Trong thời đại làm việc từ xa và cộng tác số, việc lựa chọn một công cụ quản lý tài liệu và tổ chức công việc hiệu quả không còn là “nên có” mà là “phải có”. Hai cái tên đang được nhắc đến nhiều nhất trong lĩnh vực này là Confluence và Notion – mỗi công cụ đều mang một triết lý và cách tiếp cận riêng trong việc xây dựng không gian làm việc cho đội nhóm.

Theo Notion (2024), nền tảng này đã đạt hơn 100 triệu người dùng toàn cầu, nổi bật nhờ khả năng tuỳ biến và tích hợp linh hoạt trong một giao diện trực quan. Trong khi đó, Confluence đang được sử dụng bởi hơn 75.000 doanh nghiệp, đặc biệt phổ biến trong các công ty công nghệ và đội ngũ kỹ thuật quy mô lớn.

Vậy công cụ nào phù hợp hơn với nhu cầu làm việc của bạn và nhóm? Bài viết này AgileOps sẽ phân tích chi tiết hai nền tảng để giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất.

Về Confluence

Confluence là gì?

Confluence là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác do Atlassian phát triển, giúp đội nhóm tạo, chia sẻ và tổ chức thông tin một cách có hệ thống. Nó đặc biệt phù hợp để xây dựng wiki nội bộ, ghi chú dự án và làm việc nhóm, với khả năng phân quyền linh hoạt và tích hợp tốt với các công cụ như Jira và Trello.

Lịch sử hình thành

Confluence được ra mắt lần đầu vào năm 2004 bởi Atlassian với mục tiêu giúp các đội nhóm ghi chép và tổ chức tài liệu hiệu quả. Vào 2006, Confluence bắt đầu tích hợp với các công cụ khác của Atlassian, như Jira, mở rộng khả năng cộng tác trong các dự án phần mềm. Đến 2010, nền tảng này đã có hơn 10,000 khách hàng và tiếp tục phát triển mạnh mẽ.

Phiên bản Cloud của Confluence được ra mắt vào 2016, giúp người dùng truy cập từ bất kỳ đâu. Đến 2020, Confluence đã phục vụ hơn 75,000 tổ chức trên toàn cầu. Đến 2023, nền tảng này đạt mốc 100,000 khách hàng, củng cố vị thế hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tri thức và cộng tác.

Về Notion

Notion là gì?

Notion là một công cụ quản lý công việc và tài liệu đa năng, cho phép người dùng tạo, tổ chức và chia sẻ thông tin trong một không gian làm việc duy nhất. Với giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Notion kết hợp các tính năng như ghi chú, danh sách công việc, cơ sở dữ liệu và quản lý dự án, giúp cá nhân và đội nhóm làm việc hiệu quả. Nền tảng này nổi bật nhờ tính dễ sử dụng và khả năng tích hợp cao, thích hợp cho cả công việc cá nhân và công việc nhóm.

Lịch sử hình thành

Notion được sáng lập vào năm 2013 bởi Ivan Zhao và Simon Last với mục tiêu tạo ra một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để tổ chức thông tin. Sau khi phát triển phiên bản beta trong vài năm, Notion chính thức ra mắt công chúng vào 2015. Ban đầu, nền tảng này chỉ hỗ trợ ghi chú và tổ chức cơ bản, nhưng sau đó đã bổ sung nhiều tính năng như cơ sở dữ liệu, danh sách công việc và tích hợp với các công cụ khác.

Vào 2018, Notion ra mắt phiên bản Web và Mobile, mở rộng khả năng sử dụng cho người dùng toàn cầu. Năm 2020, Notion đạt mốc 20 triệu người dùng, trở thành một công cụ phổ biến trong việc quản lý công việc và tài liệu. Đến 2023, Notion đã vượt qua 30 triệu người dùng trên toàn thế giới, củng cố vị thế là một trong những nền tảng cộng tác và quản lý công việc hàng đầu.

So sánh Confluence vs Notion

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Notion nổi bật với giao diện tối giản, hiện đại và linh hoạt. Người dùng có thể dễ dàng kéo thả các khối nội dung, tạo trang con, thêm bảng dữ liệu, lịch và các loại nội dung khác một cách trực quan. Trải nghiệm trên Notion thiên về cá nhân hóa cao, phù hợp với cả cá nhân lẫn nhóm nhỏ muốn một không gian làm việc sáng tạo, linh hoạt và dễ sử dụng ngay từ lần đầu.

