Trong một thế giới ngày càng kết nối, việc quản lý công việc và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm đã trở thành một thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Một giải pháp đột phá đã ra đời, thay đổi cách chúng ta làm việc và cộng tác chính là Lark Base.

Không chỉ đơn thuần là một công cụ, Lark Base tạo ra một không gian làm việc thông minh nơi mọi hoạt động từ nhắn tin, chia sẻ tài liệu đến quản lý dự án diễn ra một cách mượt mà và liền mạch.

Vậy Lark Base là gì và những tính năng nổi bật nào mà công cụ này mang lại? Hãy cùng AgileOps khám phá công cụ này nhé!

Tổng quan về Lark Base

Lark Base là gì?

Lark Base là một hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng tổng hợp, xử lý và theo dõi thông tin, nguồn lực cũng như tiến độ của các bộ phận và dự án mà không cần viết mã code. Lark Base được sử dụng rộng rãi trong việc xây dựng các quy trình công việc. Công cụ này hỗ trợ nhiều ngành nghề và đáp ứng nhu cầu quản lý trong nhiều tình huống khác nhau, như quản lý tác vụ, hệ thống CRM, quy trình tuyển dụng, nhân sự cũng như giám sát doanh thu theo cá nhân, phòng ban hoặc cửa hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.

Đặc biệt, Lark Base được tích hợp trực tiếp vào nền tảng làm việc Lark tạo nên sự phối hợp liền mạch với các ứng dụng khác như Lark Docs, Lark Messenger giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ dự án ngay trong cùng một hệ sinh thái.

Lợi ích của Lark Base đối với doanh nghiệp

Lark Base là công cụ quản lý dữ liệu và quy trình làm việc mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc với những lợi ích:

• Quản lý dữ liệu linh hoạt: Lark Base cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tổ chức, lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tình trạng dữ liệu rời rạc mà còn nâng cao hiệu quả quản trị thông tin.

• Tự động hóa quy trình làm việc: Công cụ này giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

• Tùy chỉnh theo nhu cầu: Doanh nghiệp có thể tạo các bảng dữ liệu và quy trình phù hợp với nhu cầu đặc thù của mình mà không cần kỹ năng lập trình giúp nâng cao khả năng ứng dụng thực tế.

• Cộng tác thời gian thực: Lark Base cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu trong thời gian thực, giúp cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và đội nhóm.

Các tính năng nổi bật của Lark Base

Thu thập và chọn kiểu dữ liệu nhanh chóng

Với giao diện trực quan, Lark Base cho phép người dùng dễ dàng lựa chọn và nhập liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm văn bản, số liệu, các tệp đính kèm mà không cần thực hiện các thao tác phức tạp. Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng dữ liệu được tổ chức một cách khoa học và dễ dàng truy cập. Điều này hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý thông tin và đưa ra những quyết định chính xác.

Tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong Lark

Với tính năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Docs, Lark Messenger, Lark Calendar,... giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin và theo dõi lịch trình công việc mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau. Sự kết nối này không chỉ tăng cường tính linh hoạt mà còn giúp đồng bộ hóa dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo mọi thông tin luôn được cập nhật chính xác, tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả và liên kết chặt chẽ.

Đa dạng giao diện hiển thị

Tùy thuộc vào loại dữ liệu và đặc thù của từng dự án, người quản lý cần theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc từ nhiều khía cạnh khác nhau. Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của từng cá nhân trong đội ngũ, Lark Base đã được phát triển với nhiều chế độ xem linh hoạt, giúp tối ưu hóa quá trình giám sát và quản lý.

Chế độ xem dạng lưới

Chế độ xem dạng lưới được thiết lập mặc định khi tạo một cơ sở dữ liệu mới, mang lại giao diện hiển thị quen thuộc và dễ sử dụng, đặc biệt là cho những người dùng mới. Người dùng có thể dễ dàng thêm vào và điều chỉnh định dạng cho từng trường theo nhu cầu của mình. Đặc biệt, nếu bạn đã có một bảng dữ liệu ban đầu, bạn có thể tạo thêm các chế độ xem mới và Lark Base sẽ tự động thiết lập các chế độ xem đó dựa trên dữ liệu gốc.

