Bạn có biết, rất nhiều “gã khổng lồ” công nghệ như PayPal hay Spotify đã từng tăng tốc đột phá trong quy trình làm việc sau khi áp dụng phương pháp Agile? Thành công của họ đều bắt nguồn từ việc lựa chọn đúng phương pháp quản lý cho đội nhóm.

Trong thế giới Agile, Scrum vs Kanban được xem là hai phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất, được sử dụng rộng rãi trong nhiều loại hình tổ chức. Vậy Scrum và Kanban là gì? Điểm giống và khác nhau giữa chúng ra sao? Làm sao để biết phương pháp nào phù hợp với đội nhóm của bạn? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời tất cả những câu hỏi đó.

Scrum vs Kanban là gì?

Trước khi bắt đầu: Agile là gì?

Agile là một triết lý quản lý dự án đề cao sự linh hoạt, phản hồi nhanh với thay đổi và đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.

Từ triết lý Agile, nhiều phương pháp quản lý dự án đã ra đời – trong đó Scrum và Kanban là hai đại diện phổ biến nhất.

Scrum là gì?

Theo State of Agile, Scrum là một trong những phương pháp Agile phổ biến nhất hiện nay với hơn 63% đội nhóm Agile đang sử dụng.

Phương pháp này được giới thiệu vào đầu những năm 1990 bởi Ken Schwaber và Jeff Sutherland, dùng để quản lý các dự án phát triển phần mềm phức tạp.

Trong Scrum, công việc được chia thành các chu kỳ ngắn gọi là Sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Mỗi Sprint hướng tới việc hoàn thiện một phần sản phẩm – chẳng hạn như một tính năng hay phần mềm cụ thể.

Scrum cũng đặt ra các buổi họp định kỳ như Sprint Review và Sprint Retrospective để đội nhóm cùng nhìn lại, rút kinh nghiệm và cải tiến dự án.

Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý dự án dựa trên dòng công việc (flow) trong hệ thống. Kanban tập trung vào việc trực quan hóa quy trình làm việc, giới hạn số lượng việc đang xử lý và cải thiện luồng công việc mỗi ngày.

Phương pháp Kanban ra đời tại hãng Toyota vào những năm 1940, ban đầu được sử dụng để tinh gọn quy trình sản xuất ô tô. Về sau, Kanban được mở rộng và ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác như phát triển phần mềm, marketing hay chăm sóc khách hàng.

Khi nhắc đến Kanban, nhiều người thường nghĩ ngay đến bảng Kanban – một công cụ giúp thể hiện quy trình làm việc với các cột hiển thị trạng thái công việc. Công cụ này trở nên phổ biến rộng rãi nhờ các nền tảng như Trello, Jira.

Các đầu việc trong phương pháp Kanban diễn ra liên tục

Scrum vs Kanban giống nhau ở điểm nào?

Dù có cách tiếp cận khác nhau, Scrum và Kanban lại có khá nhiều điểm chung, đặc biệt là trong tư duy quản lý dự án.

• Cùng dựa trên triết lý Agile: Cả hai phương pháp đều xuất phát từ Agile, tập trung vào việc mang lại giá trị cho khách hàng, phản ứng nhanh với thay đổi và khuyến khích cải tiến liên tục;

• Ưu tiên chia nhỏ công việc: Thay vì giao những việc lớn, khó kiểm soát, cả Scrum và Kanban đều khuyến khích chia nhỏ công việc thành các phần rõ ràng, dễ hoàn thành. Điều này giúp đội nhóm cho ra kết quả sớm và điều chỉnh kịp thời nếu có thay đổi;

• Giúp đội nhóm tập trung hơn: Cả Scrum vs Kanban đều có cơ chế để tránh việc các thành viên “ôm đồm” quá nhiều việc cùng lúc. Từ đó giúp đội nhóm không bị phân tán và duy trì hiệu suất ổn định. Scrum làm điều này qua mỗi Sprint, còn Kanban thông qua giới hạn WIP (Work In Progress);

• Sử dụng bảng công việc trực quan: Cả hai đều dùng bảng công việc (task board) để giúp thể hiện trực quan quy trình làm việc. Các bảng công việc này sẽ chứa các cột thể hiện trạng thái công việc và chứa các thẻ đại diện cho các đầu việc cụ thể. Nhờ vậy, mọi người dễ theo dõi tiến độ và phối hợp tốt hơn.

5 điểm khác biệt chủ yếu giữa Scrum vs Kanban

Nhịp độ công việc

Một trong những điểm khác biệt rõ rệt nhất giữa Scrum và Kanban nằm ở cách tổ chức nhịp độ làm việc.

Scrum chia dự án thành các chu kỳ ngắn gọi là Sprint – thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Mỗi Sprint có điểm bắt đầu, mục tiêu rõ ràng (Sprint Goal), và kết thúc với các buổi họp đánh giá và cải tiến. Vì vậy, đội nhóm làm việc cũng sẽ hướng đến Sprint Goal – một tiêu cụ thể trong từng chu kỳ.

Các dự án Scrum thường được chia nhỏ thành các chu kỳ

Ngược lại, Kanban không làm việc theo chu kỳ. Thay vào đó, công việc được xử lý theo “dòng chảy liên tục” – di chuyển từ bước này sang bước khác, từ “Việc cần làm” đến “Hoàn thành” và không bị ràng buộc bởi thời gian cố định. Trong Kanban, trọng tâm là trực quan hóa quy trình làm việc và giữ cho dòng công việc trôi chảy, tối ưu thời gian xử lý và không bị gián đoạn.

Chỉ số đo lường

Scrum và Kanban đều dùng các chỉ số để theo dõi hiệu suất để đảm bảo đội nhóm không chỉ hoàn thành công việc mà còn làm đúng tiến độ và khả năng của nhóm. Tuy nhiên, chỉ số được dùng trong mỗi phương pháp lại khác nhau.

Scrum sử dụng velocity – tổng số điểm công việc (story points) mà nhóm hoàn thành trong mỗi Sprint. Nhóm sẽ ước lượng độ phức tạp và khối lượng công việc, từ đó quyết định có thể “chạy” bao nhiêu điểm tương ứng với số lượng công việc trong một Sprint.

Kanban thì tập trung vào việc tối ưu hóa luồng công việc với các chỉ số như;

• Giới hạn WIP: Giới hạn số lượng công việc đang xử lý để tránh tắc nghẽn;

• Cycle time: Thời gian trung bình để hoàn thành một đầu việc kể từ lúc bắt đầu;

• Lead time: Tổng thời gian từ lúc khách hàng yêu cầu đến khi công việc được giao xong;

• Cumulative Flow Diagram (CFD): Biểu đồ hiển thị luồng công việc theo thời gian, giúp phát hiện điểm nghẽn và đánh giá hiệu suất tổng thể.

Vai trò trong dự án

Phương pháp Scrum yêu cầu có ba vai trò rõ ràng trong dự án:

• Product Owner – Người định hướng và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc;

• Scrum Master – Người đảm bảo cả nhóm tuân thủ đúng quy trình và yêu cầu công việc;

• Development Team – Người trực tiếp thực hiện và tạo ra sản phẩm của dự án.

Còn với Kanban, bạn không cần phải tái cấu trúc lại đội nhóm. Kanban không bắt buộc vai trò cụ thể trong dự án. Thay vào đó, cả nhóm cùng chịu trách nhiệm vận hành và duy trì các đầu việc trên bảng công việc.

Các công cụ phổ biến

Scrum và Kanban không chỉ khác nhau về cách tổ chức công việc, mà còn đòi hỏi cách sử dụng công cụ quản lý dự án khác nhau.

Các nhóm dùng Scrum thường cần công cụ có khả năng hỗ trợ nhiều tính năng theo chu kỳ, như backlog (việc cần làm), Sprint Planning (lên kế hoạch), Sprint Goal (mục tiêu), burndown chart (biểu đồ công việc còn lại),... Những công cụ này giúp đội nhóm lập kế hoạch kỹ lưỡng, theo dõi tiến độ từng Sprint, và đánh giá hiệu suất sau mỗi chu kỳ.

Trong khi đó, Kanban đề cao sự đơn giản và trực quan. Công cụ phục vụ phương pháp Kanban cần có một bảng công việc rõ ràng, dễ tùy chỉnh, có khả năng giới hạn WIP (công việc đang thực hiện) và hiển thị luồng công việc liên tục. Kanban không đòi hỏi cấu trúc vai trò hay Sprint, nên các công cụ càng đơn giản, dễ tùy biến và trực quan thì càng hiệu quả.

Các công cụ phù hợp cho phương pháp Scrum vs Kanban

Nếu bạn đang tìm một công cụ hỗ trợ tốt cho cả dự án Scrum lẫn Kanban, thì Jira là lựa chọn phù hợp hàng đầu. Jira sở hữu các tính năng chuyên biệt cho từng phương pháp như Sprint planning và burndown chart cho Scrum, hay bảng công việc và giới hạn WIP cho Kanban. Nhờ đó, Jira đáp ứng linh hoạt nhu cầu của mọi đội nhóm Scrum hoặc Kanban.

Bảng công việc

Do sự khác biệt về mục tiêu và cách tổ chức công việc, bảng công việc trong Scrum và Kanban cũng được thiết kế và vận hành theo những cách riêng. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn sự khác biệt đó.

Nên chọn Scrum hay Kanban?

Không có phương pháp nào “tốt hơn” tuyệt đối – lựa chọn giữa Scrum và Kanban phụ thuộc vào đặc thù công việc, cấu trúc nhóm và mức độ linh hoạt trong quy trình của tổ chức.

Dưới đây là một số tình huống phổ biến giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp.

Scrum phù hợp khi

• Đội nhóm mới làm quen với Agile và cần một khung làm việc rõ ràng, có vai trò, quy trình cụ thể;

• Nhóm bạn muốn làm việc theo nhịp cố định – có chu kỳ rõ ràng, có thời gian để lên kế hoạch, thực hiện và nhìn lại;

• Bạn làm việc trong môi trường phức tạp, dự án cần thử nghiệm và học hỏi liên tục, ví dụ: Phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến tính năng liên tục;

• Đội nhóm có thể tổ chức theo mô hình đa chức năng (cross-functional) và có thể cam kết làm việc theo chu kỳ Sprint;

• Bạn muốn quản lý phạm vi công việc chặt chẽ trong từng giai đoạn để không bị “trôi việc”.

Kanban phù hợp khi

• Khối lượng công việc của nhóm liên tục thay đổi, hay thường xuất hiện thêm các công việc đột xuất từ các bên (quản lý, khách hàng…);

• Bạn không muốn thay đổi quy trình, vai trò hiện có, nhưng vẫn muốn tối ưu hiệu suất công việc;

• Đội nhóm thường xử lý những công việc có tính lặp lại, như xử lý bug, yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật hay sản xuất nội dung;

• Bạn cần sự linh hoạt, có thể thêm hoặc loại bỏ đầu công việc bất kỳ lúc nào mà không cần chờ đến kỳ Sprint mới;

• Bạn muốn cải thiện dòng công việc hiện tại, giảm tắc nghẽn và rút ngắn thời gian hoàn thành các đầu việc.

Đội nhóm phù hợp với Scrum và Kanban

Nâng cao kỹ năng Agile cho đội nhóm của bạn!

Không có công thức chung cho tất cả đội nhóm khi lựa chọn giữa Scrum và Kanban. Điều quan trọng là bạn hiểu rõ mục tiêu dự án, cách làm việc của nhóm, và mức độ linh hoạt của tổ chức để lựa chọn phương pháp phù hợp.

Dù bạn chọn hướng đi nào, đầu tư vào việc nâng cao kiến thức và kỹ năng thực hành Agile luôn là bước cần thiết để giúp đội nhóm làm việc hiệu quả hơn.

AgileOps hiện đang là Đối tác đào tạo chính thức của Atlassian. Chúng tôi có thể giúp đội nhóm của bạn hiểu rõ và ứng dụng thành thạo các phương pháp Scrum vs Kanban và công cụ Jira thông qua các khóa học chuẩn hóa. Liên hệ AgileOps ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết.