Đội ngũ của bạn đã bao giờ mất hàng giờ để tìm lại một quyết định được ghi lại trong một tin nhắn Slack? Hay phải đọc hàng trăm tin nhắn trước cuộc họp chỉ để nắm bối cảnh mới nhất của một dự án?

Đây là những công việc lặp đi lặp lại, tiêu tốn đáng kể thời gian và làm giảm hiệu suất làm việc.

Với Slackbot, người dùng có thể tìm kiếm thông tin, tóm tắt cuộc hội thoại, phân tích tài liệu và thực hiện nhiều tác vụ khác ngay trong Slack chỉ bằng một câu lệnh, không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.

Trong bài viết này, AgileOps sẽ giới thiệu cách sử dụng Slackbot thông qua 6 tác vụ cơ bản và 3 tính năng nâng cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và khai thác hiệu quả AI trong quy trình làm việc hằng ngày.

Slackbot là gì và cần những điều kiện nào để sử dụng?

Slackbot là trợ lý AI được tích hợp sẵn trong Slack, giúp người dùng tìm kiếm thông tin, tóm tắt nội dung, tìm và lên lịch họp, soạn thảo tài liệu và thực hiện nhiều tác vụ tự động khác.

Điểm khác biệt của Slackbot so với các công cụ AI độc lập khác nằm ở khả năng hiểu được bối cảnh làm việc của tổ chức. Slackbot còn có thể tham chiếu lịch sử tin nhắn, file và các cuộc trao đổi mà bạn được cấp quyền truy cập để đưa ra phản hồi phù hợp hơn.

Bên cạnh đó, Slackbot còn được tích hợp sẵn trong Slack, nên doanh nghiệp chỉ cần kích hoạt là người dùng có thể sử dụng ngay, không cần cài đặt hay tạo tài khoản riêng như nhiều công cụ AI độc lập khác.

Để sử dụng đầy đủ các tính năng của Slackbot, workspace của bạn cần đăng ký gói Slack Business+ hoặc Enterprise+ và được quản trị viên cấp quyền truy cập. Trong trường hợp không tìm thấy Slackbot trong Slack, hãy nhờ quản trị viên kiểm tra và bật quyền sử dụng tại:

Admin → Workspace settings → Roles & permissions → Feature access → AI → Slackbot

Ngoài ra, các tính năng AI trên gói Pro và Business+ cũng có một số điểm khác biệt. Bạn có thể xem so sánh chi tiết tính năng 2 gói tại Slack Pro vs Business+: Doanh nghiệp nên chọn gói phần mềm nào?.

Cách viết prompt hiệu quả với Slackbot

Để bắt đầu sử dụng, hãy nhấp vào biểu tượng Slackbot ngay bên cạnh thanh tìm kiếm hoặc nhấn Ctrl + Shift + O ở bất cứ đâu trong workspace.

Hướng dẫn mở Slackbot trong giao diện Slack

Slackbot hoạt động hiệu quả nhất khi bạn đưa ra yêu cầu cụ thể và cung cấp đầy đủ bối cảnh. Thay vì đặt câu hỏi chung chung, hãy nêu rõ mục tiêu, dữ liệu cần tham chiếu và khoảng thời gian cần xem xét. Bạn cũng có thể nhập prompt bằng tiếng Việt và nhận phản hồi bằng tiếng Việt.

Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn viết prompt hiệu quả hơn khi sử dụng Slackbot.

6 tác vụ cơ bản có thể ứng dụng Slackbot

Đây là những tác vụ bạn có thể bắt đầu sử dụng với Slackbot ngay mà không cần thiết lập phức tạp. Chỉ với một prompt phù hợp, Slackbot có thể hỗ trợ xử lý nhiều công việc hằng ngày ngay trong Slack.

1. Tìm câu trả lời

Slackbot giúp tìm kiếm và tổng hợp thông tin từ tin nhắn, kênh, tài liệu và các ứng dụng đã kết nối như Salesforce chỉ bằng ngôn ngữ tự nhiên, không cần nhớ chính xác từ khóa.

Mọi kết quả đều tuân thủ cơ chế phân quyền hiện có. Slackbot chỉ hiển thị những dữ liệu mà người dùng đã được cấp quyền truy cập, góp phần đảm bảo an toàn và bảo mật cho thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

Prompt mẫu:

Tìm giúp tôi những gì tôi đã trao đổi về [chủ đề] với [tên đồng nghiệp].

2. Chuẩn bị cuộc họp

Slackbot giúp tổng hợp hoạt động trong channel, các cuộc trò chuyện và tài liệu liên quan để bạn nhanh chóng nắm được bối cảnh cũng như những nội dung cần trao đổi trước cuộc họp.

Nếu cần chia sẻ với cả nhóm, bạn có thể yêu cầu Slackbot xuất bản bản tóm tắt dưới dạng Slack Canvas, giúp mọi thành viên dễ dàng truy cập và theo dõi thay vì chỉ hiển thị trong cửa sổ trò chuyện.

