Trong môi trường kinh doanh hiện đại, CRM (Customer Relationship Management) – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng – không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà đã trở thành yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng doanh thu.
Thực tế, 91% doanh nghiệp có trên 11 nhân viên đang sử dụng hệ thống CRM. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của CRM trong việc vận hành hiệu quả. Nhưng CRM là gì, và đâu là phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về CRM và giới thiệu top 5 phần mềm CRM hàng đầu, giúp bạn chọn giải pháp phù hợp nhất.
CRM là chữ viết tắt của Customer Relationship Management (quản lý quan hệ khách hàng). Phần mềm CRM là một hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi và tối ưu mọi tương tác với khách hàng. Hệ thống này đóng vai trò như một trung tâm dữ liệu, lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, và yêu cầu hỗ trợ,…
CRM không chỉ dành cho các tập đoàn lớn mà còn phù hợp với startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Đặc biệt, CRM mang lại lợi ích rõ rệt cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực có lượng khách hàng lớn, quy trình bán hàng phức tạp hoặc cần chăm sóc khách hàng liên tục (như bán lẻ, bất động sản, công nghệ, giáo dục, dịch vụ,..)
Trong môi trường kinh doanh, việc tập trung vào khách hàng và sử dụng công nghệ phù hợp là điều cần thiết để duy trì lợi thế cạnh tranh. Doanh nghiệp không chỉ cần thu hút khách hàng mà còn phải quản lý và duy trì mối quan hệ với họ. Mốt số lợi ích chính mà hệ thống CRM có thể mang đến doanh nghiệp:
Quản lý khách hàng hiệu quả hơn: Nhờ truy xuất nhanh thông tin thông qua CRM, đội ngũ hỗ trợ có thể phản hồi nhanh hơn, cá nhân hóa hỗ trợ và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
CRM góp phần tăng doanh thu và tỷ lệ chuyển đổi: Hệ thống CRM hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng, tự động hóa quy trình bán hàng, giúp tiếp cận đúng đối tượng, từ đó tăng tỉ lệ chuyển đổi.
CRM tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất: CRM giúp tự động hóa các quy trình như nhập dữ liệu, quản lý pipeline bán hàng và nhắc lịch hẹn. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian cho quá trình nhập liệu và quản lý thủ công.
Hệ thống CRM là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc với khách hàng. Không chỉ giúp lưu trữ dữ liệu, CRM còn hỗ trợ quản lý bán hàng, tiếp thị, và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Dưới đây là các tính năng quan trọng mà một hệ thống CRM hiện nay cần có:
Một trong những lợi ích lớn nhất của CRM là khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng tại một nơi duy nhất. Từ dữ liệu liên hệ, lịch sử giao dịch, và phản hồi – tất cả đều được sắp xếp một cách khoa học và dễ dàng truy cập. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về khách hàng, đảm bảo mọi bộ phận, từ bán hàng đến chăm sóc khách hàng, đều có thông tin chính xác để hỗ trợ khách hàng hiệu quả.
Ví dụ, HubSpot Sales Hub cung cấp một nền tảng quản lý khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp lưu trữ và theo dõi mọi tương tác với khách hàng. Chẳng hạn, khi một khách hàng tiềm năng truy cập website và để lại thông tin, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào CRM, kèm theo lịch sử duyệt web, email đã mở hoặc nội dung đã quan tâm. Khi khách hàng liên hệ lại, nhân viên có thể ngay lập tức truy xuất thông tin, cá nhân hóa cuộc trò chuyện và đưa ra đề xuất phù hợp, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
CRM không chỉ dành cho đội ngũ bán hàng mà còn là công cụ giúp các phòng ban tiếp thị lập kế hoạch, triển khai các chiến dịch marketing.
Hệ thống CRM giúp phân loại khách hàng theo độ tuổi, hành vi và nhu cầu,… để gửi thông điệp phù hợp.
Tích hợp với email marketing, SMS, và quảng cáo mạng xã hội giúp tiếp cận khách hàng.
Tự động hóa quy trình gửi email, tin nhắn chào mừng, lời nhắc hay chương trình ưu đãi.
Việc ứng dụng phần mềm CRM vào tiếp thị giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng theo đúng nhu cầu. Nhờ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi, đồng thời tối ưu chi phí tiếp thị.
Hệ thống CRM không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn cung cấp báo cáo chi tiết và phân tích chuyên sâu về:
Hiệu suất bán hàng: Doanh số theo từng giai đoạn, tỷ lệ chốt đơn.
