyền thống thường không phù hợp với các dự án lớn và phức tạp, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay, nơi mà yêu cầu của khách hàng và công nghệ thay đổi liên tục.
Nếu bạn đang lăn tăn không biết làm thế nào để áp dụng các khuôn khổ lý thuyết này vào quy trình làm việc của nhóm mình, đây là hướng dẫn từng bước để triển khai quy trình phương pháp Agile:
Ưu tiên hàng đầu khi bắt đầu thực hiện dự án là chọn đúng phương pháp Agile cho nhóm. Sau đây là một số phương pháp Agile phổ biến nhất hiện nay:
Phương pháp Kanban liên quan đến quy trình và luồng công việc hàng ngày. Đây là phương pháp trực quan, đơn giản để quản lý dự án, cho phép các nhóm xem tiến độ thực tế và những gì sắp diễn ra tiếp theo. Các dự án Kanban chủ yếu được quản lý thông qua bảng Kanban, phân chia các nhiệm vụ thành ba cột: Cần làm, Đang làm và Đã hoàn thành.
Nhiều giải pháp phần mềm quản lý dự án có tích hợp bảng Kanban, cho phép các nhóm sử dụng để lập kế hoạch tiến độ thực hiện nhiệm vụ từ đầu đến cuối như Jira, Microsoft Project, Trello, Wrike, Myxteam,...
Lợi ích chính của phương pháp này là tính minh bạch cao hơn, cho phép các nhà quản lý dự án thấy rõ nhiệm vụ nào được giao cho thành viên nào và nhiệm vụ nào vẫn chưa hoàn thành để đạt được tiến triển có ý nghĩa.
Scrum là một trong những phương pháp Agile phổ biến nhất giúp các dự án được quản lý hiệu quả thông qua các chu kỳ ngắn gọi là Sprint. Mỗi Sprint có thời gian cố định và được cấu trúc bởi một loạt các hoạt động.
Điểm khởi đầu của Scrum là Backlog – một danh sách các việc cần làm của dự án, được sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Từ Backlog, những công việc cụ thể sẽ được chọn ra để thực hiện trong mỗi Sprint, tạo thành Backlog Sprint.
Nhóm Scrum hoạt động theo một cấu trúc rõ ràng với các vai trò chuyên biệt: Scrum Master (người hướng dẫn và hỗ trợ nhóm), Chủ sở hữu sản phẩm (người đại diện cho khách hàng và quyết định các tính năng của sản phẩm), và Đội phát triển (nhóm tự tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện công việc). Mỗi thành viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án.
XP là phương pháp giúp quản lý dự án phát triển phần mềm Agile. Đây là phương pháp làm việc ưu tiên sự hài lòng của khách hàng và khả năng thích ứng với những thay đổi. XP khuyến khích các đội ngũ phát triển phần mềm theo cách đơn giản đồng thời sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi của khách hàng. Sự hợp tác chặt chẽ giữa khách hàng và đội ngũ phát triển là yếu tố cốt lõi của XP, giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng.
APF là phương pháp giúp các nhóm luôn sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong hoàn cảnh và phạm vi dự án. Với việc chia dự án thành các chu kỳ hoặc giai đoạn, các nhóm có thể kiểm tra và đánh giá những gì cần thiết hoàn thành cũng như phản ứng nhanh với những thay đổi, đảm bảo đi đúng hướng với thời gian biểu.
Phương pháp này tập trung vào toàn bộ vòng đời của dự án và được xây dựng trên một cấu trúc nghiêm ngặt, không giống như các phương pháp khác. DSDM được chia thành 4 giai đoạn:
Đánh giá tính khả thi của dự án, xác định phạm vi và các rủi ro
Xây dựng mô hình chức năng ban đầu và tinh chỉnh nó qua các lần lặp.
Thiết kế và xây dựng các phần của hệ thống.
Triển khai dự án.
Là phương pháp phát triển phần mềm lặp đi lặp lại, tập trung vào việc xây dựng bằng cách chia nhỏ công việc thành các tính năng nhỏ, dễ quản lý. Mỗi tính năng này đều có thể được phát triển, kiểm thử và tích hợp một cách độc lập. FDD chia các dự án thành năm hoạt động cơ bản:
Phát triển một mô hình tổng thể
Xây dựng danh sách tính năng
Kế hoạch theo tính năng
Thiết kế theo tính năng
Xây dựng theo tính năng
Khi lựa chọn phương pháp Agile, hãy cân nhắc đến quy mô nhóm của bạn, các yêu cầu cụ thể của dự án và mức độ kinh nghiệm của nhóm bạn để đưa ra quyết định chính xác. Quản lý dự án càng hiểu biết nhiều về nhóm của mình và các dự án thường xuyên thực hiện thì càng dễ dàng chọn đúng phương pháp.
Một nhóm thực hiện dự án theo phương pháp Agile không giống như bất kỳ nhóm thực hiện dự án thông thường nào. Nếu bạn muốn thành công với bất kỳ phương pháp Agile nào, bạn cần xây dựng và tìm kiếm các thành viên có vai trò và trách nhiệm rõ ràng cũng như tinh thần trách nhiệm cao.
