Dù là freelancer, thành viên nhóm startup hay quản lý dự án tại doanh nghiệp lớn, việc theo dõi tiến độ, phân bổ công việc và đảm bảo hiệu suất luôn là thách thức. Trong môi trường làm việc linh hoạt, phân tán như hiện nay, nhu cầu về một công cụ quản lý dễ dùng nhưng mạnh về tính năng ngày càng trở nên quan trọng.

Trello là một trong những giải pháp nổi bật. Theo Atlassian, nền tảng này đã có hơn 90 triệu người dùng toàn cầu. Ngoài ra, khảo sát từ TechValidate cho thấy 75% tổ chức nhận thấy Trello mang lại giá trị rõ rệt chỉ sau 30 ngày sử dụng.

Những con số này cho thấy Trello không chỉ là công cụ hỗ trợ công việc, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp cá nhân và doanh nghiệp tổ chức công việc hiệu quả hơn. Vậy Trello là gì? Điều gì khiến nó được ưa chuộng đến vậy?

Tổng quan về Trello

Trello là gì?

Trello là nền tảng quản lý công việc giúp cá nhân và nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch và phối hợp hiệu quả. Ứng dụng dựa trên phương pháp Kanban, trực quan hóa tiến độ qua các cột và thẻ nhiệm vụ.

Mỗi bảng trong Trello đại diện cho một dự án, gồm các danh sách theo từng giai đoạn công việc, và các thẻ tượng trưng cho nhiệm vụ cụ thể. Người dùng có thể dễ dàng tạo, sắp xếp, phân công và cập nhật tiến độ chỉ bằng thao tác kéo thả đơn giản.

Lịch sử hình thành Trello

Trello được phát triển bởi Fog Creek Software vào năm 2010 trong khuôn khổ sáng kiến “Tuần lễ Creek” nhằm khám phá các ý tưởng sản phẩm nội bộ. Nguyên mẫu đầu tiên mang tên Trellis ra mắt vào tháng 1 năm 2011 và đến tháng 9 cùng năm, Trello chính thức được giới thiệu tại sự kiện TechCrunch Disrupt với phiên bản web và ứng dụng iPhone.

Năm 2012, Trello cán mốc 500.000 người dùng. Tháng 7 năm 2014, Trello tách khỏi Fog Creek để trở thành Trello, Inc., gọi vốn thành công 10,3 triệu USD và đạt hơn 4,75 triệu người dùng. Năm 2015, Trello bắt đầu mở rộng quốc tế với các phiên bản bản địa hóa cho Brazil, Đức và Tây Ban Nha.

Đầu năm 2017, Trello được Atlassian mua lại, đánh dấu bước ngoặt lớn trong hành trình phát triển và mở rộng toàn cầu của nền tảng quản lý công việc này.

Các tính năng nổi bật của Trello

Tuỳ biến linh hoạt

Với khả năng tuỳ biến linh hoạt, người dùng dễ dàng tạo và sắp xếp các bảng, danh sách và thẻ theo cách riêng, đồng thời điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu cá nhân hoặc mô hình vận hành của nhóm. Mỗi thẻ có thể được cá nhân hóa với nhãn màu, deadline, checklist, tệp đính kèm,...

Phân quyền và cộng tác nhóm

Người dùng có thể dễ dàng cho phép các thành viên tham gia vào một bảng làm việc, gán nhiệm vụ cụ thể thông qua các thẻ, và thiết lập quyền truy cập theo từng vai trò như quản trị viên, thành viên hoặc người xem.

Việc phân quyền rõ ràng giúp đảm bảo tính minh bạch trong công việc, tránh nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả phối hợp. Ngoài ra, mọi tương tác như cập nhật thẻ, nhận xét, đính kèm tài liệu hay thay đổi tiến độ đều được hiển thị theo thời gian thực giúp tất cả thành viên nắm bắt thông tin kịp thời và phản hồi nhanh chóng.

Tích hợp với nhiều công cụ khác

Thông qua hệ thống Power-Ups, người dùng có thể kết nối Trello với các công cụ phổ biến như Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Zoom,…. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng đính kèm tài liệu, đồng bộ lịch làm việc, theo dõi tiến độ dự án kỹ thuật hoặc giao tiếp nội bộ mà không cần rời khỏi giao diện Trello.

Ngoài ra, Trello cũng hỗ trợ tích hợp với các công cụ quản lý năng suất như Calendar, Evernote, và các nền tảng báo cáo phân tích để nâng cao hiệu quả công việc.

Ứng dụng trên nhiều nền tảng

Trello là một công cụ hỗ trợ đa nền tảng, cho phép người dùng truy cập và quản lý công việc một cách linh hoạt ở bất kỳ đâu. Ứng dụng hiện có mặt trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, iOS, Android và đồng thời hoạt động mượt mà trên trình duyệt web.

Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng cập nhật tiến độ, kiểm tra nhiệm vụ hoặc cộng tác với đồng đội dù đang làm việc tại văn phòng, ở nhà hay khi di chuyển. Dữ liệu được đồng bộ hóa theo thời gian thực trên tất cả các thiết bị, đảm bảo mọi thông tin luôn được cập nhật mới nhất.