Prompt mẫu:

Tóm tắt hoạt động của channel [tên channel] trong 7 ngày qua. Nêu bật các quyết định, điểm vướng mắc và hạng mục cần xem xét trong cuộc họp tuần này.

Slackbot giúp tóm tắt thông tin về dự án để chuẩn bị cho cuộc họp

3. Tìm và lên lịch họp

Khi được kết nối với Google Calendar hoặc Outlook, Slackbot có thể kiểm tra lịch của các thành viên, đề xuất khung thời gian phù hợp và tạo lời mời họp ngay trong Slack. Nhờ đó, bạn không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng hoặc gửi lời mời thủ công.

Prompt mẫu:

Tìm thời gian rảnh của @[Tên A] và @[Tên B] trong tuần tới. Tạo lời mời họp 30 phút và gửi cho họ.

Lưu ý rằng, tính năng này chỉ khả dụng khi Google Calendar hoặc Outlook đã được cài đặt trong workspace thông qua Slack App Directory và Slackbot được cấp quyền truy cập cần thiết. Nếu Slackbot thông báo không thể lên lịch họp, hãy liên hệ quản trị viên để kiểm tra việc cài đặt ứng dụng lịch, quyền truy cập cũng như các thiết lập liên quan trong workspace.

4. Phân tích tài liệu

Slackbot có thể đọc, phân tích và tóm tắt nội dung từ nhiều loại tài liệu được chia sẻ trong Slack. Người dùng có thể yêu cầu Slackbot tóm tắt tệp PDF, phân tích dữ liệu trong Excel hoặc CSV, diễn giải biểu đồ, cũng như trích xuất các đầu việc và thông tin quan trọng từ tài liệu đính kèm.

Hiện Slackbot hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến như PDF, CSV, TXT, hình ảnh (PNG, JPG, GIF, WebP, HEIC), Slack Canvas và Slack Lists, giúp người dùng khai thác thông tin nhanh chóng mà không cần mở từng tệp để đọc thủ công.

Prompt mẫu:

Phân tích file này và cho tôi biết 3 điểm quan trọng nhất. Có công việc nào cần phân công và theo dõi không?

5. Soạn nội dung

Slackbot có thể hỗ trợ soạn thảo nhiều loại nội dung phục vụ công việc như email, báo cáo, bản tóm tắt điều hành, biên bản họp và tài liệu nội bộ.

Nhờ khai thác ngữ cảnh từ lịch sử trao đổi, tài liệu và dữ liệu mà người dùng được cấp quyền truy cập trong workspace, Slackbot có thể tạo nội dung phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp thay vì chỉ đưa ra các phản hồi mang tính chung chung.

Prompt mẫu:

Tạo bản tóm tắt điều hành cho cuộc họp với [tên khách hàng] vào [ngày]. Tóm tắt tình trạng dự án [tên dự án] và 3 vấn đề cần đưa ra quyết định.

6. Tìm và xử lý List item

Slackbot có thể tìm các mục trong Slack List theo người được giao, dự án hoặc thời hạn, đồng thời gợi ý cách xử lý cho từng đầu việc. Nhờ đó, bạn không cần tự lọc thủ công trong danh sách List để biết việc nào cần ưu tiên xử lý trước.

Prompt mẫu:

• Tìm tất cả List item tôi được giao và gợi ý cách xử lý.

• Tìm tất cả List item trong dự án #new-product-launch.

• Tìm các List item của team Marketing có deadline tuần này.

Sau khi làm quen với các tác vụ cơ bản, bạn có thể tiếp tục khai thác các tính năng nâng cao của Slackbot để tự động hóa quy trình làm việc và mở rộng khả năng ứng dụng AI trong doanh nghiệp.

6 tính năng cơ bản và 3 tính năng nâng cao của Slackbot

3 tính năng nâng cao khi đã quen với Slackbot

1. Web Search – Tìm kiếm trên web

Theo mặc định, Slackbot chỉ sử dụng dữ liệu trong workspace để trả lời câu hỏi. Khi quản trị viên kích hoạt tính năng Web Search, Slackbot có thể tìm kiếm thêm thông tin từ Internet nhằm bổ sung bối cảnh và cung cấp câu trả lời đầy đủ hơn.

Quản trị viên có thể bật tính năng này theo đường dẫn:

Admin → Workspace Settings → Slackbot → Web Search

Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập cảnh báo để thông báo cho người dùng trước khi Slackbot truy cập các liên kết bên ngoài Slack.

2. Skills – Kỹ năng tùy chỉnh

Skills cho phép doanh nghiệp tạo các hướng dẫn hoặc quy trình làm việc riêng để Slackbot thực hiện những tác vụ phức tạp hoặc lặp lại thường xuyên. Tính năng này không yêu cầu kiến thức lập trình. Người dùng chỉ cần mở Slackbot, truy cập vào mục Skills để khám phá các Skill có sẵn hoặc tạo Skill mới theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong mục Browse Skills, Slack cung cấp sẵn nhiều Skill phục vụ các tác vụ phổ biến. Ví dụ, Skill “Daily priorities” giúp tự động tổng hợp và sắp xếp các đầu việc ưu tiên trong ngày cho từng cá nhân. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tạo các Skill riêng như chuẩn bị tài liệu hướng dẫn cho khách hàng, tổng hợp dữ liệu họp định kỳ hoặc chuẩn hóa quy trình xử lý yêu cầu nội bộ.

Giao diện tạo Skill trong Slackbot

Theo chia sẻ từ Salesforce, một Sales Engineer đã tạo một Skill để tự động ghi nhận các hoạt động sau mỗi cuộc gọi với khách hàng. Chỉ trong ba tuần, Skill này đã được 466 đồng nghiệp sử dụng, giúp mỗi người tiết kiệm trung bình 43 phút mỗi tuần nhờ giảm bớt các thao tác thủ công và chuẩn hóa quy trình làm việc.

3. Scheduled Tasks – Tác vụ định kỳ

Scheduled Tasks cho phép Slackbot tự động thực hiện các công việc lặp lại theo lịch trình đã thiết lập, chẳng hạn như gửi lời nhắc, chuẩn bị nội dung cuộc họp, tạo báo cáo định kỳ hoặc tổng hợp thông tin theo ngày, tuần và tháng.

Để tạo một tác vụ định kỳ, truy cập:

Slackbot → Tasks → Add Task → Create with Slackbot

Sau đó, mô tả công việc cần thực hiện, thiết lập lịch chạy và xác định điều kiện dừng của tác vụ. Slackbot sẽ tự động thực hiện công việc theo lịch mà không cần người dùng thao tác thủ công.

Ngoài ra, đội nhóm và phòng ban có thể tham khảo tài liệu Hướng dẫn triển khai AI trong Slack hiệu quả để hiểu rõ hơn về các tính năng AI và cách ứng dụng các tính năng này để tiếp kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất khi làm việc trên Slack.

Những lưu ý cần nhớ khi sử dụng Slackbot

Trước khi sử dụng Slackbot trong công việc hằng ngày, bạn nên lưu ý một số giới hạn và nguyên tắc bảo mật dưới đây.

Giới hạn tin nhắn

Với gói Business+, mỗi người dùng được gửi tối đa 15 tin nhắn đến Slackbot mỗi tuần. Hạn mức được làm mới vào 0:00 sáng thứ Hai theo múi giờ của người dùng.

Đối với gói Enterprise+, số lượng tin nhắn không bị giới hạn. Tuy nhiên, việc sử dụng vẫn phải tuân thủ Chính sách sử dụng chấp nhận được (Acceptable Use Policy) của Slack.

Giới hạn tác vụ tự động

Mỗi người dùng có thể chạy đồng thời tối đa 3 Scheduled Tasks. Mỗi tác vụ được phép chạy tối đa 3 lần mỗi ngày hoặc 2 lần mỗi giờ. Khi đạt giới hạn, Slackbot sẽ đề xuất người dùng thực hiện tác vụ theo cách thủ công. Hạn mức sẽ tự động được làm mới vào 0:00 theo múi giờ của người dùng.

Slackbot chỉ truy cập dữ liệu bạn được phép xem

Slackbot tuân thủ cơ chế phân quyền hiện có của workspace. Điều này đồng nghĩa với việc Slackbot chỉ có thể truy cập các tin nhắn, kênh và tài liệu mà người dùng đã được cấp quyền xem.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể khai thác AI trên dữ liệu nội bộ mà vẫn đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật và kiểm soát quyền truy cập.

Dữ liệu không được sử dụng để huấn luyện AI

Slackbot được vận hành trong Virtual Private Cloud (VPC) riêng của Slack và được bảo vệ bởi Slack AI Guardrails. Dữ liệu trong workspace không được sử dụng để huấn luyện mô hình AI và cũng không được chia sẻ với các nhà cung cấp AI bên ngoài.

Tối đa hóa hiệu suất làm việc với Slackbot

Slackbot giúp đơn giản hóa nhiều công việc hằng ngày, từ tìm kiếm thông tin và chuẩn bị cuộc họp đến phân tích tài liệu và tự động hóa các tác vụ lặp lại. Nhờ tận dụng dữ liệu và ngữ cảnh sẵn có trong workspace, Slackbot giúp cá nhân, đội nhóm và phòng ban làm việc hiệu quả hơn ngay trong Slack.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc sử dụng Slack hoặc muốn khai thác tối đa các tính năng của Slackbot, hãy liên hệ AgileOps – Đối tác Phân phối của Slack tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia đạt chứng chỉ Slack sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp từ vấn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, thiết lập workspace đến triển khai, đào tạo và tối ưu việc sử dụng Slack theo nhu cầu thực tế.