Quy trình phê duyệt là một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất tại công ty, bao gồm nhiều công việc tốn thời gian và công sức như xin nghỉ phép, xử lý thanh toán, ký kết hợp đồng,... Để quản lý khối lượng công việc lớn này, các nhà quản lý cần một hệ thống hỗ trợ hiệu quả giúp theo dõi, lưu trữ an toàn và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng.

Lark Approval là giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình này, cho phép phê duyệt nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột, tích hợp trực tiếp vào hệ thống giao tiếp của doanh nghiệp. Công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường tính minh bạch, từ đó cho phép tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi.

Vậy Lark Approval là gì và nó mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng AgileOps tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Lark Approval là gì?

Lark Approval là giải pháp tối ưu cho việc quản lý và thiết kế các quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Công cụ này cho phép người dùng dễ dàng tạo ra những quy trình phê duyệt vừa đơn giản vừa hiệu quả, phù hợp với mọi hoạt động hoặc nhiệm vụ trong công việc.

Với Lark Approval, các doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn sự phức tạp và rườm rà của các quy trình phê duyệt truyền thống dựa trên giấy tờ. Thay vào đó, nền tảng này cung cấp một giải pháp số hóa toàn diện, cho phép thiết lập các quy trình trực tuyến đơn giản, dễ sử dụng và dễ tiếp cận cho tất cả thành viên trong tổ chức. Mọi giai đoạn của quy trình, từ việc tạo biểu mẫu, thiết kế luồng công việc, nhận thông báo đến đưa ra quyết định cuối cùng, đều được thực hiện một cách liền mạch trên cùng một nền tảng.

Điểm nổi bật của Lark Approval là tính linh hoạt trong thiết kế luồng phê duyệt. Người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh quy trình bằng cách kéo và thả các module nội dung, đảm bảo phù hợp tối đa với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Các tính năng chính của Lark Approval

Thiết kế mẫu phê duyệt

Với Lark Approval, quy trình phê duyệt của bạn sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Lark Approval cung cấp cho bạn hơn 100 mẫu có sẵn để lựa chọn, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể hoặc kết nối với các hệ thống hiện có. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi và nâng cao sự hài lòng của nhân viên chỉ với vài cú nhấp chuột. Sau khi tạo mẫu, quản trị viên có thể dễ dàng tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của nhân viên, giúp mọi người thực hiện phê duyệt một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Ngoài việc chọn đối tượng phê duyệt, mẫu phê duyệt còn cho phép người dùng thêm nhiều loại thông tin khác nhau như tệp tin, hình ảnh, số liệu, và ngày tháng, tạo ra các mẫu phê duyệt đa dạng và linh hoạt.

Thiết kế quy trình phê duyệt

Lark Approval cho phép bạn thiết kế các quy trình phê duyệt một cách linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Người dùng có thể tùy chỉnh từng bước phê duyệt, từ việc xác định người phê duyệt cho đến việc thiết lập các quy tắc phức tạp.

Lark Approval giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phê duyệt, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc. Với khả năng tích hợp với Lark Messenger, nhân viên có thể xử lý phê duyệt mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Tăng cường sự chuyên nghiệp và cải thiện trải nghiệm làm việc cho toàn bộ đội ngũ.

Lợi ích của Lark Approval đối với doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian

Lark Approval mang đến một bộ sưu tập các biểu mẫu phê duyệt được thiết kế sẵn, đáp ứng nhu cầu của các nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp như hành chính, văn phòng, nhân sự và kế toán.

Ngoài ra, Lark Approval cho phép người dùng tự tạo các biểu mẫu phê duyệt tùy chỉnh theo mục đích sử dụng, nhờ vào công cụ kéo & thả (no-code) tiện lợi. Chỉ với những thao tác đơn giản: kéo các trường thông tin từ bảng điều khiển bên trái và thả vào giao diện hiển thị trực quan trên di động ở bên phải, bạn có thể nhanh chóng tạo ra một biểu mẫu phê duyệt cơ bản.

