Trên thực tế, nhiều đội nhóm chỉ dùng Slack như một công cụ để nhắn tin. Mỗi khi có dự án mới cần sự phối hợp của nhiều phòng ban, hay dự án ngắn hạn thì phải chuyển qua một công cụ quản lý dự án riêng để giao việc. Thông tin vì thế bị phân tán, nhiều quyết định quan trọng hay những công việc được giao bị thất lạc trong hàng trăm tin nhắn.

Slack List giải quyết đúng vấn đề này bằng cách đưa tính năng quản lý công việc vào ngay trong Slack. Trong bài viết này, AgileOps sẽ hướng dẫn sử dụng Slack List để theo dõi tiến độ công việc và cách ứng dụng thực tế theo từng phòng ban.

Slack List là gì?

Slack List là công cụ quản lý tác vụ và dự án được tích hợp sẵn trong Slack, cho phép các nhóm tạo bảng gồm hàng, cột có cấu trúc và dễ theo dõi. Công cụ này chuyển đổi các cuộc trò chuyện thành những hạng mục công việc cụ thể như người phụ trách, thời hạn hoàn thành và mức độ ưu tiên mà không cần phải chuyển sang các ứng dụng bên ngoài.

Nếu bạn đã từng dùng Jira, Trello hoặc Asana, bạn sẽ thấy Slack List rất quen thuộc vì chúng có cùng triết lý xây dựng trong việc quản lý tác vụ. Đồng thời, Slack List mang lại lợi ích bổ sung là cho phép theo dõi công việc ngay tại nơi cả nhóm đang trao đổi.

List giúp biến những cuộc trò chuyện trong Slack thành các công việc cụ thể, có thể hành động ngay. Nhờ đó, những đầu việc từng được nhắc qua loa trong kênh dự án giờ có thể được cả đội theo dõi rõ ràng.

Chia sẻ từ Denise Dresser, CEO Slack

Hiện tại, tính năng List có trên tất cả gói Slack trả phí, gồm Pro, Business+ và Enterprise+.

3 lợi ích chính khi sử dụng List:

• Giảm phân tán thông tin vì mọi công việc đều tập trung tại một không gian làm việc

• Không cần tốn thêm chi phí cho các công cụ quản lý dự án riêng biệt

• Tự động hóa các luồng công việc với tính năng Workflow Builder sẵn có trong Slack

Làm cách nào để sử dụng Slack List?

Trước khi triển khai Slack List, doanh nghiệp nên lưu ý 3 yếu tố sau:

• Quyền và vai trò: Mặc định, mọi thành viên đều có thể sử dụng List. Quản trị viên workspace có thể tùy chỉnh quyền truy cập khi cần. Để tạo List mới, người dùng cần có quyền thành viên trở lên trong kênh.

• Gói sản phẩm: Slack List hiện khả dụng trên các gói trả phí. Nếu workspace đang sử dụng gói Free, doanh nghiệp cần nâng cấp lên Pro, Business+ hoặc Enterprise+ để sử dụng tính năng này.

• Quy trình làm việc: Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc tạo channel chung theo dự án hoặc đội nhóm, sau đó sử dụng List để quản lý công việc, người phụ trách và thời hạn ngay trong Slack.

Hướng dẫn sử dụng Slack List để quản lý công việc cho đội nhóm

Bước 1: Tạo Lists mới

Trên Slack desktop, vào thanh sidebar chọn Files > List, sau đó chọn New List để tạo một bảng theo dõi công việc mới hoặc Start from a template để tạo từ các mẫu có sẵn.

Slack cung cấp 8 mẫu List có sẵn cho các tác vụ khác nhau như deal tracker (theo dõi giao dịch), project tracker (theo dõi dự án), help request tracker (theo dõi yêu cầu hỗ trợ), feedback tracker (theo dõi phản hồi), bug tracker (theo dõi lỗi), contact tracker (theo dõi liên hệ), quarterly plan (kế hoạch theo quý) hoặc backlog tracker (theo dõi backlog).

Để tiết kiệm thời gian thiết lập, nên chọn các mẫu gần với quy trình hiện tại của đội nhóm. Đồng thời, người dùng nên đặt tên List rõ ràng để dễ tìm kiếm và quản lý khi số lượng List trong workspace tăng cao.

Một cấu trúc đặt tên hiệu quả là "[Phòng ban/Dự án] - [Loại công việc]", ví dụ như "IT - Bug Tracker". Điều này giúp bất kỳ ai trong workspace cũng nhận diện ngay List thuộc phòng ban nào và phục vụ mục đích gì.

