Để nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh trong các hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín trên thế giới. Một số công cụ được sử dụng khá phổ biến như phần mềm quản lý dự án của Atlassian, phần mềm marketing của Hubspot hoặc ứng dụng email của Google, Microsoft.
Thông thường, trong quá trình thanh toán, các doanh nghiệp sẽ trả thêm một chi phí được gọi là thuế nhà thầu nước ngoài. Đối với những doanh nghiệp Việt chưa từng tiếp cận loại thuế này thì đây là một vấn đề khá mới mẻ và có thể phải chi trả lên tới 110% chi phí cho một bản quyền. Nếu biết cách đàm phán khấu trừ thuế tại nguồn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giữ 10% phí đóng thuế nhà thầu và chỉ thanh toán 90% phí bản quyền.
Thuế nhà thầu nước ngoài (Foreigner Contractor Tax) là loại thuế được áp dụng cho các doanh nghiệp nước ngoài khi kinh doanh hoặc có thu nhập tại Việt Nam, cụ thể là những hãng phần mềm quốc tế có phát sinh thu nhập từ việc kinh doanh các sản phẩm bản quyền phần mềm tại Việt Nam.
Theo quy định pháp luật hiện hành, những hãng phần mềm này có nghĩa vụ phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho các phát sinh doanh thu nếu có, tương ứng với tỷ lệ là trên tổng giá trị đơn hàng (*). Nếu doanh nghiệp lựa chọn mua trực tiếp từ các hãng phần mềm kể trên thì sẽ phải khai báo và đóng biểu thuế này thay cho họ.
(*) Bài viết chỉ gói gọn trong việc xử lý thuế nhà thầu nước ngoài khi mua bản quyền phần mềm quốc tế, các hoạt động khác sẽ có biểu thuế thu nhập doanh nghiệp và VAT.
Doanh nghiệp Việt đặc biệt cần lưu ý 3 mục sau khi mua bản quyền phần mềm và xử lý thuế nhà thầu:
Như đã đề cập ở trên, các hãng phần mềm nước ngoài khi phát sinh giao dịch tại Việt Nam sẽ phải đóng thuế nhà thầu; hoặc doanh nghiệp Việt ký hợp đồng với những hãng phần mềm này cần phải kê khai và nộp thuế nhà thầu nước ngoài thay cho họ.
Đây cũng là điều kiện để doanh nghiệp Việt hợp pháp hóa chi phí mua phần mềm đó. Nếu không khai báo giao dịch mua bán và nộp thuế nhà thầu, thì chi phí mua phần mềm của bạn sẽ không được hạch toán vào chi phí hợp lý.
Có nhiều doanh nghiệp Việt sau khi mua phần mềm chưa biết đến việc đóng thuế nhà thầu. Theo quy định, trong thời hạn 10 ngày kể từ thời điểm khai báo giao dịch, bạn phải đóng thuế tương ứng với 10% tổng giao dịch.Sau khoảng thời gian đó, doanh nghiệp sẽ bị xem là chậm nộp thuế và bị phạt từ ngày thứ 11 cho đến ngày quyết toán thuế. Chính vì vậy, đã xảy ra nhiều tình trạng doanh nghiệp Việt sau khi mua phần mềm nước ngoài nhưng phải chịu phạt một số tiền lớn vì chưa hiểu hết luật.
Nếu chưa biết cách đàm phán thuế khấu trừ tại nguồn (Tax Withholding), một số doanh nghiệp có thể phải thanh toán 100% phí bản quyền cộng thêm 10% thuế nhà thầu. Tổng cộng chi phí doanh nghiệp thanh toán là 110%.
Tuy nhiên, với các công ty phần mềm lớn như Atlassian, Hubspot, Google hay Microsoft, tuỳ vào giá trị đơn hàng và chính sách riêng của từng hãng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thương lượng khấu trừ 10% giá trị hợp đồng. Từ đó, doanh nghiệp có thể dùng phần khấu trừ này để đóng thuế thay cho hãng. Nhờ vậy, doanh nghiệp chỉ chi 90% chi phí để thanh toán đơn hàng và 10% để đóng thuế.
3 phương án xử lý thuế nhà thầu nước ngoài khi mua phần mềm quốc tế
Khi mua các phần mềm quốc tế, doanh nghiệp Việt có thể áp dụng 1 trong 3 cách sau để thanh toán thuế nhà thầu nước ngoài:
Doanh nghiệp sẽ kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ thanh toán đủ 100% giá trị hợp đồng với hãng và đóng thêm 10% thuế nhà thầu nước ngoài.
Ví dụ, công ty A ở nước ngoài đang bán phần mềm có giá $1,000. Nếu muốn sử dụng sản phẩm này, bạn phải thanh toán cho A $1,000và đóng thuế $100. Tổng cộng bạn cần bỏ ra $1,100.
Nếu hợp đồng các bên ghi nhận đã bao gồm thuế, bạn có thể đàm phán với các hãng phần mềm nước ngoài để chi trả 90% giá trị hóa đơn (short-paying invoice), đồng thời giữ 10% còn lại nộp cho cơ quan thuế và gửi biên nhận lại cho hãng để hoàn tất hóa đơn (clear invoice).
Ví dụ, công ty B ở nước ngoài đang bán phần mềm giá $1,000. Bạn có thể đàm phán trả cho B $900 và khấu trừ $100 để đóng thuế nhà thầu, sau đó gửi biên nhận cho hãng để hoàn tất hợp đồng. Vậy tổng số tiền bạn bỏ ra chỉ $1,000.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn làm việc trực tiếp với một đối tác chính thức của hãng phần mềm tại Việt Nam. Khi đó, các đối tác sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc hoàn thành tất cả các thủ tục thanh toán và khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài.
Người mua sẽ trả 100% giá trị hoá đơn, trong đó doanh nghiệp đối tác sẽ thay mặt khách hàng tiến hành những bước xử lý ở Cách 2. Cách này không chỉ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình mua bán, tiết kiệm được thời gian, công sức mà còn nhận được sự hỗ trợ từ đối tác chính thức của hãng tại Việt Nam.
Chẳng hạn với phần mềm Atlassian có giá $1,000. Khi bạn mua qua đối tác giải pháp chính thức của hãng tại Việt Nam là AgileOps, bạn sẽ trả $1,000. Trong đó, AgileOps thanh toán với hãng $900 và $100 còn lại AgileOps sử dụng đóng thuế.
Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, việc đóng thuế nhà thầu nước ngoài không quá phức tạp, tuy nhiên doanh nghiệp Việt cần phải có khá nhiều lưu ý về tờ khai hợp đồng, hóa đơn, thời hạn đóng thuế và mức thuế phí.
Do đó, để giảm thiểu rủi ro liên quan, đặc biệt khi bạn có nhu cầu mua các sản phẩm của Atlassian như Jira, Jira Service Management, Confluence,… thì AgileOps là đối tác đáng tin cậy không những giúp doanh nghiệp sở hữu sản phẩm chính hãng mà còn giải quyết các thủ tục phức tạp, để bạn tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức.