Làm việc nhóm hiệu quả luôn là yếu tố quyết định thành công, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ ngày càng hỗ trợ sâu vào các quy trình công việc. Một nghiên cứu từ McKinsey cho thấy, các doanh nghiệp sử dụng công cụ cộng tác trực tuyến có năng suất cao hơn 20-30% so với các doanh nghiệp truyền thống.

Thấu hiểu được vấn đề, Lark Docs đã ra đời mang đến giải pháp toàn diện với khả năng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, kết hợp tính năng cộng tác thông minh, giúp nâng tầm hiệu quả công việc.

Vậy Lark Docs là gì và có những tính năng nào nổi bật, hãy cùng AgileOps trong bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan Lark Docs

Lark Docs là gì?

Lark Docs là một công cụ thiết kế tài liệu toàn diện, cho phép người dùng dễ dàng biến mọi ý tưởng thành hiện thực thông qua nhiều hình thức như văn bản, hình ảnh, video, flowchart, bảng biểu, sheets, mindmap,… Với bộ công cụ và tiện ích mạnh mẽ tích hợp sẵn, Lark Docs không chỉ nâng cao trải nghiệm cộng tác mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm, mang đến khả năng sáng tạo và phối hợp hiệu quả hơn bao giờ hết.

So sánh các phiên bản của Lark Docs

Lark Docs cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của mọi tổ chức. Gói Starter miễn phí rất phù hợp cho các nhóm làm việc nhỏ. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của Lark Docs, các doanh nghiệp, trường học và tổ chức nên xem xét việc nâng cấp lên gói Lark Pro hoặc Lark Enterprise, với những tính năng vượt trội, bao gồm:

Lợi ích của Lark Docs

Lên kế hoạch và quản lý dự án dễ dàng

Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc nơi thông tin được sắp xếp rõ ràng, dễ hiểu và hấp dẫn, Lark Docs chính là giải pháp bạn cần. Đây là một "vùng trời" trải nghiệm sáng tạo, nơi bạn có thể khám phá vô vàn plugin hữu ích.

Với bộ công cụ sáng tạo nội dung mạnh mẽ tích hợp sẵn, Lark Docs cho phép người dùng tổ chức, sắp xếp và trực quan hóa nội dung một cách dễ dàng, biến những đoạn văn đơn giản thành những bản trình bày ấn tượng, từ đó tăng cường hiệu quả cộng tác và khơi nguồn cảm hứng sáng tạo.

Điểm đặc biệt của Lark Docs là khả năng tích hợp nhiều loại tệp khác nhau, giúp tối ưu hóa trải nghiệm làm việc trên một trang duy nhất. Bạn có thể nhúng các tệp trong Lark như Lark Sheets, Lark Base, Lark Survey hoặc các tệp từ bên ngoài như video Tiktok, Google Maps, Figma, Airtable, Jira Board... Dù là tệp nội bộ hay bên ngoài, Lark Docs hỗ trợ tải lên, tải xuống và xem trước ở nhiều định dạng với tốc độ nhanh chóng, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.

Cộng tác đội nhóm hiệu quả

Quy trình cộng tác trên Lark Docs được thiết kế một cách mượt mà và hiệu quả giúp cả cá nhân lẫn đội nhóm nâng cao năng suất làm việc cũng như sự phối hợp. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai trong danh bạ Lark và tùy chỉnh quyền truy cập (chỉnh sửa, xem, bình luận, chia sẻ,...) cho từng người.

Với tính năng này, Lark Docs cho phép tối đa 50 người cùng lúc chỉnh sửa tài liệu, trong khi không giới hạn số lượng người có thể xem tài liệu, tạo ra một không gian cộng tác linh hoạt và hiệu quả.

Quản lý dữ liệu và tăng cường bảo mật

Ngày nay, bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của người dùng đã trở thành những yếu tố hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, Lark Docs đã triển khai những biện pháp bảo mật tiên tiến nhất nhằm bảo vệ dữ liệu của bạn. Từ việc sử dụng mã hóa TLS (Transport Layer Security) để bảo vệ thông tin trong suốt quá trình truyền tải và lưu trữ, đến việc ngăn chặn các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại, Lark Docs cam kết bảo vệ doanh nghiệp khỏi những nguy cơ an ninh. Hơn nữa, công nghệ chống phishing được tích hợp giúp bảo vệ người dùng khỏi những cuộc tấn công lừa đảo trực tuyến tinh vi.

Lark Docs cũng cung cấp các công cụ giám sát và báo cáo hoạt động mạnh mẽ, cho phép người dùng theo dõi và quản lý toàn bộ các hoạt động trên tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Tính năng bảo mật nâng cao còn được thể hiện qua việc quản lý quyền truy cập tài liệu nội bộ. Nhờ vào nền tảng lưu trữ đám mây, người quản lý tài liệu có thể linh hoạt thiết lập các quyền truy cập cụ thể cho từng thành viên trong tổ chức, từ việc chỉ cho phép xem, chỉnh sửa, chia sẻ, tải về cho đến in ấn, đảm bảo quyền kiểm soát chặt chẽ và bảo mật tối ưu.

Tạo và kiểm soát tính riêng tư của từng tài liệu

Với Lark Docs, bạn có thể dễ dàng lưu trữ mỗi phiên bản chỉnh sửa dưới dạng tệp riêng biệt, đồng thời xuất bản và phân quyền cho từng phiên bản một cách linh hoạt. Mỗi thay đổi trong tài liệu đều được tự động ghi lại giúp theo dõi mọi cập nhật, sửa đổi đã thực hiện. Tất cả các phiên bản trước đó được lưu trữ an toàn trên đám mây cho phép khôi phục bất kỳ phiên bản nào vào bất kỳ thời điểm nào, mang lại sự linh hoạt tối đa trong việc quản lý và bảo vệ thông tin.

Tích hợp với Lark Messenger - cộng tác trên một trang duy nhất

Không chỉ đơn giản là chỉnh sửa tài liệu cùng lúc trên cùng một trang, Lark Docs còn cho phép chia sẻ, chỉnh sửa và cấp quyền truy cập tài liệu ngay trong Lark Messenger chỉ với một cú nhấp chuột. Mọi thông báo về nhận xét, nhắc tên hay thay đổi quyền truy cập sẽ được gửi trực tiếp đến Lark Messenger của những người liên quan qua tin nhắn tự động.

Nhờ vậy, người dùng luôn được cập nhật về những thay đổi mới nhất trong tài liệu thông qua kênh giao tiếp chính và thường xuyên nhất của công ty. Điều này không chỉ giúp theo dõi và tham gia thảo luận tài liệu hiệu quả mà còn tăng cường sự phối hợp của cả nhóm, khi mọi người đều nhận được thông báo và có thể tập trung vào các cuộc trao đổi về tài liệu ngay trên một cửa sổ duy nhất.

Các tính năng mới của Lark Docs

Thêm ảnh bìa

Bạn có thể cá nhân hóa tài liệu của mình bằng cách thêm ảnh bìa, hình ảnh này sẽ xuất hiện ngay phía trên tiêu đề tài liệu. Người dùng có thể lựa chọn từ hơn 60 hình ảnh chất lượng cao trong thư viện, bao gồm cả hình ảnh động. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải lên hình ảnh của riêng mình để sử dụng làm bìa.

Sử dụng cột

Sử dụng cột trong Lark Docs giúp bạn sắp xếp nội dung một cách có cấu trúc hơn. Các cột giúp bố cục tài liệu trở nên gọn gàng và linh hoạt hơn trong việc trình bày nội dung. Với tính năng này, người dùng còn có thể kết hợp văn bản, hình ảnh, biểu đồ và các loại nội dung khác một cách dễ dàng trong cùng một tài liệu.

Quản lý màu nền cho các khối

Trong tài liệu nâng cấp, mỗi dòng và đoạn văn đều được coi là một khối nội dung riêng biệt. Bạn có thể dễ dàng thêm màu nền cho các khối này để làm nổi bật những phần quan trọng, từ đó giúp tài liệu trở nên bắt mắt hơn và dễ dàng theo dõi, đọc hiểu hơn.

Sử dụng liên kết

Trong một tài liệu, người dùng có thể tạo liên kết đến bất kỳ nội dung nào, bao gồm câu, đoạn văn hay khối nội dung. Người dùng có thể nhấp vào liên kết để trực tiếp chuyển đến vị trí của nội dung trong tài liệu. Loại liên kết này được gọi là liên kết neo (anchor link).