Hiệu quả tiếp thị: Số lượng khách hàng tiềm năng từ các chiến dịch, tỷ lệ mở email hay lượt nhấp chuột vào quảng cáo.
Chăm sóc khách hàng: Thời gian phản hồi, sự hài lòng của khách hàng và số lượng yêu cầu hỗ trợ đã xử lý.
Các báo cáo trực quan này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu chiến lược và hoạt động kinh doanh phù hợp.
Hệ thống CRM có thể tích hợp linh hoạt với nhiều phần mềm và nền tảng khác, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống. Chẳng hạn, CRM có thể kết nối với phần mềm kế toán (MISA, QuickBooks), công cụ khảo sát (Google Forms, SurveyMonkey), và các nền tảng quản lý quan hệ khách hàng khác. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng một cách liền mạch, từ giai đoạn tiếp cận ban đầu đến khi chốt giao dịch.
Việc tích hợp này đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận.
HubSpot Sales Hub là một trong những phần mềm CRM được sử dụng rộng rãi nhờ vào giao diện thân thiện và khả năng tự động hóa các quy trình. Được xây dựng trên nền tảng HubSpot, Sales Hub giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, theo dõi các giao dịch và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.
HubSpot Sales Hub có một số ưu điểm nổi bật:
Cung cấp một nền tảng tích hợp liền mạch giữa các công cụ marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả trên điện thoại di động.
Cho phép dùng miễn phí một số tính năng như: Theo dõi email/thông báo mở email, lên lịch cuộc họp và quản lý liên hệ.
Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm phổ biến như Google Workspace, Jira, Confluence, Microsoft 365, Zoom, Shopify và Slack và hơn 1800 ứng dụng khác .
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi email chăm sóc khách hàng hay nhắc nhở theo dõi giao dịch cho nhân viên.
Phù hợp cho cả các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ.
Bảng giá HubSpot Sales Hub:
Gói Miễn phí: Cung cấp các tính năng CRM cơ bản.
Gói Starter: Bắt đầu từ $15/tháng/người dùng.
Gói Professional: Bắt đầu từ $90/tháng/người dùng.
Gói Enterprise: Bắt đầu từ $150/tháng/người dùng.
Salesforce là một trong những nền tảng CRM hàng đầu thế giới. Hệ thống CRM này giúp doanh nghiệp xây dựng và cải thiện mối quan hệ khách hàng bằng dữ liệu, AI và các ứng dụng đám mây.
Một số ưu điểm nổi bật của Salesforce:
Khả năng tùy chỉnh hệ thống đa dạng để phù hợp với nhu cầu người dùng.
Hỗ trợ các hoạt động CRM và xử lý dữ liệu bằng AI.
Dễ dàng kết nối với các phần mềm phổ biến như Outlook, Trello, DocuSign, Mailchimp, Zapier, cùng nhiều ứng dụng khác.
Bảng giá Salesforce:
Gói Starter: $25/người dùng/tháng.
Gói Pro Suite: $100/người dùng/tháng
Gói Enterprise: $165/người dùng/tháng.
Gói Unlimited: $330/người dùng/tháng.
Gói Einstein 1 Sales: $500/người dùng/tháng.
Zoho CRM là một nền tảng quản lý quan hệ khách hàng toàn diện được phát triển bởi Zoho Corporation. Zoho CRM phục vụ hơn 250.000 doanh nghiệp trên toàn cầu với các giải pháp linh hoạt, dễ sử dụng và chi phí hợp lý.
Một số ưu điểm nổi bật:
Dễ dàng thiết lập và tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp nhờ kho 500+ tiện ích mở rộng.
Giá cả hợp lý giúp các giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí.
Khả năng tích hợp mạnh mẽ với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác, giúp doanh nghiệp mở rộng chức năng và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bảng giá Zoho:
Gói Free: Dành cho tối đa 3 người dùng.
Gói Standard: $14/người dùng/tháng.
Gói Professional: $23/người dùng/tháng.
Gói Enterprise: $40/người dùng/tháng.
Gói Ultimate: $52/người dùng/tháng.
Zendesk là hệ thống CRM tập trung vào dịch vụ và hỗ trợ khách hàng, giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng và tối ưu quy trình hỗ trợ. Zendesk CRM phù hợp cho doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.
Một số ưu điểm nổi trội:
Tính năng trò chuyện trực tiếp cho phép doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng ngay lập tức.
Dễ dàng hỗ trợ khách hàng đa kênh như email, điện thoại, mạng xã hội, live chat, cổng tự phục vụ và diễn đàn.
