Quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình là một trong 7 quy trình chính của ITSM, được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hạng mục đang sở hữu hiệu quả hơn. Từ đó, doanh nghiệp duy trì và tối ưu các quy trình làm việc khác, cũng như tiết kiệm đáng kể chi phí. Atlassian phát triển công cụ Atssets và tích hợp vào sản phẩm Jira Service Mangement, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ CNTT và duy trì hệ thống quản lý tài sản tối ưu.
Cùng AgileOps khám phá về công cụ này và hiệu quả của nó mang lại cho doanh nghiệp trong bài viết sau đây.
Tài sản CNTT, hay IT asset, chính là các thành phần vật lý hoặc ảo hóa liền quan đến CNTT, cụ thể:
💾 Phần mềm
💻 Phần cứng
🔧 Hệ thống mạng
🗃️ Cơ sở dữ liệu
Để được xem xét là một tài sản CNTT, những thành phần này cần phải có giá trị có thể quy đổi ra tiền (monetary value).
Quản lý tài sản CNTT, còn được biết đến là IT asset management (ITAM), gồm quy trình kiểm soát và quản lý các tài sản CNTT để đảm bảo mọi tài sản được sử dụng, bảo trì một cách hiệu quả, cũng như nâng cấp và thanh lý kịp thời. Quy trình này bao gồm việc sử dụng dữ liệu tài chính, hợp đồng và các dữ liệu tồn kho để ra quyết định chiến lược về tài sản. Mục tiêu chính là tối ưu hóa giá trị sử dụng, kiểm soát rủi ro, đồng thời hỗ trợ quản lý chi phí cũng như vòng đời của tài sản CNTT.
Ví dụ: Quản lý thời hạn sử dụng bản quyền phần mềm, quản lý số lượng thiết bị điện tử đã cấp phát cho nhân viên, hay thông tin về phòng ban, chức vụ của các nhân viên.
Mục cấu hình, hay configuration item (CI), là các thành phần thuộc hệ thống CNTT cần được theo dõi và quản lý, nhằm đảm bảo hệ thống CNTT được triển khai, vận hành, và hoạt động một cách liên tục.
Bất cứ sự thay đổi nào gây gián đoạn đến từng CI đơn lẻ, đều có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống hoặc dịch vụ mà CI đó tham gia hình thành.
Ví dụ: Hoạt động cập nhật định kỳ chứng chỉ bảo mật SSL cho website và lưu trữ API key vào ứng dụng được tích hợp.
Quản lý cấu hình, còn gọi là configuration management, giúp doanh nghiệp cập nhật một cách chính xác và đầy đủ thông tin về hệ thống cấu hình và các CI cấu tạo nên hệ thống đó, nhằm đảm bảo dịch vụ CNTT được thiết lập dựa trên hệ thống luôn hoạt động như dự kiến. Quy trình này cung cấp cái nhìn tổng quan về mối quan hệ giữa các tài sản CNTT và thông tin cấu hình, cũng như tác động của các thay đổi đối với các thành phần này.
|
Lưu ý: Tuy IT asset và CI có định nghĩa khác nhau, một số thành phần vừa được xem là IT asset lẫn CI. |
Sự khác biệt giữa IT asset và CI
Bên cạnh việc tối ưu chi phí cho doanh nghiệp và đảm bảo hệ thống dịch vụ CNTT hoạt động suôn sẻ, quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
Kiểm soát và theo dõi cơ sợ hạ tầng hiệu quả, từ đó đảm bảo sự toàn vẹn của tài sản CNTT và hệ thống cấu hình;
Cải thiện sự hiểu biết về các sự cố (incident) và vấn đề (problem) nhằm giảm thời gian giải quyết chúng và hạn chế các rủi ro về an ninh mạng;
Đáp ứng kịp thời các yêu cầu về tài chính, kiểm toán, quản trị và các quy định;
Hỗ trợ cho quá trình lên chiến lược lâu dài của doanh nghiệp.
Không chỉ mang lại hiệu suất cho quản lý vấn đề và sự cố, ITAM còn giúp quản lý thay đổi (change management). Ví dụ, để thay thế một server, nhóm IT cần xác định mối quan hệ giữa server với những CI liên quan như dữ liệu lưu trữ trên server, hay các dịch vụ server này đang cung cấp và mức độ ảnh hưởng mà các CI sẽ chịu bởi sự thay đổi này. Nhờ đó, nhóm IT có thể có kế hoạch thay đổi phù hợp.
Hệ thống quản lý tài sản là sự kết hợp của cả quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình. Quản lý tài sản CNTT giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tài sản đang sở hữu để đưa ra các quyết định đúng đắn về bảo trì, nâng cấp tài sản hay các quyết định khác liên quan đến tài chính.
Quản lý tài sản CNTT tập trung vào quản lý các nội dung (content), trong khi quản lý cấu hình lại tập trung vào bối cảnh (context). Nghĩa là, nó đòi hỏi sự nhận định về mối quan hệ giữa các tài sản CNTT đang sở hữu và mối liên hệ giữa chúng với nhau. Nắm rõ khái niệm và nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hệ thống dịch vụ CNTT và hạn chế tối đa các rủi ro.
Các quy trình chính trong vòng đời của quản lý tài sản CNTT bao gồm:
Lên kế hoạch (plan): Xác định mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của quy trình quản lý tài sản và cấu hình CNTT. Giai đoạn này bao gồm việc thiết lập các chính sách, quy trình và hướng dẫn sử dụng và quản lý tài sản và cấu hình.
Sở hữu hay lưu trữ (acquire/develop): Ở giai đoạn này, toàn bộ tài sản và cấu hình CNTT, cũng như mối quan hệ giữa chúng sẽ được lưu trữ theo danh mục.
Triển khai (deploy): Giai đoạn triển khai tập trung vào việc theo dõi và kiểm soát các tài sản và cấu hình trong suốt vòng đời của chúng.
Duy trì (maintain): Bao gồm quá trình duy trì thông tin và cập nhật về các tài sản và cấu hình, cũng như tiến hành kiểm tra định kì thông qua việc so sánh trạng thái thực tế của tài sản và cấu hình với thông tin đã được lưu trữ để xác định và xử lý kịp thời các sự cố hay thay đổi.
Thanh lý (retire): Quy trình này được diễn ra khi tài sản CNTT đã đến thời kỳ cần phải loại bỏ hoặc thay thế. Lúc này, dữ liệu về tài sản sẽ được xóa bỏ, đồng thời, thông tin về việc loại bỏ tài sản sẽ được cập nhật vào hồ sơ lưu trữ.
Một hệ thống quản lý tài sản CNTT tối ưu cần đảm bảo sự “có mặt”, phối hợp và triển khai hiệu quả tất cả các bước trong vòng đời này.
Vòng đời của quản lý tài sản CNTT
Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa vòng đời của các tài sản và cấu hình CNTT, việc vận hành hệ thống quản lý tài sản tốt còn giúp doanh nghiệp tránh được những sự cố không mong muốn và giảm thiểu thiệt hại nhờ theo dõi và bảo dưỡng, cũng như cải thiện quy trình làm việc thông qua quy trình quản lý tài sản CNTT và cấu hình cụ thể và có hệ thống.
Hiểu được nhu cầu theo dõi và kiểm soát các tài sản vật lý cũng như ảo hóa của doanh nghiệp một cách trực quan, Atlassian xây dựng và phát triển công cụ Assets.
Assets được phát triển dựa trên nền tảng phần mềm Mindville Insight, hay còn gọi là Insight. Năm 2020, Atlassian mua lại phần mềm quản lý tài sản CNTT này nhằm hỗ trợ người dùng dùng trong việc quản lý và vận hành dịch vụ khách hàng. Đến năm 2022, Insight được đổi tên thành Assets và tích hợp vào sản phẩm Jira Service Management.
Assets “hiển thị” toàn mối quan hệ giữa các tài sản CNTT, CI và hệ thống dịch vụ của doanh nghiệp. Nó đóng vai trò như một cơ sở dữ liệu cung cấp toàn bộ thông tin về đối tượng lưu trữ, hay object, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, thông tin nhân viên hay các CI khác. Thông qua việc tiếp cận và quản lý dữ liệu từ một nơi duy nhất là Assets, các phòng ban trong công ty từ phòng IT, DevOps hay phòng kinh doanh có thể dễ dàng xác định được các mục tiêu của tổ chức và phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc.