Giao diện tạo một List mới trong Slack

Ví dụ, đội IT/Dev tại một công ty phần mềm thường nhận báo lỗi từ nhiều nguồn: khách hàng nhắn qua kênh hỗ trợ, đồng nghiệp báo trong kênh nội bộ, hoặc QA phát hiện trong lúc kiểm tra. Khi không có nơi tập trung, các lỗi này dễ trôi qua giữa hàng chục cuộc trò chuyện, dẫn đến bug quan trọng bị bỏ sót hoặc xử lý trùng lặp. Thay vì tạo List mới từ đầu, đội IT/Dev có thể chọn ngay mẫu Bug tracker với các trường có sẵn, giúp bắt đầu sử dụng chỉ trong vài phút.

Bước 2: Tùy chỉnh các trường thông tin

Trong List, nhấn vào một trong các công việc để thêm hoặc tùy chỉnh các trường dữ liệu (field). Slack cung cấp sẵn các trường cơ bản như Severity (mức độ ưu tiên), Detail (chi tiết), Assignee (người xử lý), Due Date (thời hạn), ... Đồng thời, người dùng cũng có thể thêm các trường khác Selected, Canvas, Checkbox, People, ...

Khi mới bắt đầu, người dùng có thể sử dụng 4-6 trường quan trọng, sau đó bổ sung khi phát sinh nhu cầu thực tế. Với các thông tin phục vụ để làm các Filter hoặc tạo View, nên ưu tiên Selected hoặc Checkbox để dữ liệu được thống nhất, thay vì dùng Text do khó lọc và dễ sai lệch.

Giao diện các trường dữ liệu (field) trong Slack List

Tiếp nối ví dụ Bug tracker ở bước 1, sau khi chọn mẫu có sẵn, đội IT/Dev vẫn cần tùy chỉnh thêm để phù hợp với quy trình xử lý lỗi thực tế của mình. Ngoài các trường mặc định, đội có thể thêm trường trạng thái xử lý (gồm Open, In progress, Resolved) để dễ phân loại và theo dõi bug. Nhờ đó, khi bug mới được ghi nhận vào List, cả nhóm có thể lọc và ưu tiên xử lý ngay mà không cần hỏi lại nhau.

Bước 3: Thêm mục công việc vào List

Nhấn Add item để thêm công việc mới, sau đó nhấn Enter để lưu. Với công việc phát sinh ngay trong cuộc trò chuyện, di chuyển vào tin nhắn liên quan, nhấn biểu tượng ba chấm (⋯) rồi chọn Add to list để chuyển thẳng nội dung tin nhắn thành một công việc mới, không cần gõ lại.

Lưu ý rằng, bạn nên dùng Add to list tại thời điểm công việc xuất hiện để hạn chế bỏ sót công việc khi làm việc nhóm qua Slack.

Giao diện chuyển đổi từ tin nhắn thành một mục công việc trong List

Với List Bug tracker ở các bước trên, khi một quản lý hoặc đồng nghiệp nhắn trong kênh nội bộ rằng nút thanh toán bị lỗi trên trình duyệt, người phụ trách chỉ cần di chuyển chuột vào đúng tin nhắn đó, nhấn ⋯ và chọn Add to list. Nội dung báo lỗi lập tức trở thành một nhiệm vụ mới trong Bug tracker, kèm sẵn ngữ cảnh gốc từ tin nhắn, thay vì phải đọc lại, diễn giải và gõ tay vào một công cụ khác.

Bước 4: Gán người phụ trách và hạn chót

Mở một mục trong List, chọn Assignee để phân công người phụ trách và Due Date để thiết lập thời hạn. Với những công việc lớn, có thể chia thành các Subtask và giao cho từng thành viên theo dõi riêng. Nên xác định người phụ trách và hạn chót ngay khi tạo công việc để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và dễ theo dõi tiến độ.

Giao diện gán người phụ trách và thời hạn xử lý trong List

Tiếp nối ví dụ lỗi thanh toán ở bước 3, sau khi công việc được tạo, người quản lý mở mục đó và nhận thấy lỗi nằm ở cả phần giao diện và phần xử lý thanh toán phía hệ thống. Vì cần hai người xử lý hai phần khác nhau, người quản lý chia công việc thành 2 Subtask: một giao cho lập trình viên phụ trách giao diện kiểm tra nút bấm, một giao cho lập trình viên phụ trách hệ thống kiểm tra luồng xử lý thanh toán. Mỗi Subtask có Assignee và Due Date riêng nhưng vẫn nằm dưới cùng một bug chính.

