EMDDI nâng cấp quản trị với giải pháp Atlassian

Khó dự toán thời gian và đánh giá hiệu suất nhóm

• KHÓ THEO DÕI THỜI GIAN THỰC
  Không ghi nhận được thời gian làm việc của từng thành viên
• KHÓ DỰ TOÁN CÔNG VIỆC
  Khó phân bổ nguồn lực và đánh giá năng suất của nhóm
• CHƯA KHAI THÁC HẾT JIRA
  Đa số thành viên chỉ mới "biết mặt" Jira, hạn chế khả năng giám sát công việc

• THIẾU BÁO CÁO TIẾN ĐỘ
  Cần báo cáo tổng quan phù hợp với từng cấp người dùng

Tối ưu sức mạnh của các sản phẩm công nghệ

Hiểu rõ nhu cầu của EMDDI các đội ngũ các chuyên gia AgileOps tiến hành giải quyết bài toán này cách phối hợp sử dụng giữa sản phẩm Atlassian, công cụ giao tiếp, ứng dụng bổ trợ và tính năng nâng cao của Jira với nhau.

Phối hợp đào tạo với công nghệ tiên tiến

AgileOps triển khai theo ba hướng: đào tạo top-down, báo cáo thiết kế riêng cho từng đối tượng và tích hợp Tempo với Jira Automation. Dự án chạy theo mô hình lặp (iterative implementation), điều chỉnh liên tục dựa trên phản hồi của EMDDI.

Đào tạo top-down dựa trên tình huống thực tế

Đa số, thành viên tại EMDDI, trừ bộ phận IT và cấp quản lý, chưa từng tiếp xúc từ trước với các sản phẩm Atlassian từ trước, do đó, AgileOps đề xuất giải pháp đào tạo theo mô hình top-down, còn được hiểu là phương pháp đào tạo từ trên xuống dưới.

Các buổi đào tạo cho các super user, hay quản trị viên, và quản lý cấp cao được tổ chức trước vì những cấp người dùng này hiểu rõ về cách vận hành của từng bộ phận. Sau đó, họ có thể dễ dàng chọn lọc và truyền đạt thông tin cho bộ phận phụ trách sao cho phù hợp với cấu trúc của bộ phận và công việc của từng thành viên.

Để đạt được hiệu suất tối đa cho giải pháp này, các chuyên gia Atlassian của AgileOps đã xây dựng các buổi đào tạo, chia sẽ và tài liệu soạn dựa trên kinh nghiệm và trường hợp trong thực tế như thay vì sử dụng các tài liệu có sẵn do Atlassian cung cấp.

Báo cáo thiết kế riêng cho từng đối tượng người dùng

Do chưa xác định, nắm rõ về báo cáo cần dùng để đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên, cũng như không tìm đc công cụ để lên kế hoạch cho dự án, quy trình quản trị doanh nghiệp của EMDDI gặp nhiều khó khăn. Hiểu được khó khăn này, đội ngũ chuyên gia Atlassian thiết kế báo cáo dành riêng cho nhu cầu của doanh nghiệp.

Cụ thể, team dự trù và chuẩn bị các thành phần mà khách hàng sẽ cần cho báo cáo, sau đó cùng bàn bạc và chọn lọc thành phần cần thiết. Tiếp theo, team cung cấp các báo cáo mẫu dựa trên data mẫu và tiến thành thiết kế UX/UI cho báo cáo rồi đưa data của khách hàng vào báo cáo đó.

Ngoài ra, team còn hỗ trợ liên kết dữ liệu với công cụ đã được EMDDI sử dụng trước là Power BI.

Đánh giá hiện trạng để triển khai phối hợp công cụ CNTT tối ưu

Một trong những công cụ EMDDI tập trung chính là Tempo. Vì thế, việc đưa thành phần, đối tượng phù hơp nhất với EMDDI vào mội trường dùng thử sandbox đóng vai trò rất quan trọng.

Dựa vào kết quả kiểm thử trong sandbox, AgileOps tiếp tục cấu hình Tempo với các tính năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng như tính năng sum-up value, tập hợp tất cả tác vụ cần để giải quyết cho dự án trên timeline. Nhờ vậy, EMDDI không những dễ dàng theo dõi tiến trình hoàn thành và đánh giá chất lượng dự án, mà còn tối ưu chi phí và tiết kiệm công sức.

AgileOps cũng tích hợp Jira Automation, giúp liên kết Tempo với các ứng dụng khác, tăng hiệu quả qua kết nối với Slack, email, và các công cụ Atlassian như Jira và Confluence.

Triển khai giải pháp hiệu quả từ phản hồi khách hàng

Tận dụng giải pháp Iterative implementation - giải pháp dựa trên mô hình scrum, các chuyên gia Atlassian của AgileOps thực hiện tuần tự theo khoảng thời gian định sẵn và điều chỉnh dựa trên phản hồi của khách hàng. Trước tiên, AgileOps xây dựng một chu trình phản hồi liên lục với khách hàng, hay vòng lặp phản hồi, để thu thập thông tin qua từng giai đoạn của dự án và thực hiện cập nhật yêu cầu thay đổi theo thứ tự ưu tiên dựa trên ý kiến phản hồi.

Ngoài việc linh động điều chỉnh ưu tiên, team còn sử dụng các công cụ làm việc nhóm để cập nhật và giao tiếp tức thì. Sau mỗi thay đổi được thực hiện, các chuyên gia phụ trách tổ chức buổi trao đổi kế hoạch giữa 2 bên nhằm mục đích ghi nhận phản hồi, đánh giá sau triển khai để kiểm tra hiệu quả, cũng như hỗ trợ cho những cải tiến tiếp theo.