Confluence thì ngược lại, mang giao diện chuyên nghiệp và có phần "doanh nghiệp" hơn. Mặc dù không tối giản như Notion nhưng giao diện của Confluence lại rất phù hợp cho các tổ chức lớn, nơi yêu cầu cấu trúc nội dung rõ ràng, quy trình phê duyệt, tích hợp sâu với các công cụ như Jira và các tính năng quản trị mạnh mẽ. Việc tạo nội dung trên Confluence có thể mất thời gian làm quen hơn Notion nhưng khi đã thành thạo, người dùng có thể tận dụng được hệ sinh thái mạnh mẽ của Atlassian.

Các tính năng chính

Tính năng tạo và soạn thảo nội dung

Notion cho phép người dùng tạo các trang với cấu trúc tự do, từ việc soạn thảo văn bản cho đến việc tạo bảng, danh sách, hình ảnh và các phần tử khác. Notion hỗ trợ việc nhúng các file đa dạng như hình ảnh, video, bảng tính và các liên kết. Đặc biệt, Notion có khả năng tích hợp các công cụ lập kế hoạch cá nhân, tạo danh sách công việc và quản lý dự án giúp nó trở thành một công cụ không chỉ để tạo nội dung mà còn để quản lý công việc hiệu quả.

Trong khi đó, Confluence là công cụ tập trung vào làm việc nhóm và quản lý tài liệu trong các tổ chức lớn. Confluence cung cấp các tính năng mạnh mẽ để tạo và tổ chức tài liệu, dễ dàng hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Nó cho phép tạo các trang tài liệu, wiki hoặc báo cáo với nhiều mẫu có sẵn để người dùng nhanh chóng bắt đầu. Tuy nhiên, giao diện của Confluence có thể hơi phức tạp và không linh hoạt như Notion khi nói đến việc tạo các loại nội dung đa dạng ngoài văn bản.

Tính năng tích hợp và mở rộng

Notion mang đến sự linh hoạt với khả năng kết nối dễ dàng với nhiều công cụ phổ biến như Google Drive, Slack, Trello và Figma. Điều này cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu và hợp nhất các tác vụ từ nhiều ứng dụng khác nhau trong một không gian duy nhất. Mặc dù hệ thống tích hợp của Notion không phong phú như Confluence nhưng khả năng tùy chỉnh với các API và kho mẫu đa dạng cho phép người dùng linh hoạt mở rộng công cụ theo nhu cầu cá nhân.

Đối với Confluence, với khả năng tích hợp sâu vào hệ sinh thái đặc biệt là với Jira giúp người dùng cảm thấy sự kết nối chặt chẽ giữa Confluence và các công cụ Atlassian cực kỳ hữu ích. Thêm vào đó, Confluence hỗ trợ một lượng lớn plugin và ứng dụng từ Atlassian Marketplace giúp mở rộng tính năng của công cụ này một cách dễ dàng.

Cộng tác nhóm và giao tiếp

Người dùng Notion có thể chia sẻ trang, tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu với nhóm và cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa nội dung trong thời gian thực. Các thành viên có thể để lại nhận xét trực tiếp trên các phần tử như văn bản, hình ảnh, bảng hoặc danh sách giúp việc giao tiếp trở nên trực quan. Tuy nhiên, Notion chủ yếu tập trung vào việc hỗ trợ cộng tác trong không gian cá nhân hoặc nhóm nhỏ với khả năng đồng bộ hóa và chia sẻ tài liệu dễ dàng.

Confluence thì ngược lại, được thiết kế với mục tiêu phục vụ cộng tác nhóm trong môi trường doanh nghiệp lớn. Nó cung cấp các tính năng để tổ chức tài liệu theo các không gian và trang giúp dễ dàng quản lý thông tin của các dự án lớn với khả năng phân quyền và kiểm soát truy cập chi tiết. Confluence hỗ trợ các công cụ giao tiếp như bình luận, thông báo và thậm chí tích hợp với các công cụ khác như Jira để theo dõi tiến độ công việc và giải quyết vấn đề. Confluence còn cung cấp tính năng xem lịch sử chỉnh sửa và theo dõi phiên bản tài liệu, điều này rất hữu ích cho việc quản lý cộng tác trong các nhóm làm việc phức tạp, đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ và đúng đắn.

