Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc áp dụng các giải pháp chấm công tự động đã trở thành xu hướng quan trọng trong quản lý nhân sự. Lark Attendance giúp các doanh nghiệp kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả và minh bạch.

Theo báo cáo từ MarketsandMarkets, thị trường phần mềm quản lý chấm công toàn cầu dự kiến sẽ đạt 6,4 tỷ USD vào năm 2026, với tỷ lệ tăng trưởng hàng năm (CAGR) lên tới 10,5% từ năm 2021. Điều này cho thấy sự tin tưởng của các doanh nghiệp vào các giải pháp như Lark Attendance trong việc tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự.

Lark Attendance là gì?

Lark Attendance là một tính năng nổi bật của nền tảng làm việc trực tuyến Lark, cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý chấm công cũng như lịch làm việc của nhân viên theo thời gian thực, từ bất kỳ địa điểm nào.

Không chỉ dừng lại ở việc chấm công và theo dõi lịch làm việc, Lark Attendance còn tích hợp nhiều tính năng nâng cao như theo dõi GPS, quản lý công việc và dự án, lập lịch nhân viên, và quản lý nghỉ phép, công tác, làm việc từ xa,… Hệ thống cũng cung cấp báo cáo nhân sự chi tiết và tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên.

Các tính năng của Lark Attendance

Đa dạng ca làm việc

Chấm công theo ca cố định

Tính năng này cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo ra và quản lý lịch trình chấm công đồng nhất, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều tuân thủ giờ giấc làm việc đã được quy định. Đồng thời, việc thiết lập lịch trình cố định cũng hỗ trợ trong việc đối chiếu dữ liệu chấm công thực tế, như thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra và phân tích hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch sau mỗi tháng.

Chấm công theo ca được lên lịch sẵn

Lark Attendance mang đến tính năng linh hoạt cho phép người dùng tạo và quản lý lịch trình làm việc cho nhân viên dễ dàng. Bạn có thể thiết lập lịch làm việc theo ca, theo chu kỳ lặp lại hoặc thậm chí tạo lịch làm việc hàng loạt, áp dụng cho một nhân viên trong nhiều ngày hoặc cho nhiều nhân viên trong cùng một ngày.

Đối với các doanh nghiệp không sử dụng lịch trình cố định, Lark Attendance cho phép nhân viên tự đăng ký ca làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân. Điều này giúp nhân viên chủ động hơn trong việc sắp xếp và quản lý lịch làm việc của mình, đồng thời đảm bảo sự cân bằng và linh hoạt trong việc vận hành nhân sự của doanh nghiệp.

Chấm công theo ca làm việc linh hoạt

Đối với các công ty không áp dụng thời gian làm việc cố định và cho phép nhân viên tự do chấm công ra/vào, Lark Attendance là giải pháp lý tưởng. Hệ thống này hỗ trợ thiết lập chấm công linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và nắm bắt lịch trình làm việc của nhân viên.

Tính năng chấm công linh hoạt của Lark Attendance không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý thời gian mà còn mang lại sự thoải mái cho nhân viên, cho phép họ tùy chỉnh thời gian làm việc theo nhu cầu cá nhân. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể quản lý dữ liệu chấm công một cách hiệu quả, đảm bảo các hoạt động vận hành được theo dõi chặt chẽ mà vẫn duy trì sự linh động cần thiết.

Đa dạng hình thức chấm công

Chấm công bằng GPS

Chấm công qua GPS là tính năng giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên tại vị trí thực tế của họ. Khi nhân viên đến khu vực làm việc hoặc công tác tại các địa điểm cụ thể, họ có thể chấm công chỉ với một lần nhấn nút trên Lark Attendance.

Tính năng này rất hữu ích đối với những công ty có nhân viên làm việc ngoài văn phòng hoặc trong các dự án đòi hỏi di chuyển nhiều như nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên, nhân viên công trình,… GPS đảm bảo rằng nhân viên chỉ có thể chấm công khi họ ở đúng vị trí làm việc đã được xác định trước, tránh tình trạng gian lận chấm công và nâng cao tính minh bạch trong quản lý.

Chấm công bằng wifi

Ngoài phương pháp chấm công bằng GPS, doanh nghiệp còn có thể áp dụng phương pháp chấm công bằng wifi thông qua hệ thống Lark Attendance. Phương pháp này cho phép nhân viên thực hiện chấm công ra/vào khi kết nối với mạng internet của công ty, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý thời gian làm việc.

Không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thời gian làm việc, phương pháp này còn giúp doanh nghiệp quản lý linh hoạt tại nhiều địa điểm mà không cần phụ thuộc vào GPS.

Cho phép chỉnh sửa công/ngày làm việc

Người dùng có thể dễ dàng thiết lập các quy định chi tiết liên quan đến việc chỉnh sửa hoặc bổ sung thời gian làm việc cho nhân viên, nhằm đảm bảo sự quản lý minh bạch và hiệu quả. Các quy định này bao gồm:

• Loại chỉnh sửa: Nhân viên có thể yêu cầu điều chỉnh các trường như thời gian quên chấm công, bổ sung thời gian làm việc và các lỗi khác liên quan đến dữ liệu chấm công.

• Thời gian sửa: Quy định số ngày tối đa mà nhân viên được phép gửi yêu cầu chỉnh sửa cho các ngày đã qua. Ví dụ, nếu giới hạn là 0 ngày, thì chỉ có thể yêu cầu chỉnh sửa cho ngày hiện tại.

• Tần suất gửi yêu cầu: Đặt số lần nhân viên được phép gửi yêu cầu chỉnh sửa trong một khoảng thời gian cố định giúp kiểm soát tần suất xử lý.

• Khoảng thời gian gửi yêu cầu: Thời gian mặc định là từ ngày 1 đến ngày 30 (hoặc 31), nhưng quản lý vẫn có thể tùy chỉnh, ví dụ từ ngày 20 của tháng này đến ngày 19 của tháng sau (tối đa là 1 tháng).

• Lý do chỉnh sửa/bổ sung: Yêu cầu nhân viên cung cấp lý do cụ thể khi gửi yêu cầu, nhằm đảm bảo quy trình rõ ràng.

Những thiết lập này giúp đơn vị quản lý quy trình sửa dữ liệu chấm công một cách hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

Cài đặt thông báo tự động

Công ty có khả năng quản lý và thiết lập các thông báo mặc định cho nhân viên, giúp nhắc nhở về giờ chấm công vào/ra, báo cáo điểm danh cá nhân hoặc nhóm, cũng như thông báo về việc bổ sung công việc.

Theo mặc định, hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở cho nhân viên trước 5-10 phút khi giờ làm việc bắt đầu và 5 phút trước khi kết thúc giờ làm việc. Nội dung của các thông báo này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Có hai phương thức thông báo chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Thông báo qua bot chấm công hoặc tin nhắn qua Lark Messenger.

• Phương thức buzz có sẵn bao gồm cảnh báo ứng dụng, tin nhắn văn bản và thông báo qua điện thoại.

Quản lý tăng ca/nghỉ phép

Lark Attendance cung cấp tính năng linh hoạt cho phép doanh nghiệp thiết lập nhiều loại nghỉ phép khác nhau và quản lý hiệu quả số ngày nghỉ phép còn lại của nhân viên. Bộ phận nhân sự có thể tạo các mẫu nghỉ phép cho từng loại, bao gồm các thông tin như: tên loại nghỉ phép, đối tượng nhân viên được hưởng, đơn vị nghỉ phép tối thiểu, thời lượng nghỉ phép và hiệu lực của mẫu nghỉ phép đó.

Trong trường hợp nhân viên cần nghỉ dài hơn quy định, họ có thể gửi yêu cầu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có khả năng thiết lập thời gian nghỉ phép riêng cho nhân viên mới, đảm bảo sự linh hoạt trong công tác quản lý.

Tạo báo cáo kết quả chấm công

Lark Attendance cho phép các công ty tạo ra báo cáo chấm công chi tiết, bao gồm đầy đủ thông tin như: tên, ID nhân viên, địa chỉ email, bộ phận, ngày làm việc, tình trạng công việc, người giám sát trực tiếp,…

Báo cáo này cung cấp cái nhìn rõ ràng về thời gian làm việc của nhân viên như thời gian làm việc bắt buộc, thời gian làm việc thực tế, số lần đến muộn hoặc về sớm, số lần nghỉ phép, thời gian làm việc theo chấm công, thời gian làm việc sau khi chỉnh sửa, số lần chấm công ngoài giờ, số lần đổi ca, cùng với các dữ liệu quan trọng khác.

Kết hợp với Lark Task để tạo xác nhận chấm công

Lark Attendance cho phép doanh nghiệp gửi báo cáo chấm công cho nhân viên để họ xác nhận và yêu cầu chỉnh sửa khi cần thiết. Nhân viên có thể xác minh báo cáo thông qua hai phương thức chính: ký xác nhận bằng chữ ký điện tử hoặc nhấn nút xác minh.

