Cuộc họp ngày nay đã vượt ra ngoài những yếu tố cơ bản như hình ảnh và âm thanh. Nó trở thành một không gian nơi tài liệu được cập nhật theo thời gian thực, trí tuệ nhân tạo tự động ghi chú, biểu cảm được thể hiện qua emoji và tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây.

Tại trung tâm của hệ sinh thái này là hai công cụ quen thuộc nhưng ngày càng khác biệt: Zoom nổi bật với sự tối giản, tốc độ và khả năng mở rộng; Microsoft Teams được “đóng gói” như một văn phòng số thu nhỏ trong hệ sinh thái Microsoft 365.

Vậy, đâu là nền tảng phù hợp nhất với quy mô, văn hóa và cách làm việc của doanh nghiệp bạn?

Tổng quan về Zoom vs Microsoft Teams

Zoom là gì?

Zoom là phần mềm họp trực tuyến dựa trên đám mây cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp video, hội thảo và sự kiện ảo. Với giao diện dễ sử dụng, Zoom hỗ trợ nhiều tính năng như chia sẻ màn hình, trò chuyện trực tiếp, ghi hình, webinar và tích hợp với nhiều ứng dụng bên ngoài.

Zoom được thành lập vào năm 2011 bởi Eric Yuan, cựu phó chủ tịch kỹ thuật tại Cisco WebEx. Không hài lòng với các nền tảng gọi video lúc bấy giờ, ông tạo ra Zoom với mục tiêu đơn giản, ổn định và thân thiện. Ra mắt năm 2013, Zoom nhanh chóng phát triển và trở thành công cụ họp ảo phổ biến toàn cầu, đặc biệt trong thời kỳ đại dịch COVID-19.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác và giao tiếp trực tuyến do Microsoft phát triển, tích hợp các tính năng như chat, họp video, gọi điện, chia sẻ tệp và làm việc nhóm trong không gian chung. Ra mắt vào tháng 3/2017 nhằm thay thế Skype, Teams được thiết kế để hoạt động chặt chẽ với bộ công cụ Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive và SharePoint giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

So sánh các tính năng của Zoom vs Microsoft Teams

Tính năng AI

Zoom nổi bật với AI Companion - trợ lý ảo cho phép người dùng đặt câu hỏi về các cuộc họp trước, nhận bản tóm tắt, xác định đầu việc và thậm chí tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba để hỗ trợ cộng tác hiệu quả hơn. Ngoài ra, Zoom còn ứng dụng AI trong nhiều công cụ khác như Zoom Whiteboard để tạo hình ảnh và điền mẫu, Zoom Team Chat để tóm tắt tin nhắn và hoàn tất câu tự động hay Zoom Docs giúp soạn thảo và tóm tắt tài liệu với nội dung lấy từ các cuộc họp.

Trong khi đó, Microsoft Teams tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình cộng tác thông qua tính năng Intelligent Recap giúp tự động ghi chú cuộc họp và đề xuất hành động tiếp theo. Teams cũng cung cấp các tính năng nâng cao như dịch tự động sang hơn 40 ngôn ngữ và đánh dấu thời gian cá nhân hóa bằng cách ghi lại thời điểm người tham gia ra vào cuộc họp để dễ dàng xem lại phần đã bỏ lỡ.

Khả năng lên lịch và thiết lập cuộc gọi

Zoom mang đến sự linh hoạt vượt trội khi cho phép người dùng lên lịch họp từ nhiều nền tảng khác nhau bao gồm ứng dụng trên máy tính, trình duyệt web và thiết bị di động. Người dùng có thể dễ dàng tạo các cuộc họp một lần hoặc định kỳ, tùy chỉnh thời gian, ngày giờ và danh sách người tham dự. Bên cạnh đó, Zoom tích hợp tốt với các nền tảng lịch phổ biến như Google Calendar, Outlook giúp thông tin cuộc họp được đồng bộ hóa tự động vào lịch cá nhân của người tham gia.

Ngược lại, Microsoft Teams tối ưu hóa quy trình đặt lịch họp tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365. Người dùng có thể dễ dàng tạo cuộc họp trực tiếp từ Outlook chỉ bằng một thao tác đơn giản hoặc lên lịch ngay trong các kênh của Teams. Tuy nhiên, hạn chế của Teams là chỉ cho phép một người giữ vai trò tổ chức cuộc họp và kiểm soát cài đặt phòng họp, điều này có thể gây khó khăn nếu người đó không thể tham gia hoặc cần chuyển quyền điều phối.