Quản trị hệ thống và bảo mật

Notion chủ yếu phục vụ cho cá nhân và nhóm nhỏ và mặc dù nó cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như mã hóa dữ liệu khi truyền tải và khi lưu trữ, cũng như xác thực hai yếu tố (2FA) nhưng Notion không có nhiều tính năng phức tạp để quản lý hệ thống như các công cụ dành cho tổ chức lớn. Notion sử dụng một mô hình chia sẻ tài khoản cá nhân và các tính năng quản trị người dùng như phân quyền khá đơn giản, chủ yếu dành cho người dùng cần tổ chức và chia sẻ tài liệu trong nhóm nhỏ. Về mặt bảo mật, Notion đảm bảo các dữ liệu của người dùng luôn được bảo vệ nhưng không có nhiều công cụ kiểm soát và báo cáo chi tiết dành cho quản trị viên.

Với thiết kế dành cho các tổ chức lớn và doanh nghiệp, Confluence có các tính năng quản trị hệ thống và bảo mật hệ thống mạnh mẽ. Confluence cung cấp các công cụ quản lý người dùng và phân quyền chi tiết, cho phép phân chia quyền truy cập theo từng nhóm, dự án hoặc tài liệu cụ thể. Điều này rất hữu ích trong các môi trường làm việc phức tạp, nơi yêu cầu các mức độ bảo mật và truy cập khác nhau. Confluence cũng tích hợp với các công cụ quản lý người dùng doanh nghiệp như Active Directory giúp việc kiểm soát truy cập trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, Confluence cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, bao gồm mã hóa SSL, xác thực đa yếu tố, kiểm soát phiên bản tài liệu chi tiết và khả năng tùy chỉnh các chính sách bảo mật cho tổ chức.

So sánh giá Confluence vs Notion

Notion cung cấp gói miễn phí phù hợp cho người dùng cá nhân với đầy đủ các tính năng cốt lõi như tạo nội dung, quản lý ghi chú và dự án. Với nhu cầu làm việc nhóm hoặc doanh nghiệp, Notion có các gói trả phí bắt đầu từ $4/người dùng/tháng.

Với mục đích phục vụ môi trường doanh nghiệp nên Confluence có mô hình giá khác biệt hơn. Gói miễn phí hỗ trợ tối đa 10 người dùng nhưng bị giới hạn ở các tính năng cơ bản. Gói trả phí bắt đầu từ $5/người dùng/tháng bổ sung các chức năng như quản lý tài liệu nâng cao, tích hợp với hệ sinh thái Atlassian và kiểm soát người dùng.

Confluence vs Notion: Công cụ nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Notion là lựa chọn hoàn hảo cho cá nhân, freelancer và các doanh nghiệp nhỏ đến vừa đang tìm kiếm một nền tảng linh hoạt, dễ sử dụng và có tính thẩm mỹ cao. Với khả năng kết hợp giữa ghi chú, quản lý công việc, cơ sở dữ liệu và wiki nội bộ trong một giao diện trực quan, Notion giúp các nhóm nhỏ vận hành hiệu quả mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng công nghệ.

Trong khi đó, Confluence được thiết kế dành riêng cho môi trường doanh nghiệp lớn, nơi cần các tính năng mạnh về bảo mật, phân quyền người dùng, tích hợp sâu với các công cụ khác trong hệ sinh thái Atlassian như Jira, Bitbucket… Với khả năng quản lý tài liệu ở quy mô lớn, kiểm soát phiên bản và hỗ trợ tổ chức phân cấp rõ ràng, Confluence là nền tảng đáng tin cậy để xây dựng hệ thống tri thức nội bộ cho các tổ chức có quy trình phức tạp và đội ngũ đông đảo.

Nếu bạn ưu tiên sự linh hoạt, dễ dùng và chi phí thấp, Notion là lựa chọn phù hợp hơn. Nếu cần sự ổn định, khả năng mở rộng và các công cụ quản trị chuyên sâu, Confluence sẽ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ ngay AgileOps để được tư vấn cũng như trải nghiệm các tính năng nổi bật của Confluence.