Tối ưu hóa công việc văn phòng chưa bao giờ dễ dàng hơn với sự trợ giúp của Google Workspace. Nền tảng mạnh mẽ này được tin dùng bởi hàng triệu doanh nghiệp và tổ chức trên toàn cầu, mang đến giải pháp toàn diện cho mọi nhu cầu cộng tác và quản lý.

Tuy nhiên, với sự đa dạng trong các gói dịch vụ, lựa chọn phiên bản phù hợp có thể khiến bạn băn khoăn như bạn cần gì cho doanh nghiệp của mình? Bạn chỉ cần những tính năng cơ bản hay mong muốn giải pháp toàn diện?. Trong bài viết này, AgileOps sẽ mang đến các phân tích chi tiết hai gói phổ biến nhất là Business Starter và Business Standard, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt cho doanh nghiệp của mình.

1. Business Starter

1.1. Đặc trưng cơ bản

• Giá $6/người dùng/tháng (+5% VAT)

• Email doanh nghiệp chuyên nghiệp với tên miền riêng 

• Dung lượng lưu trữ 30GB cho mỗi người dùng

• Bao gồm các ứng dụng Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Calendar và Chat.

• Hỗ trợ tối đa 100 người tham gia trong cuộc họp video

• Quản trị tập trung và bảo mật nâng cao

1.2. Lợi ích

Với giá cả phải chăng (chỉ $6/người dùng/tháng) và tính năng cơ bản nhưng đầy đủ, gói dịch vụ Business Starter là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ. Các tính năng như Gmail, Google Drive và Google Calendar sẽ giúp cho việc quản lý email, lưu trữ và lịch làm việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

1.3. Hạn chế

Dung lượng lưu trữ chỉ 30GB/người dùng có thể là hạn chế đối với các doanh nghiệp cần xử lý khối lượng dữ liệu hoặc file lớn. 

Bên cạnh đó, Business Starter không được trang bị các tính năng nâng cao có trong các gói cao cấp hơn, chẳng hạn như eDiscovery, Vault để quản trị thông tin và khả năng phòng chống mất dữ liệu toàn diện. Chức năng họp video bị giới hạn ở 100 người tham dự, điều này có thể không đủ cho các cuộc họp hoặc hội thảo lớn hơn.

1.4 Ai nên sử dụng Business Starter?

Business Starter  là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn cần các tính năng cơ bản để quản lý văn phòng và có số lượng nhân viên dưới 300 người, thì gói dịch vụ này sẽ là một lựa chọn tốt.

2. Business Standard

2.1. Đặc trưng cơ bản

Business Standard là phiên bản nâng cấp của Business Starter, với nhiều tính năng và ứng dụng cao cấp hơn:

• Giá $12/người dùng/tháng (+5% VAT)

• Email doanh nghiệp chuyên nghiệp với tên miền riêng

• Dung lượng lưu trữ 2TB/người dùng

• Bao gồm tất cả các công cụ trong Business Starter kèm thêm Cloud Search

• Các tính năng cộng tác nâng cao như Google Meet (họp trực tuyến với tối đa 150 người), Google Voice (gọi điện thoại quốc tế) giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc nhóm

• Quản trị tập trung và bảo mật nâng cao

2.2. Lợi ích

Việc tăng dung lượng lưu trữ lên 2TB/người dùng của Business Standard đảm bảo doanh nghiệp có thể lưu trữ và quản lý một lượng dữ liệu lớn hơn đáng kể. 

Một lợi ích quan trọng khác là khả năng họp video mở rộng, cho phép tối đa 150 người tham dự cùng tính năng ghi âm phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức  thường xuyên có những buổi hội thảo trên web hoặc các cuộc họp nhóm lớn.

2.3 Hạn chế

Mặc dù có nhiều tính năng cao cấp hơn, Business Standard cũng có một số hạn chế. Cụ thể, chi phí của gói dịch vụ này sẽ cao hơn so với Business Starter, do đó sẽ không phù hợp cho các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. Bên cạnh đó, Business Standard cũng không được trang bị các tính năng bảo mật và hỗ trợ nâng cao có trong các Business Plus và Enterprise, chẳng hạn như quản lý điểm cuối nâng cao và các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp.