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng tức thì, Lark Approval còn cung cấp sẵn 4 biểu mẫu phê duyệt thông dụng gồm: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và phê duyệt từ xa. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình phê duyệt.

Tối ưu quy trình không cần code

Công cụ xây dựng quy trình phê duyệt no-code của Lark Approval mang đến những tiện ích ưu việt như:

Hỗ trợ thiết lập điều kiện rẽ nhánh dựa trên dữ liệu form

Trong doanh nghiệp, quy trình phê duyệt thường bao gồm nhiều tầng, tương ứng với các nhánh phê duyệt trong Lark Approval.

Đối với mỗi nhánh phê duyệt, người dùng có khả năng thiết kế các mẫu đơn riêng biệt. Dựa trên giá trị dữ liệu từ từng mẫu đơn, Lark Approval cho phép người dùng thiết lập các điều kiện chi tiết, từ đó tự động hóa việc phân luồng quy trình. Điều này không chỉ đảm bảo tính logic và liền mạch mà còn làm cho quy trình trở nên dễ hiểu và hiệu quả hơn.

Hỗ trợ quy trình tuyến tính với hai loại thao tác: xử lý và phê duyệt

Lark Approval cung cấp tính năng xử lý, đóng vai trò như một trợ lý đắc lực, chuyên hỗ trợ thực hiện và đánh giá các yêu cầu phê duyệt trước khi gửi đến cấp lãnh đạo. Tính năng này mô phỏng vai trò của một trợ lý thực thụ trong doanh nghiệp, góp phần giảm tải công việc và nâng cao hiệu quả xử lý.

Khi bước xử lý được thêm vào quy trình phê duyệt, người được phân công sẽ nhận thông báo và thực hiện các hành động cần thiết tại đúng thời điểm, đảm bảo quy trình vận hành một cách trơn tru và chính xác.

Tích hợp với Lark Messenger để thông báo phê duyệt tự động

Một trong những lợi ích nổi bật của Lark Approval là khả năng tích hợp mượt mà với các ứng dụng và nền tảng khác trong hệ sinh thái Lark Suite. Người dùng có thể dễ dàng tạo nhóm phê duyệt để tăng tốc quá trình xử lý, chỉ với một cú nhấp chuột để kéo tất cả các bên liên quan vào một cuộc trò chuyện nhóm. Tại đây, các thành viên có thể thảo luận, thống nhất trước khi thiết lập quy trình phê duyệt hiệu quả.

Đặc biệt, mọi thông báo trong quy trình phê duyệt sẽ được gửi tự động qua Lark Messenger, giúp các bên liên quan thực hiện phê duyệt trực tiếp mà không cần truy cập vào ứng dụng Lark Approval. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao sự tiện lợi trong công việc.

Với việc tích hợp toàn diện các ứng dụng trong một nền tảng duy nhất, Lark mang lại sự linh hoạt tối ưu, tạo ra một quy trình làm việc đồng bộ, liền mạch và hiệu quả trong toàn bộ hệ sinh thái.

Hướng dẫn sử dụng Lark Approval

Tạo quy trình phê duyệt

Bước 1. Vào bảng điều khiển Approval Admin (Quản trị phê duyệt), tại đây nhấp vào Create Approval (Tạo phê duyệt).

Bước 2. Chọn một trong các thao tác sau:

• Chọn một mẫu có sẵn từ thư viện như mẫu dành cho quản lý chấm công, tài chính, nhân sự,…

• Nhấp vào Create custom approval (Tạo phê duyệt)) tùy chỉnh và thiết kế phê duyệt theo nhu cầu.

• Nhấp vào Integrate third-party approvals (Tích hợp phê duyệt của bên thứ ba) để truy cập vào hệ thống phê duyệt của bên thứ ba.

