Theo số liệu được cập nhật bởi Master Blogging, trung bình mỗi ngày có 7.5 triệu bài blog mới được xuất bản. Dữ liệu này cho thấy các hoạt động soạn thảo, chỉnh sửa và đăng tải blog diễn ra rất “nhộn nhịp” giữa các nhóm marketing. Và để nâng cao chất lượng nội dung, cũng như tối ưu quá trình sản xuất blog thì việc quản lý hiệu quả quy trình này là điều cực kỳ quan trọng.
Có phải, bạn đã tốn hàng giờ để sao chép nội dung, hình ảnh của blog từ Google Docs, Confluence sang nền tảng Content Management System như HubSpot, Wordpress?
Hoặc các thành viên mơ hồ về kế hoạch phát triển các bài blog và không nắm rõ tiến độ hoàn thành nội dung?
Nếu bạn biết cách tận dụng các công cụ hiện đại và tích hợp chúng với nhau, như giải pháp liên kết hoàn hảo giữa Jira, Confluence và HubSpot, thì có thể tạo ra cuộc “cách mạng hóa” quy trình quản lý nội dung website.
Bạn vẫn chưa hình dung rõ làm như thế nào để triển khai giải pháp này? Hãy cùng AgileOps tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây.
Trước khi đi sâu vào cách AgileOps triển khai giải pháp, bạn có thể điểm qua vai trò của các công cụ chính trong quy trình này:
Jira: Là công cụ quản lý quy trình mạnh mẽ, Jira trực quan hoá các luồng công việc thông qua bảng Kanban, Scrum giúp người dùng theo dõi tình trạng dự án, nhiệm vụ và vấn đề (issue).
Confluence: Confluence là nền tảng cộng tác nhóm, chia sẻ tài liệu linh hoạt và cung cấp tính năng khác như xem lịch sử chỉnh sửa, phân quyền và bình luận trực tiếp. Phần mềm này được đánh giá là môi trường lý tưởng để đội nhóm hợp tác phát triển và thống nhất nội dung.
HubSpot: HubSpot cung cấp nền tảng marketing toàn diện giúp xuất bản nội dung, theo dõi và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả các hoạt động tiếp thị.
Ngoài ba công cụ này, còn có một yếu tố thứ tư kết nối chúng lại với nhau. Đó là phần mềm gì? AgileOps sẽ bật mí trong các phần tiếp theo.
Mặc dù mỗi nền tảng này có những ưu điểm riêng, nhưng chúng đều có hạn chế trong việc quản lý vòng đời nội dung, đặc biệt là bài blog.
HubSpot thiếu tính năng để theo dõi các giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển nội dung, dẫn đến sự mơ hồ khi nào một bài blog cụ thể sẵn sàng để duyệt và xuất bản. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch công việc không hiệu quả và trực quan, đặc biệt là đối với các nhóm lớn.
Confluence rất tốt cho việc hợp tác, nhưng lại không cung cấp đầy đủ dữ liệu người dùng/người xem và các thông tin cụ thể về chỉ số hiệu suất marketing. Để nhóm marketing thường xuyên xem xét và cải tiến chiến lược nội dung hoặc theo dõi hiệu suất marketing, thì Confluence lại thiếu đi tính năng quan trọng này.
Hơn nữa, việc không có tích hợp sẵn giữa ba nền tảng này khiến cho các nhóm quản lý nội dung rơi vào tình trạng khó khăn.
Để vượt qua những thách thức này, AgileOps đã triển khai giải pháp tận dụng những điểm mạnh của mỗi nền tảng và kết nối khoảng cách của chúng bằng công cụ tự động hóa:
Jira: Đóng vai trò là trung tâm quản lý công việc, Jira cho phép nhóm marketing tạo các bảng biểu thể hiện quy trình phát triển nội dung từ lập kế hoạch, viết bản nháp, duyệt xem đến xuất bản.
Confluence: Là nền tảng hợp tác nội dung, Confluence cung cấp giao diện thân thiện để tạo và chỉnh sửa nội dung. Confluence ghi lại lịch sử sửa đổi, phân quyền, bình luận và thống nhất nội dung giữa các thành viên trong nhóm.
HubSpot: HubSpot vẫn là nền tảng chính để xuất bản nội dung và theo dõi các dữ liệu quan trọng như số lượt xem và các chỉ số tương tác khác.
Zapier: Công cụ tự động hóa Zapier là cầu nối giữa ba phần mềm, cho phép kích hoạt hành động trong một phần mềm dựa trên sự kiện trong phần mềm khác. Ví dụ, khi một bài blog đạt trạng thái "Sẵn sàng xuất bản" trong Jira, Zapier có thể tự động lập lịch xuất bản trên HubSpot.
Slack (Tùy chọn): Tích hợp Slack đảm bảo các thành viên nhóm nhận được thông báo thời gian thực về tiến độ và các thông báo mới của dự án.
Qua một thời gian triển khai giải pháp tích hợp này, nhóm marketing đã ghi nhận nhiều lợi ích đáng chú ý:
Quản lý công việc hiệu quả: Các nhóm marketing sử dụng các dạng bảng của Jira để quản lý kế hoạch và quá trình tạo nội dung. Ngoài ra, trưởng nhóm có thể dễ dàng theo dõi công việc của các thành viên và điều chỉnh kế hoạch nội dung trong Jira.
Giảm thời gian đào tạo: Thành viên mới trong nhóm, ngay cả những người không quen với HubSpot, có thể nhanh chóng hòa nhập vì việc học cách sử dụng Jira và Confluence tương đối dễ dàng. Điều này giảm thiểu thời gian và nguồn lực đào tạo.
Thông báo kịp thời: Các thành viên trong nhóm được thông báo ngay lập tức về các thay đổi mới, giúp mọi người luôn được cập nhật các thông tin mới nhất.
Tiết kiệm chi phí: Thông thường, để có thể viết, đăng tải nội dung trên HubSpot, bạn cần phải mua bản quyền phần mềm cho một số lượng thành viên nhất định. Với giải pháp mới này, bạn có thể soạn thảo nội dung trên Confluence và không cần mua thêm số lượng người dùng trên HubSpot. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí bản quyền HubSpot. Mặc dù Confluence có thể yêu cầu mua bản quyền cho người dùng, nhưng thường là miễn phí đối với các nhóm có ít hơn 10 thành viên.
Điểm thực sự làm nên sự khác biệt cho giải pháp này là cách AgileOps tận dụng thế mạnh của Jira trong quản lý công việc cũng như tính năng tích hợp liền mạch trong và ngoài hệ sinh thái Atlassian. Mặc dù bạn có các các lựa chọn thay thế như Trello và monday.com, nhưng những phần mềm này lại thiếu khả năng tích hợp mạnh mẽ như Jira. Vì vậy, Jira trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhóm marketing trong quá trình triển khai nội dung.
Nếu bạn muốn áp dụng giải pháp này vào doanh nghiệp, liên hệ với các chuyên gia MarTech của AgileOps - Đối tác giải pháp của Atlassian, HubSpot và Zapier để được tư vấn chi tiết.