“Tổ chức” sinh nhật tự động trên Slack bằng ChatGPT và Zapier

Bộ phận HR quan tâm đến các sự kiện quan trọng của nhân viên như ngày sinh nhật và muốn gửi những lời chúc mừng đến họ một cách chỉn chu nhất, tuy nhiên, việc tổ chức những sự kiện này cho tập thể lớn vẫn còn là thách thức lớn khi phải thực hiện thủ công, dẫn đến các sai sót.

Bạn hãy thử cách mà AgileOps đang áp dụng: tận dụng sức mạnh tự động hóa và khả năng liên kết đa dạng nền tảng của Zapier, giúp đảm bảo và nâng cao hiệu suất từ bước lên lịch, chuẩn bị các khâu liên quan và hoàn thành tác vụ.

Cùng AgileOps giải mã “mức độ thần thánh” của phương pháp này để bạn có thể gửi lời chúc mừng sinh nhật đến nhân viên một cách suôn sẻ và tràn ngập niềm vui!

Cách thức truyền thống và giải pháp của AgileOps có gì khác biệt?

Cách thức truyền thống

Để gửi lời chúc mừng sinh nhật đến cá nhân một cách hoàn hảo nhất, mỗi ngày, bộ phận HR cần kiểm tra danh sách ngày sinh nhật của toàn bộ thành viên trong công ty và dành thời gian soạn thảo thông điệp, hình ảnh phù hợp. Tiếp đến, bộ phận HR sẽ đăng tải nội dung lên các nền tảng giao tiếp nội bộ như Slack hay Team.

Qua các hạng mục liệt kê trên, có thể thấy, đây là quy trình tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô từ hàng trăm nhân viên trở lên. Bên cạnh đó, công việc của nhân viên phòng HR không chỉ loay quanh tác vụ chuẩn bị sinh nhật cho các thành viên khác, việc thực hiện công tác lặp đi lặp lại này khiến họ “lơ là” các công việc ưu tiên hơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu sinh nhật của một nhân viên rơi vào ngày thứ 7 hoặc Chủ Nhật, đồng nghĩa, người phụ trách sẽ “tăng ca” để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Chưa kể, hiện nay tại nhiều doanh nghiệp có chính sách làm việc 05 ngày trong tuần, số nhân viên có mặt tại văn phòng vào cuối tuần chỉ “đếm” trên đầu ngón tay.

Giải pháp AgileOps đang sử dụng

Tại AgileOps, công cụ tự động hóa được ứng dụng để đảm nhận nhiệm vụ đặc biệt này. Quy trình tự động sẽ thực hiện từ A - Z các giai đoạn:

• Kiểm tra cơ sở dữ liệu nhân viên để tìm kiếm các ngày sinh nhật

• Tự động tạo các thông điệp mừng sinh nhật cá nhân hóa, đính kèm hình ảnh GIF thú vị

• Đăng tải lời chúc lên Slack vào ngày sinh nhật của cá nhân, bất kể các ngày trong hay cuối tuần

Bằng cách tối ưu hóa quy trình tự động, bộ phận HR chỉ cần duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu, giúp giảm bớt công việc cho cho các HR để họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác. Thêm vào đó, doanh nghiệp còn có thể:

• Đảm bảo ngày sinh nhật của mọi nhân viên đều được ghi nhận, bất kể quy mô nhỏ hay lớn

• Nâng cao sự bình đẳng và tạo dựng môi trường làm việc thân thiện

Vậy chúng tôi đã thực hiện giải pháp toàn diện này như thế nào?

Các bước thực hiện

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Bộ phận HR chịu trách nhiệm thu thập và quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên để truy xuất tên và bộ phận làm việc cùng ngày sinh nhật.

AgileOps sẽ ra mắt bài viết sâu hơn về việc tự động hóa quá trình duy trì cơ sở dữ liệu.

Bước 2: Lưu trữ tin nhắn AI

Chúng tôi dùng AI, cụ thể là ChatGPT, để “sản xuất” các thông điệp mừng sinh nhật phù hợp với từng cá nhân. Thay vì yêu cầu ChatGPT viết thông điệp cho mỗi dịp gây tốn chi phí cho mỗi lần yêu cầu, chúng tôi yêu cầu ChatGPT cung cấp một danh sách tin nhắn. Danh sách này sẽ lưu trữ tại cơ sở dữ liệu Table của Zapier (bạn cũng có thể sử dụng công cụ Google Sheets).

Các tin nhắn này được thiết kế dựa trên công việc và vị trí của nhân viên để tạo ra thông điệp chúc mừng phù hợp. Một số mẫu tin nhắn AgileOps sử dụng, được phân loại theo từng bộ phận:

• Dành cho team Atlassian: Happy birthday, [tên thành viên]! 🥳 Your commitment to agile excellence is truly commendable. May your special day be filled with joy, and your agile strategies continue to bring success to our projects! 🎂🌟

• Dành cho team Web: Happy birthday, [tên thành viên]! 🎂 May your web creations continue to dazzle and amaze, and may your birthday celebration be as extraordinary as your coding skills! 🌐🎈

• Dành cho team Thiết kế đồ họa: Happy birthday, [tên thành viên]! 🎈 Just like fine design, you become more valuable with each passing year. May your day be filled with appreciation, recognition, and the joy of a well-designed celebration! 🍾🎉

Bước 3: Thiết lập Zapier

Sau khi hoàn tất các bước thu thập dữ liệu, chúng tôi tạo các lệnh tự động hóa trong Zapier, hay còn gọi là Zap để:

1. Kích hoạt hàng ngày vào một thời điểm cụ thể

2. Truy vấn cơ sở dữ liệu và xác định nhân viên có ngày sinh nhật vào hôm đó

3. Dựa trên thông tin về tên và bộ phận làm việc, chọn ra một thông điệp phù hợp và đính kèm GIF sinh động để tăng phần “độc lạ” và bất ngờ

4. Tiếp đó, tự động “nhắn tin” vào Slack và nhắc đến thành viên vừa bước sang tuổi mới

Nâng cấp “tình cảm” nội bộ bằng tự động hóa

Với người dùng Slack, việc tổ chức sinh nhật hay ngày kỉ niệm sẽ được xử lý dễ dàng nhờ tiện ích Billy, một bot được thiết kế để nhắc nhở các sự kiện quan trọng. Tuy nhiên, Billy lại không thể phát huy năng lực của mình đối với những công ty không chọn Slack làm kênh giao tiếp nội bộ.

Để giải quyết bài toán trên, AgileOps triển khai quy trình tự động thông qua công cụ Zapier và AI, đáp ứng đa dạng quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, Zapier mang lại khả năng tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống và quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên lớn. Các tin nhắn mang tính cá nhân hóa do AI tạo ra giúp mỗi lễ kỷ niệm trở nên đặc biệt hơn. Thêm vào đó, giải pháp này còn cho phép người dùng liên kết đa dạng nền tảng giao tiếp, bao gồm Google Chat, Gmail, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, ….

Từ lời giải cho vấn đề loại bỏ các tác vụ thủ công, gây tốn kém tài nguyên trong quá trình nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên và xây dựng môi trường làm việc thân thiện thông qua những việc đơn giản như gửi lời chúc tốt đẹp vào ngày sinh nhật, quy trình tự động đóng vai trò rất quan trọng và mang lại hiệu quả cao.

Liên hệ ngay với AgileOps - Đối tác Giải pháp của Atlassian và Zapier tại Việt Nam để được tư vấn miễn phí nếu bạn đang quan tâm đến các dịch vụ tối ưu quản trị doanh nghiệp.