Hệ thống ticket cho phép tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách hàng hiệu quả.
Bảng giá Zendesk:
Gói Sell Team: $19/người dùng/tháng.
Gói Sell Growth: $55/người dùng/tháng.
Gói Sell Professional: $115/người dùng/tháng.
Gói Sell Enterprise: $169/người dùng/tháng.
Pipedrive CRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tập trung vào bán hàng. Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi và tối ưu quy trình bán hàng một cách trực quan.
Với giao diện pipeline đơn giản, dễ sử dụng, Pipedrive giúp đội ngũ kinh doanh quản lý khách hàng, theo dõi giao dịch và cải thiện tỷ lệ chốt đơn.
Một số ưu điểm nổi bật:
Giao diện trực quan, giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch.
Tập trung vào tối ưu quy trình bán hàng.
Báo cáo, phân tích hiệu suất bán hàng, và dự đoán doanh thu.
Bảng giá Pipedrive CRM:
Gói Essential: $14/người dùng/tháng.
Gói Advanced: $27/người dùng/tháng.
Gói Professional: $49/người dùng/tháng.
Gói Power: $59/người dùng/tháng.
Gói Enterprise: $79/người dùng/tháng.
Bảng so sánh các phần mềm CRM tốt nhất
Trước khi lựa chọn phần mềm CRM, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cụ thể:
Bạn muốn tăng doanh số hay cải thiện quy trình bán hàng?
Bạn cần tự động hóa quy trình làm việc hay nâng cao trải nghiệm khách hàng?
Bạn có cần tích hợp CRM với các công cụ khác như email marketing, ERP, hay kế toán?
Xác định rõ nhu cầu giúp bạn lựa chọn phần mềm có tính năng phù hợp, tránh lãng phí chi phí vào những giải pháp không thực sự cần thiết.
Chi phí cho một hệ thống CRM không chỉ bao gồm phí đăng ký mà còn có thể bao gồm:
Phí đào tạo và triển khai: Đội ngũ của bạn có cần đào tạo, hay mất nhiều thời gian để sử dụng không?
Chi phí tích hợp với hệ thống khác: CRM có hỗ trợ kết nối với các công cụ hiện có không?
Khả năng mở rộng: Phần mềm có đáp ứng được nhu cầu tăng trưởng trong tương lai?
Hãy xác định ngân sách phù hợp để tránh tình trạng chi tiêu quá mức hoặc lựa chọn giải pháp không đủ mạnh để hỗ trợ doanh nghiệp.
Một phần mềm CRM hiệu quả phải đáp ứng được nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng quan trọng cần xem xét:
Tự động hóa quy trình: CRM cần có khả năng tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như gửi email, theo dõi và chăm sóc khách hàng tiềm năng, nhắc nhở lịch hẹn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
Báo cáo và phân tích: CRM nên cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh số, khách hàng để hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Quản lý khách hàng tiềm năng (Lead management): CRM cần giúp bạn theo dõi, phân loại và chăm sóc khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.
Dự báo doanh số (Sales forecasting): Khả năng dự đoán xu hướng bán hàng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh chính xác hơn.
Tích hợp với hệ thống khác: CRM cần có khả năng kết nối với các công cụ hiện có như kế toán, marketing, ERP, giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình.
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy thực hiện các bước sau để đảm bảo bạn chọn đúng phần mềm:
Xem demo sản phẩm: Tìm hiểu cách phần mềm hoạt động và liệu có phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp không.
Dùng thử miễn phí: Trải nghiệm thực tế giúp bạn đánh giá CRM có dễ sử dụng và hiệu quả hay không.
Đọc đánh giá từ khách hàng khác: Kiểm tra phản hồi từ những doanh nghiệp đã sử dụng CRM để có cái nhìn khách quan hơn.
So sánh các hệ thống CRM: Lập danh sách các CRM tiềm năng và so sánh, từ đó chọn hệ thống CRM có đầy đủ tính năng quan trọng mà doanh nghiệp cần.
Cách chọn phần mềm CRM phù hợp
CRM không chỉ là một công cụ lưu trữ dữ liệu khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng, tiếp thị và trải nghiệm khách hàng. Việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm CRM thích hợp để tối ưu quy trình kinh doanh? Liên hệ ngay AgileOps - HubSpot Solution Partner để nhận tư vấn chi tiết và báo giá về phần mềm HubSpot Sales Hub – phần mềm CRM hàng đầu cho doanh nghiệp!