Việc tích hợp công cụ Assets vào Jira Service Management phát huy thế mạnh của hệ sinh thái Jira, làm nâng cao khả năng giao tiếp và xung đột giữa bộ phận IT và DevOps với các nhóm kinh doanh - vận hành. Thêm vào đó, Assets còn khẳng định được sự khác biệt của mình bằng cách:
Hỗ trợ giải quyết yêu cầu hỗ trợ nhanh chóng hơn nhờ vào kho lưu trữ thông tin của các yêu cầu;
Giúp các nhóm DevOps quản lý rủi ro và xử lý các vấn đề hiệu quả hơn;
Giúp theo dõi nguồn tài nguyên CNTT và mối quan hệ giữa các ứng dụng, dịch vụ và cơ sở hạ tầng trực quan hơn;
Tối ưu hóa cho quá trình lên kế hoạch, kiểm kê và tuân thủ các quy định;
Không chỉ hỗ trợ quản lý tài sản và tài nguyên CNTT, Assets còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự, doanh số, hay cơ sở vật chất.
Object schema là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về tài sản CNTT, CI và tài nguyên khác, giúp người dùng hiểu rõ và hình dung trực quan hơn về mối liên quan mật thiết giữa chúng.
Object schema được “thiết kế” như lược đồ. Tại đây, các tài sản sẽ được phân loại theo thư mục, hay object type, cùng với thông tin chính xác về tài sản (attribute) như mô tả, trạng thái và chủ sở hữu. Các tài sản và CI được phân loại trong object type được gọi là object.
Mối liên hệ giữa object schema, object type và attribute và object
Assets cho phép phân quyền quản lý theo nhóm hoặc cá nhân với 3 mức độ:
Global (toàn diện): Người được cấp quyền có thể truy cập và thiết lập công cụ Assets.
Single object schema (kho dữ liệu cụ thể): Người dùng có thể truy cập và thực hiện các thay đổi đối với object schema nhất định.
Single object type (thư mục cụ thể): Người dùng chỉ có thể tùy chỉnh một object type cụ thể.
Vì Assets được tích hợp vào Jira Service Management, bạn có thể tận dụng tính năng Automation của Jira Service Management để thiết lập các lệnh tự động hóa, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.
Ví dụ, khi nhân viên gửi yêu cầu (request) thay thế laptop làm việc mới, phòng IT sẽ ngay lập tức tiếp nhận request này cùng với thông tin và tình trạng của laptop mà nhân viên đó đang sử dụng. Các thông tin này bao gồm mẫu mã, thời điểm mua và bàn giao, thời hạn bảo dưỡng.
Yêu cầu thay thế laptop mới của nhân viên
Assets Discovery là công cụ quét mạng để khai thác thông tin, có thể được sử dụng độc lập mà không cần đến sự can thiệp của người dùng. Assets Discovery giúp người dùng nhận dạng các phần cứng hay phần mềm được liên kết với nhau trong hệ thống mạng cục bộ và tham chiếu thông tin chính xác về từng tài sản, từ đó, theo dỏi và quản lý tất cả thiết bị và CI trong hệ thống tốt hơn.
Không những cho phép tích hợp với các công cụ đến từ các nhà phát triển hàng đầu trong lĩnh vực vận hành dịch vụ đám mây (cloud), quản lý tài sản và CMBD (cơ sở quản lý cấu hình) như AWS, Google Cloud, Azure, Jamf và SCCM, Asset còn hỗ trợ đa dạng các định dạng dữ liệu từ CSV, JSON đến LDAP. Với các định dạng dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng cập nhật file thiết lập sẵn vào object type. Qua đó, đảm bảo các tài sản luôn được cập nhật đầy đủ và kịp thời.
Assets được tích hợp trong chính Jira Service Management, cho phép doanh nghiệp liên kết tài sản/CI với yêu cầu dịch vụ, sự cố, vấn đề, thay đổi và công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc vận hành dịch vụ CNTT. Với cấu trúc dữ liệu mở và linh hoạt, bên cạnh các bộ phận IT hay DevOps, bộ phận kinh doanh - vận hành cũng có thể sử dụng Assets để quản lý tài sản và nguồn lực.
Liên hệ ngay với AgileOps - đối tác giải pháp của Atlassian tại Việt Nam để được tư vấn và tìm hiểu thêm về cách triển khai quy trình ITSM hoàn hảo.