Bước 5: Theo dõi tiến độ bằng Views

Nhấn Filter ở góc trên List để tạo một View mới, bằng cách thiết lập Sort by (sắp xếp), Filter (lọc theo điều kiện), Group by (nhóm theo Assignee hoặc Status), và Layout (Table hoặc Board). Mỗi View lưu lại bộ lọc đã chọn mà không thay đổi dữ liệu gốc, nên bạn có thể tạo nhiều View khác nhau cho cùng một List, phù hợp với vai trò của từng người.

Người dùng nên đặt tên View theo đúng mục đích sử dụng thay vì giữ tên mặc định, để cả nhóm dễ nhận biết mỗi View dùng cho việc gì. Bạn có thể chọn Table khi cần xem chi tiết nhiều trường cùng lúc và chọn Board khi chỉ cần theo dõi trạng thái tổng quan.

Giao diện tạo Views để theo dõi tiến độ trong List

Với List Bug tracker ở các bước trên, trưởng nhóm IT/Dev có thể tạo một View tên "Bug ưu tiên cao", lọc theo mức độ ưu tiên là Critical và High, dùng Layout Board để dễ nắm trạng thái tổng quan. Mỗi nhân viên cũng tự tạo một View riêng, lọc theo Assignee là chính mình, để mỗi ngày chỉ cần mở đúng View đó và biết mình đang xử lý bug nào.

Bước 6: Chia sẻ List và bật thông báo

Chọn Share để chia sẻ List với kênh hoặc những người cụ thể. Với các dự án có nhiều bên tham gia, List cũng có thể hỗ trợ cộng tác thông qua Slack Connect.

Giao diện chia sẻ List

Để theo dõi một công việc cụ thể, người dùng có thể di chuyển chuột vào công việc đó, nhấp chuột phải và chọn Get notifications để nhận thông báo khi có thay đổi. Nên ưu tiên bật thông báo cho các công việc quan trọng hoặc gần đến hạn, để hạn chế nhiễu thông tin.

Tiếp nối List Bug tracker ở các bước trên, đội Dev và QA cùng dùng chung List này để theo dõi tiến độ xử lý bug lỗi thanh toán. QA bật Get notifications cho 2 Subtask vừa được giao, để biết ngay khi dev cập nhật Trạng thái xử lý thành "Resolved" và tiến hành kiểm tra lại, không cần hỏi qua nhiều kênh khác.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng Slack List cho doanh nghiệp. Trong thực tế thì List có thể sử dụng kết hợp với nhiều tính năng khác như Canvas, Workflow Builder,... Bạn có thể tìm hiểu thêm cách dùng các tính năng này tại Hướng dẫn sử dụng Slack hiệu quả.

5 tính năng nổi bật của Slack List

Không chỉ tạo danh sách và giao việc, 5 tính năng dưới đây sẽ giúp bạn ứng dụng Slack List để quản lý công việc một cách tối ưu hơn cho đội nhóm:

1. Tùy chỉnh trường và phân nhỏ công việc

Ngoài các trường mặc định, Slack List cho phép tùy biến thêm nhiều loại trường để phản ánh đúng dữ liệu mà team cần theo dõi. Đồng thời, bạn có thể chia nhỏ những công việc lớn thành các Subtask để dễ phân công, theo dõi tiến độ từng phần mà vẫn quản lý chung trong một mục. Nhờ vậy, một List có thể thích ứng với hầu hết quy trình làm việc, từ công việc đơn giản đến những dự án nhiều bước phối hợp, như cách đội IT/Dev đã tuỳ chỉnh Bug tracker ở các bước trên.

Về giới hạn, List trên gói Pro và Business+ tối đa 1.000 mục/mục con, còn Enterprise+ tối đa 5.000. Mục cũ nhất sẽ tự động lưu trữ (archive) khi List đầy.

2. Chế độ xem (Views)

Views lưu lại bộ lọc, cách sắp xếp, cách nhóm và bố cục hiển thị đã chọn mà không thay đổi dữ liệu gốc trong List. Mỗi thành viên có thể tạo cách nhìn riêng phù hợp với vai trò của mình. Đồng thời, một List có thể phục vụ nhiều nhu cầu theo dõi khác nhau cùng lúc mà không cần tạo nhiều List riêng lẻ.

3. Biến tin nhắn thành công việc

Bất kỳ tin nhắn nào trong kênh Slack cũng có thể trở thành một công việc trong List ngay lập tức. Nhờ đó, các đầu việc phát sinh giữa cuộc trò chuyện không bị bỏ sót mà không cần chuyển sang công cụ khác để ghi lại.

4. Tự động hoá quy trình với List bằng Workflow Builder

Workflow Builder cho phép List tự vận hành một số bước lặp lại mà không cần con người can thiệp mỗi lần, gồm Collect form responses (tự thêm yêu cầu từ biểu mẫu vào List), Post updates (thông báo khi mục đổi trạng thái) và Send due date reminders (nhắc hạn chót tự động). Nhờ đó, team giảm được các thao tác thủ công lặp lại và không bỏ sót cập nhật quan trọng.

5. Tích hợp mượt mà với các tính năng khác của Slack

Khi trò chuyện trên Channel, người dùng có thể dán link của Slack List item mình muốn thảo luận. Thậm chí, người dùng có thể mở mục công việc trong Slack List lên và bình luận trực tiếp trên mục đó, đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung tối đa. Ngoài ra, List có thể nhúng vào các Canvas, người dùng thậm chí không cần phải chuyển tab khi chia sẻ thông tin.

Ứng dụng Slack List cụ thể theo từng phòng ban

Bộ phận kinh doanh: Deal tracker

Nhân viên kinh doanh dùng List để theo dõi các đơn hàng, với mỗi mục là một đơn hàng có người phụ trách, giá trị giao dịch, giai đoạn (tiềm năng/đề xuất/chốt) và thời hạn. Chế độ xem Kanban giúp theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng.

Đội nhóm có thể gửi lời nhắc qua email khi giao dịch sắp hết hạn hoặc biến tin nhắn của khách hàng thành một mục mới trong List ngay lập tức.

Bộ phận marketing: Project tracker

Đội nhóm marketing dùng List quản lý các chiến dịch, với mỗi mục là một công việc (thiết kế banner, viết bài blog) có trường chủ đề, người phụ trách thời hạn xử lý. Đội nhóm có thể thiết kế View để chỉ xem và theo dõi công việc chưa hoàn thành trong tuần. List cũng tự động gửi thông báo khi một công việc hoàn thành, ví dụ “Blog post về Slack List đã hoàn tất và sẵn sàng đăng”.

Bộ phận công nghệ thông tin: Bug tracker

Bộ phân công nghệ thông tin có thể dùng List quản lý bug và yêu cầu mới cho tính năng. Mỗi mục là một yêu cầu có trường mức độ ưu tiên, trạng thái, người phụ trách, và hạn chót. List có thể tự động tạo công việc mới khi dev gửi biểu mẫu báo lỗi vào kênh. Tương tự, khi lập trình viên điều chỉnh bug xong, chỉ cần cập nhật Trạng thái thành "Resolved" và Slack sẽ thông báo cho QA kiểm tra lại.

Bộ phân chăm sóc khách hàng: Help request tracker

Bộ phận hỗ trợ dùng List để quản lý yêu cầu khách hàng. Các thông tin về yêu cầu của khách hàng sẽ được tập trung vào một nơi với tên khách hàng, loại yêu cầu, mức độ ưu tiên, người phụ trách, và hạn chót. Có thể thiết kế quy trình để yêu cầu mới tự động xuất hiện trong List khi email được chuyển tiếp vào kênh.

Ngoài ra, người dùng có thể thiết lập các View theo "Người phụ trách" để thấy ai đang xử lý bao nhiêu việc, hoặc nhóm theo "Ưu tiên" để tập trung vào các vấn đề cấp bách trước.

Đơn giản hóa quy trình quản lý công việc ngay trong Slack

Slack List giúp đội nhóm quản lý công việc ngay trong không gian cộng tác quen thuộc, thay vì phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều công cụ. Từ theo dõi đơn hàng, quản lý chiến dịch đến xử lý bug hay yêu cầu khách hàng, bạn có thể bắt đầu với một List đơn giản, tùy chỉnh các trường thông tin phù hợp và theo dõi tiến độ ngay trong Slack.

Là Đối tác phân phối của Slack tại Việt Nam, AgileOps hỗ trợ doanh nghiệp triển khai Slack và xây dựng workspace Slack một cách tối ưu cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang tìm cách chuẩn hóa quy trình làm việc và tận dụng Slack hiệu quả hơn, liên hệ AgileOps để được tư vấn với các chuyên gia được chứng nhận trực tiếp từ Salesforce.