Bước 3. Làm theo hướng dẫn để hoàn thành các cài đặt về Basic Info (Thông tin cơ bản), Form Design (Thiết kế biểu mẫu), Process Design Basic Info (Thiết kế quy trình) và More (cài đặt khác).

Bước 4. Nhấp vào Publish (Xuất bản).

Tạo mẫu phê duyệt

Bước 1. Mở Approval admin console (Bảng điều khiển quản trị phê duyệt).
Bước 2. Nhấp vào Create Approval (Tạo phê duyệt) để tạo phê duyệt mới hoặc nhấp vào biểu tượng Edit (Chỉnh sửa) ở bên phải phê duyệt hiện có để đi đến trang chi tiết.
Bước 3. Đi đến Form Design (Thiết kế biểu mẫu) để thêm hoặc chỉnh sửa tiện ích trong bố cục hiển thị trên thiết bị di động.

Thiết lập quy trình phê duyệt

Bước 1. Mở Approval admin console (Bảng điều khiển quản trị phê duyệt) và thực hiện một trong bước sau:

• Nhấp vào Create Approval (Tạo Phê duyệt) để tạo phê duyệt mới.

• Nhấp vào biểu tượng Edit (Chỉnh sửa) ở bên phải phê duyệt hiện có để mở trang chi tiết của phê duyệt đó.

Bước 2. Nhấp vào Process Design (Thiết kế quy trình).
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng ⊕ New (Mới) giữa các bước và chọn Approver (Người phê duyệt) để thêm người phê duyệt vào vị trí hiện tại.

Bước 4. Nhấp vào một bước phê duyệt để xem cài đặt của bước đó ở bên phải, nơi bạn có thể cấu hình loại, người phê duyệt và quyền.

Chọn Approval type (Loại phê duyệt). Theo mặc định là phê duyệt thủ công, nhưng có thể đặt loại thành Auto-approve (Phê duyệt tự động) hoặc Auto-reject (Từ chối tự động).

Quyết định ai sẽ là người phê duyệt. Chọn từ các mục sau:

• Manager (Quản lý): Chỉ định cấp quản lý phù hợp của người yêu cầu, chẳng hạn như quản lý trực tiếp hoặc quản lý cấp trên một bậc.

• Department supervisor (Trưởng phòng): Xác định cấp trưởng phòng của người yêu cầu, ví dụ trưởng phòng trực tiếp hoặc cấp trên của trưởng phòng đó.

• Role (Vai trò): Gán một vai trò cụ thể làm người phê duyệt.

• User group (Nhóm người dùng): Chỉ định các thành viên trong nhóm làm người phê duyệt.

• Specify approver (Người phê duyệt cụ thể): Gán một thành viên cụ thể làm người phê duyệt

• Requester self-selection (Người yêu cầu tự chọn): Cho phép người yêu cầu tự chọn người phê duyệt. Bạn có thể giới hạn phương thức và phạm vi lựa chọn.

• Requester (Người yêu cầu): Người yêu cầu có thể trở thành người phê duyệt cho chính yêu cầu của mình, thường áp dụng khi cần họ xác nhận thông tin.

• Step Approver (Người phê duyệt ở bước trước): Chỉ định người đã phê duyệt tại bước trước đó để tiếp tục phê duyệt yêu cầu ở một bước sau. Tùy chọn này không áp dụng cho bước phê duyệt đầu tiên.

• Multiple supervisors (Nhiều giám sát viên): Quy trình cần sự phê duyệt từ nhiều cấp quản lý, bắt đầu từ quản lý trực tiếp của người yêu cầu và kết thúc tại một điểm phê duyệt đã được xác định.

• Multiple department supervisors (Nhiều cấp trưởng phòng): Quy trình yêu cầu sự phê duyệt từ nhiều cấp trưởng phòng, bắt đầu từ trưởng phòng trực tiếp của người yêu cầu và kết thúc tại một điểm phê duyệt đã xác định.