Công cụ cộng tác

Zoom hiện cung cấp một số tính năng hỗ trợ cộng tác cơ bản như Whiteboard dưới dạng add-on, tính năng chat trong cuộc họp. Tuy nhiên, những tiện ích nâng cao như sticker cá nhân hóa hay khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng bên ngoài vẫn còn hạn chế. Tính năng ghi chú trực tiếp tuy hữu ích nhưng chưa đạt đến mức cộng tác tài liệu thời gian thực như trên các nền tảng chuyên biệt.

Trong khi đó, Microsoft Teams được thiết kế với trọng tâm là cộng tác nhóm nên cung cấp một bộ công cụ phong phú hơn. Whiteboard được tích hợp sẵn cho người dùng Microsoft 365 mà không cần trả thêm phí giúp nhóm làm việc dễ dàng chia sẻ và tương tác ngay trên cùng một không gian. Tính năng chat của Teams cũng linh hoạt và sinh động hơn nhờ hỗ trợ sticker tùy chỉnh và các tùy chọn nhắn tin nâng cao, tạo môi trường trao đổi năng động, phù hợp với các dự án phức tạp.

Quản lý cuộc họp và quyền kiểm soát

Về quản lý vai trò trong cuộc họp, Microsoft Teams mang đến cấu trúc phân quyền rõ ràng với organizer, co-organizer, presenter và attendee. Organizer có toàn quyền kiểm soát cuộc họp, từ chia phòng breakout, tắt tiếng người tham gia đến thay đổi cài đặt. Co-organizer chia sẻ phần lớn quyền điều hành như quản lý người tham gia và breakout rooms. Presenter có thể chia sẻ nội dung và hỗ trợ điều phối cuộc họp, còn attendee chỉ tham gia và xem nội dung mà không có quyền kiểm soát.

Tương tự, Zoom cũng có bốn vai trò chính là host, co-host, panelist và attendee. Host có toàn quyền điều hành cuộc họp, từ ghi hình đến quản lý người tham gia và kết thúc cuộc họp. Co-host hỗ trợ điều hành như tắt/mở micro, quản lý chia sẻ màn hình và breakout rooms nhưng không thể khởi động cuộc họp. Panelist là vai trò thường dùng trong webinar có thể chia sẻ nội dung, bật/tắt camera và micro. Attendee trong Zoom, tương tự Teams, chỉ tham gia cuộc họp với quyền hạn chế.

Chất lượng âm thanh, hình ảnh

Microsoft Teams sử dụng công nghệ tối ưu hóa video dựa trên AI, tự động điều chỉnh chất lượng hình ảnh theo tốc độ mạng giúp duy trì video rõ nét ngay cả khi băng thông thấp. Teams cũng hỗ trợ video độ phân giải Full HD 1080px mang lại hình ảnh chi tiết và mượt mà trong hầu hết các cuộc họp tuy nhiên, với các sự kiện trực tiếp chất lượng có thể thay đổi tùy theo cấu hình.

Ngược lại, Zoom mặc định sử dụng chất lượng 720px cho các cuộc họp tiêu chuẩn. Với người dùng sử dụng gói Business hoặc Enterprise, Zoom cho phép nâng cấp chất lượng lên 1080px mang lại trải nghiệm hình ảnh sắc nét hơn trong các cuộc gọi quan trọng hoặc sự kiện lớn.

Ghi hình cuộc họp

Với Microsoft Teams, bản ghi được tự động lưu vào cuộc trò chuyện của cuộc họp và đồng thời gửi qua email cho tất cả người được mời giúp người tham gia dễ dàng truy cập mà không cần thao tác thêm. Các bản ghi được lưu trữ trên nền tảng đám mây với dung lượng lên đến 1TB cho mỗi người dùng.

Trong khi đó, Zoom yêu cầu chia sẻ bản ghi thủ công sau cuộc họp dù người dùng có thể lựa chọn lưu trữ nội dung trên máy cá nhân hoặc trên đám mây. Tuy nhiên, dung lượng lưu trữ Cloud mặc định khá hạn chế chỉ từ 5GB đến 10 GB tùy gói và chỉ có gói Enterprise mới cung cấp lưu trữ không giới hạn.