Một số tiêu chí để lựa chọn đội ngũ thực hiện dự án:
Tự tổ chức : Một trong những nền tảng của nhóm Agile là khả năng tự tổ chức. Trong quản lý dự án Agile, trách nhiệm thuộc về từng thành viên để chủ động và tự tổ chức theo cách dẫn đến kết quả cao nhất.
Hợp tác liên chức năng: Đi đôi với tự tổ chức là tiêu chí về hợp tác liên chức năng. Các nhóm Agile phải chuyển tiếp thông tin giữa các phòng ban và có thể làm việc chặt chẽ với nhiều đồng nghiệp.
Lập kế hoạch lặp lại: Riêng đối với Agile, lập kế hoạch lặp lại yêu cầu các thành viên trong nhóm phác thảo phạm vi của từng đợt chạy nước rút theo danh sách tồn đọng sản phẩm.
Lộ trình dự án là một sơ đồ tổng quan, cho thấy cách đội nhóm của bạn sẽ biến ý tưởng thành sản phẩm thực tế. Ở bước này, bạn cần tập trung vào các mục tiêu lớn, ưu tiên các tính năng quan trọng và ước tính thời gian cần thiết cho mỗi giai đoạn.
Sau khi có lộ trình tổng quan, bạn cần chi tiết hơn bằng cách lập kế hoạch phát hành. Kế hoạch này xác định rõ thời điểm ra mắt các phiên bản sản phẩm, ưu tiên các tính năng quan trọng để đưa vào từng phiên bản. Kế hoạch phát hành càng tỉ mỉ thì mức độ thành công của dự án càng cao. Do đó, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi dự án của mình. Điều này sẽ ngăn ngừa những thất bại bất ngờ cũng như cho phép bạn chia nhỏ từng phần của dự án thành các Sprint để dễ dàng quản lý. Tiếp theo, bạn nên lập một danh sách các công việc thực hiện theo mức độ ưu tiên để các thành viên trong nhóm biết họ nên tập trung vào điều gì.
Để giúp đơn giản hóa việc này cho quản lý dự án, một số công cụ/phần mềm quản lý dự án thường được đưa vào áp dụng như Jira. Jira là hệ thống phần mềm này áp dụng phương pháp Kanban giúp phân loại công việc theo Chưa làm, Đang làm, Đã hoàn thành và một số mô hình kiểm soát nguồn lực theo đầu người sẽ giúp bạn luôn biết công việc nào đang làm, ai đang làm gì, hiệu suất của từng thành viên. Nhờ vậy, các nhà quản lý có thể ra quyết định thành viên nào sẽ thực hiện tốt các nhiệm vụ nào, những nhiệm vụ nào không hoàn thành theo dự kiến.
Bên cạnh đó, phần mềm Jira cũng được tích hợp phương pháp Scrum với nền tảng trực quan và dễ sử dụng để thực hiện các hoạt động như tạo & quản lý Backlog, lên kế hoạch Sprint,…
Trước khi bắt đầu dự án, điều quan trọng là phải cộng tác với khách hàng để đảm bảo nhóm của bạn đã cân nhắc đến các mong muốn của họ. Tùy thuộc mức độ yêu cầu mà khách hàng có thể muốn được cập nhật trong suốt quá trình hoặc ít nhất là nhận được thông tin cập nhật thường xuyên. Việc tạo vòng phản hồi liên tục sẽ giúp giảm bớt sự hoài nghi, lo lắng của khách hàng về năng lực cũng như cho phép nhóm thực hiện luôn thích nghi với mọi sự thay đổi ở bất kỳ giai đoạn nào.
Đo lường mức độ thành công của dự án là chìa khóa của việc áp dụng phương pháp Agile vào dự án.
Bằng cách quan tâm đến những gì hiệu quả và không hiệu quả trong quá trình quản lý dự án, bạn có thể rút ra những bài học quan trọng để áp dụng cho các dự án Agile trong tương lai.
Dưới đây là gợi ý một số cách để theo dõi tiến độ và đo lường thành công của một dự án:
Họp hàng ngày: Họp ngắn để thảo luận về những trở ngại và tìm giải pháp
Đánh giá Sprint : Trình bày công việc và thu thập phản hồi của nhóm về các phần việc được giao
Đánh giá: Đánh giá lại những công việc đã làm để rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo
Ngoài ra, bạn cũng tham khảo chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPI) trước khi bắt đầu bất kỳ dự án mới nào bởi công việc sẽ giúp bạn thiết lập các cột mốc và đo lường tiến độ.
Để thành công trong việc triển khai Agile, các đội nhóm cần một công cụ quản lý dự án không chỉ hỗ trợ các mô hình làm việc đa dạng mà còn tạo ra một môi trường cộng tác hiệu quả. Với khả năng kết hợp Scrum, Kanban cùng các ứng dụng trong hệ sinh thái như Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, … Jira phần mềm quản lý dự án chuyên sâu, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu khi triển khai Agile.
Liên hệ ngay với AgileOps để được tư vấn kỹ thuật phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cũng như được hỗ trợ triển khai Jira một cách dễ dàng.