Chế độ xem dạng bảng Kanban

Chế độ xem Kanban cung cấp một cách trực quan để hiển thị các bản ghi dưới dạng thẻ được sắp xếp theo các tiêu chí đã định sẵn. Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi các thông tin quan trọng một cách hiệu quả. Bạn có thể áp dụng đồng thời các điều kiện lọc và nhóm cho phép tổ chức công việc dựa trên các trường dữ liệu cụ thể.

Ngoài ra, tính năng kéo và thả thẻ ghi cho phép bạn nhanh chóng thay đổi trạng thái và cập nhật thông tin. Mỗi thẻ ghi đều có thể được chỉnh sửa và thiết lập lại nội dung, đảm bảo rằng mọi người có thể theo dõi chi tiết từng nhiệm vụ. Mọi thay đổi trên thẻ ghi sẽ được đồng bộ ngay lập tức với các chế độ xem khác tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các công việc.

Chế độ xem Gantt

Chế độ xem Gantt cung cấp một cách trực quan và linh hoạt để theo dõi tiến độ của tất cả các nhiệm vụ trong dự án, cho phép người dùng điều chỉnh tiến trình chỉ bằng thao tác kéo thả. Bạn có thể dễ dàng thiết lập các mốc quan trọng bằng cách nhấp vào các ngày cụ thể và lựa chọn khoảng thời gian như tuần, tháng, quý hoặc năm. Người quản lý có thể cập nhật tình trạng các nhiệm vụ thông qua việc kéo thả hoặc di chuyển các thanh tiến trình.

Ngoài ra, chế độ xem Gantt còn hỗ trợ các chức năng nhóm và lọc giúp phân loại nhiệm vụ, từ đó tập trung vào những công việc cần thiết. Với thanh tiến trình, bạn có thể dễ dàng kiểm tra và điều chỉnh số ngày đã phân bổ cho từng nhiệm vụ, tùy chỉnh các trường hiển thị, cũng như thay đổi màu sắc của các thanh tiến trình theo ý muốn.

Chế độ xem dạng lịch

Chế độ xem dạng lịch là công cụ lý tưởng để quản lý sự kiện, lập kế hoạch dự án và tổ chức các hoạt động. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi lịch trình và thời gian của các sự kiện, đồng thời thực hiện các cập nhật nhanh chóng giúp cả nhóm làm việc một cách đồng bộ hơn. Bạn có thể thêm các hạng mục công việc, phân công nhân sự và điều chỉnh màu sắc tương ứng với từng trạng thái công việc hoặc tình trạng tiến độ từ đó nắm bắt rõ ràng tiến trình và lịch trình của dự án hay bộ phận.

Chế độ xem dạng thư viện

Chế độ xem thư viện mang đến cho người dùng khả năng trình bày các bản ghi một cách trực quan với hình ảnh, video và tệp đính kèm được sử dụng làm ảnh bìa đại diện cho mỗi bản ghi. Ngoài ra, người dùng còn có thể tùy chỉnh các yếu tố như tên bản ghi, trạng thái công việc và các thông tin liên quan khác để hiển thị bên dưới mỗi bản ghi. Mỗi bản ghi được thể hiện dưới dạng thẻ thư viện giúp việc theo dõi và quan sát trở nên dễ dàng và trực quan hơn.

Chế độ xem dạng biểu mẫu

Chế độ xem biểu mẫu hay còn gọi là Lark Form, cho phép chuyển đổi bảng dữ liệu thành một biểu mẫu dễ sử dụng. Người dùng có thể gửi biểu mẫu này đến các nhóm cụ thể hoặc toàn bộ thành viên trong bộ phận hay dự án của mình giúp thu thập và cập nhật thông tin nhanh chóng vào bảng. Sau khi dữ liệu được thu thập, bạn có thể áp dụng các bộ lọc, nhóm và bảng điều khiển để phân tích một cách hiệu quả.

Tự động hóa quy trình làm việc

Lark Base cho phép người dùng dễ dàng thiết lập các quy trình tự động để xử lý những tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi thông báo, cập nhật dữ liệu hoặc chuyển tiếp thông tin giữa các bảng. Nhờ vào các quy tắc tự động linh hoạt, Lark Base đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác và đúng thời gian mà không cần can thiệp thủ công. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác và sự nhất quán trong các dự án.

Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu nhanh chóng

Với khả năng tùy chỉnh cao người dùng có thể thiết lập các bảng điều khiển và báo cáo trực quan để theo dõi tiến độ dự án, hiệu suất công việc và các chỉ số quan trọng. Các công cụ phân tích mạnh mẽ của Lark Base giúp bạn nhanh chóng xử lý, lọc và nhóm dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau, từ đó đưa ra những cái nhìn sâu sắc và quyết định chính xác. Tính năng này giúp tăng cường khả năng quản lý thông tin trong các dự án giúp đội ngũ tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Hướng dẫn sử dụng Lark Base

Tạo bảng mới trong Lark Base

Cách 1: Truy cập Lark Docs, chọn New (Mới) sau đó chọn Base.

Cách 2: Từ trang chủ của Base, nhấn New Base (Base mới).

Thêm, chỉnh sửa các trường dữ liệu

Thêm trường dữ liệu

Cách 1. Trong chế độ xem dạng lưới, nhấp vào biểu tượng + ở bên phải của trường cuối cùng.

Cách 2. Trong chế độ xem dạng lưới, chế độ xem Gantt hoặc chế độ xem lịch, nhấp vào Customize Field (Tùy chỉnh Trường) > New field (Trường mới). Trong chế độ xem Kanban và chế độ xem thư viện, nhấp vào Customize Card (Tùy chỉnh Thẻ) > New field (Trường mới).

Cách 3. Mở rộng bản ghi và nhấp New field (Trường mới).

Cách 4. Nhấp chuột phải vào tên của một trường hiện có hoặc di chuột qua tên trường và nhấp vào biểu tượng Mũi tên thả xuống và chọn Insert Left (Chèn bên trái) hoặc Insert Right (Chèn bên phải). Một trường văn bản sẽ được thêm thành công vào hướng bạn đã chỉ định.

Chỉnh sửa tên và loại trường

Cách 1. Nhấp đúp vào tên trường.

Cách 2. Nhấp chuột phải vào tên trường hoặc di chuột qua tên trường và nhấp vào biểu tượng mũi tên thả xuống và chọn Edit Field (Chỉnh sửa trường).

Hướng dẫn nhập dữ liệu từ các nguồn khác và xuất dữ liệu từ Lark Base

Nhập dữ liệu từ nguồn khác

Cách 1. Nhấp chuột vào biểu tượng ··· ở góc trên bên phải của Base, chọn Import (Nhập), sau đó Select File (Chọn tập tin).

Cách 2. Nhấp vào Base trên thanh điều hướng chính, sau đó Convert Excel To Base (Nhập dưới dạng Base).

Cách 3. Trên trang chủ Docs, nhấp vào Upload (Tải lên) > Upload File (Tải lên các tập tin) hoặc nhấp vào Upload (Tải lên) > Import as New Docs (Nhập dưới dạng Docs mới).

Cách 4. Nhấp vào biểu tượng + ở góc trên bên phải của một base, sau đó chọn Upload File (Tải lên tập tin).

Lưu ý: Một tập tin không được vượt quá 100 cột hoặc 20.000 hàng. Kích thước tập tin không được vượt quá 20MB.

Xuất dữ liệu từ Lark Base

Tại Base, nhấp vào biểu tượng ··· và chọn Export (Xuất) ở góc trên bên phải và chọn định dạng mong muốn.

Trải nghiệm Lark Base dễ dàng, tối ưu vận hành cùng AgileOps!

Như vậy, Lark Base là công cụ quản lý dữ liệu và quy trình làm việc hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao năng suất. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt, tích hợp sâu với hệ sinh thái Lark và giao diện trực quan Lark Base chính là lựa chọn lý tưởng cho mọi tổ chức.

Tự hào là Đối tác hạng Vàng chính thức của Lark tại Việt Nam cùng với sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ IT giàu kinh nghiệm AgileOps tin rằng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn triển khai sẻ và tối ưu Lark theo nhu cầu. Liên hệ ngay AgileOps ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm Lark.