2.4 Ai nên sử dụng Business Standard?

Business Standard lý tưởng cho các doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển và yêu cầu các công cụ cộng tác nâng cao. Phiên bản này đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp, tổ chức cần dung lượng lưu trữ dữ liệu nhiều hơn so với gói Business Starter và cần khả năng tổ chức các cuộc họp video lớn hơn.

2.5. Các tính năng nâng cao quan trọng của Business Standard

Hãy cùng xem qua về các tính năng nổi bật của Business Standard để biết vì sao nên lựa chọn phiên bản này!

Share Drive - Bộ nhớ dùng chung

Share Drive (bộ nhớ dùng chung) là một không gian lưu trữ chung trên Google Drive dành cho phòng ban trong công ty. Nó cho phép các thành viên:

• Lưu trữ chung: Chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video và các loại tệp khác với nhau.

• Truy cập dễ dàng: Truy cập các tệp được chia sẻ từ bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ nơi nào.

• Chỉnh sửa đồng thời: Cùng nhau làm việc trên các tệp tin trong thời gian thực.

• Quản lý quyền hạn: Quyết định ai có thể xem, chỉnh sửa và thêm tệp vào Share Drive.

Cloud Search - Tìm kiếm trên đám mây

Là một công cụ được sử dụng để tìm kiếm nội dung và dữ liệu trong các sản phẩm Google Workspace như Calendar, Docs, Sheets, Slides, Google Drive, Gmail,...

Người dùng nhập các truy vấn của họ để tìm kiếm nội dung, và câu trả lời ngay lập tức được đề xuất trên kết quả tìm kiếm. Bất kể chủ đề tìm kiếm của  là gì, có thể là hồ sơ danh bạ doanh nghiệp cụ thể, địa chỉ liên hệ, sự kiện, tài liệu và email…

Appointment Schedule - Đặt lịch hẹn

Appointment Schedule (đặt lịch hẹn) là một công cụ giúp người dùng quản lý các cuộc hẹn của mình. Nó cho phép:

• Thêm và chỉnh sửa các cuộc hẹn: Người dùng có thể thêm các cuộc hẹn mới, chỉnh sửa thời gian và địa điểm của các cuộc hẹn hiện có.

• Xem lịch hẹn: Có thể xem tất cả các cuộc hẹn trong một lịch duy nhất.

• Nhận lời nhắc nhở về các cuộc hẹn: Bạn có thể đặt lời nhắc nhở để đảm bảo không quên bất kỳ cuộc hẹn nào.

• Chia sẻ lịch hẹn: Bạn có thể chia sẻ lịch hẹn của mình với người khác để họ có thể biết khi nào bạn rảnh.

3. So sánh các chức năng chính của Business Starter và Business Standard

So với Business Starter, Business Standard cung cấp nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Dung lượng lưu trữ với 2TB/người dùng lớn hơn 30GB/người dùng, phù hợp với nhu cầu lưu trữ dữ liệu cao hơn.

• Tính năng quản trị mạnh mẽ: Quản lý thiết bị di động (MDM) giúp kiểm soát và bảo mật thiết bị của nhân viên, đảm bảo an toàn dữ liệu doanh nghiệp.

• Hội nghị video chất lượng cao: Gọi video HD, ghi lại cuộc họp và hỗ trợ lên tới 150 người tham gia, thích hợp cho các cuộc họp lớn và quan trọng.

Tuy nhiên, chi phí Business Standard ($12/người dùng/tháng) cao hơn so với chi phí sử dụng Business Starter ($6/người dùng/tháng). Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu và ngân sách để lựa chọn gói phù hợp nhất.

Việc lựa chọn phiên bản Business Starter hay Business Standard phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ với nhu cầu cơ bản có thể chọn Business Starter để tiết kiệm chi phí. Nếu doanh nghiệp cần dung lượng lưu trữ lớn, tính năng bảo mật và quản trị cao cấp, cùng khả năng hội nghị video chất lượng cao nên chọn Business Standard để tối ưu hóa hiệu quả công việc.