• Contacts in the form (Liên hệ trong biểu mẫu): Trường liên hệ được thêm vào trong thiết kế biểu mẫu có thể được liên kết làm tùy chọn. Bạn có thể chọn liên hệ, quản lý của liên hệ đó, hoặc trưởng phòng của họ.

• Departments in the form (Phòng ban trong biểu mẫu): Trưởng phòng ban được thêm vào trong thiết kế biểu mẫu có thể được liên kết làm tùy chọn. Bạn có thể xác định cấp trưởng phòng phù hợp để làm người phê duyệt. Gửi quy trình phê duyệt.

Bước 5. Nhấp vào Approver settings (Cài đặt người phê duyệt) để thêm nhiều người phê duyệt cho bước hiện tại. Nếu có hơn một người phê duyệt trong một bước, bạn cần chọn phương thức phê duyệt phù hợp:

Khi có nhiều người phê duyệt: Có thể chọn một trong các phương thức sau:

• Yêu cầu tất cả người phê duyệt phải đồng ý.

• Chỉ cần một trong số họ phê duyệt.

• Phê duyệt theo thứ tự được chỉ định trước.

Khi không xác định được người phê duyệt: Nếu hệ thống không thể nhận diện người phê duyệt, bạn có thể thiết lập:

• Tự động phê duyệt yêu cầu.

• Chuyển yêu cầu đến một người được chỉ định sẵn.

• Chuyển yêu cầu đến quản trị viên phê duyệt.

Khi người phê duyệt và người yêu cầu là cùng một người: Trong trường hợp người phê duyệt trùng với người yêu cầu, bạn có thể chọn:

• Để người yêu cầu tự phê duyệt yêu cầu.

• Bỏ qua bước phê duyệt này.

• Chuyển yêu cầu đến quản lý trực tiếp của người yêu cầu.

• Chuyển yêu cầu đến trưởng phòng của họ.

Bước 6. Nhấp vào tab Form Permissions (Quyền truy cập biểu mẫu) để giới hạn nội dung biểu mẫu mà người phê duyệt có thể xem hoặc chỉnh sửa tại bước này của quy trình.

• Read (Quyền xem): Chỉ định nội dung biểu mẫu mà người phê duyệt được phép xem tại bước này.

• Edit (Quyền chỉnh sửa): Chỉ định nội dung biểu mẫu mà người phê duyệt được phép chỉnh sửa tại bước này.

Bước 7. Nhấp vào tab Operation Permissions (Quyền hoạt động) để thiết lập quyền của người phê duyệt:

• Allow transferring requests (Cho phép chuyển yêu cầu): Người phê duyệt có thể chuyển yêu cầu cho thành viên khác.

• Allow adding/removing approvers (Cho phép thêm/xóa người phê duyệt): Có thể thêm thành viên khác làm người phê duyệt hoặc xóa người phê duyệt đã thêm.

• Allow returning requests (Cho phép trả lại yêu cầu): Có thể gửi yêu cầu trở lại bước phê duyệt trước đó.

• Handwritten Signature (Chữ ký viết tay): Người phê duyệt cần ký trước khi duyệt.

• Approver's comments (Bình luận của người phê duyệt): Người phê duyệt cần phải điền bình luận khi phê duyệt.

Bước 8. Nhấp vào Save (Lưu) ở góc dưới bên phải.

Tối ưu hóa quy trình phê duyệt – Trải nghiệm Lark Approval cùng AgileOps!

Lark Approval không chỉ là một công cụ quản lý quy trình làm việc hiện đại, mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch cho doanh nghiệp. Với giao diện thân thiện, khả năng tích hợp mạnh mẽ và các tính năng đa dạng, Lark Approval hứa hẹn mang đến trải nghiệm quản lý tối ưu cho mọi tổ chức.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hiệu quả để cải thiện quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với AgileOps. Chúng tôi sẽ giúp bạn khám phá và trải nghiệm toàn diện sức mạnh của Lark Approval, mang đến những giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.