Chèn khảo sát

Người dùng có thể chèn các cuộc khảo sát vào tài liệu để tương tác với đội ngũ và thu thập phản hồi một cách hiệu quả. Cuộc khảo sát có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu như: cho phép người dùng chọn một hoặc nhiều tùy chọn, làm cho việc bỏ phiếu trở nên ẩn danh, và thiết lập thời hạn cho cuộc khảo sát. Kết quả khảo sát sẽ được hiển thị ngay lập tức.

Hướng dẫn sử dụng Lark Docs

Tạo tài liệu mới

Tạo tài liệu

Trên trang chủ Lark Docs, nhấp vào New (Mới) > Docs (Tài liệu) và chọn trống hoặc mẫu.

Nhập tài liệu

Trên trang chủ Lark Docs, nhấp vào Upload (Tải lên) > Import as New Docs (Nhập dưới dạng tài liệu mới). Chọn định dạng tệp để nhập và chọn tệp để nhập, tệp sẽ được chuyển đổi thành tài liệu Lark.

Đề cập đến thành viên hoặc tài liệu

• Trong nội dung văn bản, bạn có thể dễ dàng đề cập đến ai đó bằng cách nhập @ Name (@ tên). Ảnh hồ sơ của họ sẽ hiện lên và họ sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.

• Khi ở trong phần nhận xét, chỉ cần nhập @ Name (@ tên) đó để nhắc họ kiểm tra nhận xét của bạn.

• Để tạo liên kết đến một tài liệu cụ thể, bạn chỉ cần nhập @ DocsName (@ tên tài liệu) trong khối văn bản hoặc nhận xét, liên kết sẽ được tạo ra; nhấp vào liên kết đó để trực tiếp mở tài liệu.

• Sử dụng @ GroupName (@ tên nhóm) để chèn thẻ nhóm, chuyển hướng đến cuộc trò chuyện nhóm một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Sử dụng Markdown

Cú pháp Markdown là một ngôn ngữ đánh dấu đơn giản giúp định dạng văn bản, như tạo tiêu đề, in đậm và nhiều thao tác khác mà không cần dùng chuột. Ví dụ: bạn có thể nhập ký tự # và nhấn phím cách (Space) để tạo tiêu đề cấp 1.

Bạn có thể xem Markdown khả dụng theo ba cách sau:

• Nhấn Ctrl + / (Windows) hoặc Command + / (Mac) và cuộn xuống phần Markdown.

• Di chuột qua biểu tượng ? ở góc dưới bên phải của tài liệu, nhấp vào Keyboard Shortcuts (Phím tắt) và cuộn xuống phần Markdown.

• Di chuột qua nút mà Markdown khả dụng và cú pháp của nút đó sẽ xuất hiện trong lời nhắc.

Danh sách các Markdown:

Sử dụng các phím tắt

Lark Docs cung cấp nhiều phím tắt hữu ích để giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn:

• Tăng thụt lề: Nhấn Tab

• Giảm thụt lề: Nhấn Shift + Tab

• Hoàn tác: Ctrl + Z (Windows) / Cmd + Z (Mac)

• Làm lại: Ctrl + Shift + Z (Windows) / Cmd + Shift + Z (Mac)

• Xuống dòng trong đoạn văn: Nhấn Shift + Enter

• Chọn tất cả: Đặt con trỏ trong một khối, nhấn Ctrl + A (Windows) / Cmd + A (Mac) để chọn toàn bộ nội dung trong khối. Nhấn thêm lần nữa để chọn toàn bộ nội dung trong tài liệu.

Để xem danh sách đầy đủ các phím tắt, hãy di chuột qua biểu tượng ? ở góc dưới bên phải của tài liệu và chọn Phím tắt.

Tối ưu làm việc với Lark Docs

Lark Docs không chỉ là một công cụ soạn thảo tài liệu, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm cộng tác trong môi trường số.

Để tìm hiểu thêm và trải nghiệm trực tiếp những tính năng nổi bật của Lark Docs, hãy liên hệ ngay với AgileOps. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng bạn trong hành trình đổi mới và nâng cao hiệu quả làm việc.