Doanh nghiệp có thể thiết lập thời hạn xác minh và nếu nhân viên không thực hiện xác nhận trước thời gian quy định, báo cáo chấm công sẽ được tự động phê duyệt. Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp chọn nhiều nhân viên để gửi hoặc rút bảng chấm công hàng loạt một cách nhanh chóng.

Đặc biệt, Lark Attendance còn cung cấp tính năng tạo nhiệm vụ xác minh cho từng nhân viên qua Lark Task, cho phép đính kèm bảng báo cáo chấm công, đặt thời hạn hoàn thành nhiệm vụ (tối đa 10 ngày) và cài đặt thời gian nhắc nhở. Điều này giúp quy trình xác minh trở nên dễ dàng, linh hoạt và đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý chấm công.

Tích hợp với các công cụ trong Lark để chấm công, tính lương

Lark Attendance tích hợp một cách liền mạch với các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Approval, Lark Anycross và Lark Base, mang lại khả năng phê duyệt và tổng hợp dữ liệu chấm công hiệu quả.

• Lark Approval: Với Lark Approval, doanh nghiệp có thể tạo các mẫu phê duyệt phổ biến như nghỉ phép, tăng ca, nghỉ sinh,... và dễ dàng kết nối chúng với các quy tắc làm thêm giờ hoặc nghỉ phép đã được thiết lập trong Lark Attendance. Khi các yêu cầu phê duyệt được duyệt, thông tin về nghỉ phép, tăng ca sẽ được tự động cập nhật vào dữ liệu chấm công của nhân viên trên Lark Attendance, giúp quy trình quản lý nhân sự trở nên nhanh chóng và chính xác.

• Lark Base: Doanh nghiệp có thể tận dụng nền tảng tự động hóa và kết nối dữ liệu của Lark Anycross để đồng bộ hóa dữ liệu chấm công từ Lark Attendance vào Lark Base. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu nhân sự mà còn cung cấp một giao diện duy nhất, dễ dàng truy cập và kiểm soát tất cả thông tin liên quan đến nhân viên.

Sự kết hợp này giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu chấm công và nhân sự một cách toàn diện, nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong quy trình vận hành.

Lợi ích của Lark Attendance đối với doanh nghiệp

Đảm bảo tính chính xác, minh bạch

Lark Attendance, giải pháp chấm công thông minh và chuyên nghiệp, giúp loại bỏ hoàn toàn việc lưu trữ báo cáo chấm công thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong việc chỉnh sửa và quản lý dữ liệu. Bên cạnh đó, hệ thống còn giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh sự tuân thủ các quy định về làm thêm giờ, luật lao động và các chính sách nhân sự khác, đảm bảo quy trình vận hành luôn minh bạch và đúng quy định.

Tiết kiệm nhân sự

Phần mềm chấm công Lark Attendance giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc kiểm tra và tổng hợp số giờ, ngày làm việc của nhân viên, đồng thời chuyển giao dữ liệu này sang các phần mềm tính lương khác. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa công việc hành chính không cần thiết, giải phóng nguồn lực và tạo điều kiện để nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quản lý quan trọng hơn.

Cung cấp lịch trình làm việc chi tiết cho nhân viên

Giải pháp chấm công Lark Attendance giúp nhân viên chủ động quản lý và kiểm soát lịch trình làm việc của mình, đồng thời dễ dàng xác nhận liệu họ có nhận được mức lương phù hợp với thời gian làm việc thực tế hay không.

Với giao diện dễ sử dụng, Lark Attendance cho phép nhân viên chấm công qua cả điện thoại di động lẫn máy tính, tại mọi địa điểm, từ văn phòng đến hiện trường. Báo cáo chấm công chi tiết, bao gồm ngày, giờ và lý do, giúp nhân viên theo dõi chính xác thời gian làm việc. Họ cũng có thể yêu cầu chỉnh sửa trong phạm vi quy định, đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng thực tế công việc.

Tối ưu quản lý nhân sự với Lark Attendance

Lark Attendance không chỉ là công cụ chấm công thông minh mà còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Với tính năng dễ sử dụng và tích hợp sâu vào hệ sinh thái Lark, việc quản lý nhân sự trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Để trải nghiệm trực tiếp Lark Attendance và tìm hiểu thêm về các tính năng mạnh mẽ của nó, hãy liên hệ với AgileOps. Chúng tôi sẽ giúp bạn triển khai và tối ưu hóa công cụ này cho doanh nghiệp của bạn!