Bộ lọc hình ảnh và tuỳ chỉnh hiển thị

Zoom là một trong những nền tảng đầu tiên tích hợp bộ lọc làm đẹp giúp làm mịn da, tóc và cải thiện tổng thể hình ảnh chỉ với một cú nhấp chuột phù hợp cho người dùng muốn xuất hiện chỉn chu mà không cần chuẩn bị nhiều. Ngoài ra, Zoom còn hỗ trợ thay đổi hình nền ảo với nhiều mẫu có sẵn hoặc hình ảnh tùy chỉnh, vừa giúp bảo vệ quyền riêng tư vừa tạo điểm nhấn thú vị cho các cuộc họp.

Tương tự, Microsoft Teams cũng cho phép làm mờ và điều chỉnh ánh sáng video mang lại hình ảnh dễ chịu hơn khi lên hình. Gần đây, Teams còn ra mắt bộ lọc video nâng cao cho phép người dùng thêm hiệu ứng động, điều chỉnh sắc độ màu hoặc chèn khung hình sinh động vào video. Những tính năng này không chỉ giúp giảm bớt yếu tố gây xao nhãng mà còn mang lại không gian làm việc sáng tạo và cá nhân hóa hơn.

Phát trực tiếp và webinars

Zoom cung cấp dịch vụ webinar theo quy mô người tham dự với chi phí tăng dần theo số lượng.

Trong khi đó, Microsoft Teams tích hợp Webinars (tối đa 1.000 người) và Town Halls (lên đến 10.000 người) trong gói Microsoft 365 không tính thêm phí. Tuy nhiên, điểm hạn chế của Teams Town Halls là không hiển thị tên người tham dự trong thời gian thực chỉ có thể xem thông qua báo cáo sau sự kiện điều này có thể ảnh hưởng đến mức độ cá nhân hóa trong các buổi tương tác quy mô lớn.

Trò chuyện

Zoom cung cấp tính năng trò chuyện cơ bản trong các cuộc họp trực tuyến cho phép người dùng gửi tin nhắn công khai cho tất cả mọi người hoặc riêng tư cho từng cá nhân. Người dùng cũng có thể chia sẻ tệp và ghi chú ngay trong phiên họp. Tuy nhiên, khả năng chat của Zoom chủ yếu gắn với cuộc họp nếu muốn trò chuyện ngoài giờ họp thì cần sử dụng thêm nền tảng riêng là Zoom Chat. Zoom cũng cho phép host kiểm soát quyền trò chuyện như tắt hoàn toàn hoặc giới hạn chat riêng.

Ngược lại, Microsoft Teams được thiết kế để hỗ trợ giao tiếp toàn diện và linh hoạt hơn. Người dùng có thể nhắn tin cá nhân, tạo nhóm chat nhanh chóng, đặt tên nhóm và trò chuyện theo kênh phù hợp cho việc cộng tác theo dự án hoặc phòng ban. Ngoài ra, trò chuyện trong Teams diễn ra liên tục, cả trong và ngoài các cuộc họp với lịch sử trò chuyện được lưu trữ đầy đủ dễ truy xuất bất kỳ lúc nào. Đặc biệt, các đoạn hội thoại theo luồng giúp giữ thông tin có tổ chức và dễ theo dõi hơn nhiều so với chat truyền thống.

So sánh giá Zoom vs Microsoft Teams: Công cụ nào tối ưu hơn?

Dưới góc nhìn công nghệ và tối ưu chi phí, việc lựa chọn giữa Zoom và Microsoft Teams phụ thuộc vào cách doanh nghiệp vận hành và ưu tiên tính năng. Zoom nổi bật với khả năng tổ chức hội thảo trực tuyến chất lượng cao, giàu tính tương tác và quy mô linh hoạt phù hợp cho các tổ chức chú trọng vào họp trực tuyến và webinar. Trong khi đó, Microsoft Teams lại mạnh về tích hợp hệ sinh thái Microsoft 365 giúp tạo ra một không gian làm việc số thống nhất, hỗ trợ cộng tác liên phòng ban, chia sẻ dữ liệu và đồng bộ quy trình làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp họp trực tuyến hiệu quả hoặc cần được tư vấn triển khai và mua bản quyền Zoom hãy liên hệ AgileOps - Đối tác Bạc của Zoom chính thức tại Việt Nam để nhận báo giá phù hợp và hỗ trợ kỹ thuật.