Các thành phần cơ bản trong Trello

Workspace

Workspace trong Trello là thành phần tổ chức cốt lõi, đóng vai trò như một “khu vực làm việc” tập trung, nơi các thành viên trong nhóm có thể cộng tác và quản lý nhiều bảng khác nhau. Mỗi workspace có thể chứa nhiều bảng, danh sách và thẻ, cho phép người dùng tổ chức dự án theo nhóm, phòng ban hoặc mục tiêu cụ thể.

Workspace giúp phân quyền truy cập, theo dõi hoạt động và quản lý các tài nguyên dùng chung một cách hiệu quả. Đây là không gian lý tưởng để kết nối các thành viên, từ nhóm nhỏ cho đến toàn bộ tổ chức, trong cùng một nền tảng trực quan và linh hoạt.

Member (Thành viên)

Member là những người dùng được mời tham gia vào các bảng hoặc workspace để cùng cộng tác và thực hiện công việc. Mỗi thành viên có thể được gán vào thẻ để nhận nhiệm vụ cụ thể, nhận thông báo khi có cập nhật, và tương tác bằng cách bình luận, đính kèm tệp hoặc chỉnh sửa nội dung trong thẻ. Tùy theo vai trò được phân quyền, thành viên có thể chỉ xem, chỉnh sửa hoặc quản lý bảng và workspace.

Board (Bảng)

Board là đơn vị cốt lõi để tổ chức và quản lý công việc. Mỗi bảng đại diện cho một dự án, chủ đề hoặc quy trình cụ thể – từ lên ý tưởng lập kế hoạch, chiến lược marketing đến quản lý sản phẩm hoặc sự kiện. Bên trong mỗi bảng, người dùng có thể tạo danh sách trong Trello để thể hiện các giai đoạn công việc như “Việc cần làm”, “Đang thực hiện” và “Hoàn thành”.

List (Danh sách)

List (danh sách) là những cột dọc dùng để nhóm các thẻ nhiệm vụ theo một trật tự hoặc logic công việc nhất định. Tính năng danh sách đóng vai trò như các giai đoạn, nhóm công việc hoặc phân loại theo từng thành viên trong dự án, tùy vào cách tổ chức mà người dùng lựa chọn. Một trong những ưu điểm nổi bật của Trello là khả năng tùy chỉnh cao, cho phép bạn sắp xếp danh sách linh hoạt để phù hợp với nhiều mục đích sử dụng khác nhau.

Card (Thẻ)

Card (thẻ) là đơn vị cơ bản nhất dùng để biểu thị một nhiệm vụ, ý tưởng hoặc một phần công việc cụ thể trong dự án. Mỗi thẻ có thể chứa nhiều thông tin chi tiết như mô tả nhiệm vụ, danh sách công việc, ngày đến hạn, ghi chú, liên kết, hình ảnh và tệp đính kèm. Bạn cũng có thể gán thẻ cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm, thêm nhãn màu để phân loại hoặc ưu tiên và theo dõi hoạt động của từng thẻ theo thời gian thực.

So sánh Trello vs Jira

Đối tượng sử dụng

Trello được thiết kế hướng đến sự đơn giản và linh hoạt, phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau như cá nhân, freelancer, nhóm làm việc và các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Với khả năng quản lý backlog, sprint, theo dõi lỗi (bug tracking) và tùy chỉnh quy trình làm việc phức tạp, Jira là công cụ lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và lớn cần quản lý dự án kỹ thuật ở quy mô lớn, có yêu cầu cao về báo cáo và kiểm soát tiến độ.

Tính năng chính

Trello cung cấp các tính năng quản lý công việc đơn giản như bảng Kanban, thẻ công việc, checklist, gắn nhãn, đính kèm tài liệu và Power-Ups để tích hợp thêm công cụ khác.

Jira sở hữu bộ công cụ mạnh mẽ cho quản lý dự án phần mềm như quản lý backlog, sprint, theo dõi lỗi, tùy chỉnh quy trình làm việc và báo cáo chuyên sâu.

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Trello có giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, thao tác kéo – thả dễ sử dụng, phù hợp với cả người mới bắt đầu.

Ngược lại, Jira có giao diện phức tạp hơn do tích hợp nhiều tính năng chuyên sâu, đòi hỏi thời gian làm quen và thường phù hợp với người dùng có kiến thức kỹ thuật.

Tích hợp với các công cụ khác

Cả Trello và Jira đều hỗ trợ tích hợp với hàng trăm công cụ khác như Slack, Google Drive, Zoom, và Microsoft Teams. Tuy nhiên, Jira có lợi thế hơn trong môi trường phát triển phần mềm nhờ tích hợp sâu với các công cụ DevOps như Bitbucket, GitHub, Confluence và CI/CD pipelines. Trong khi đó, Trello tập trung vào các tích hợp phổ biến phục vụ quản lý công việc và cộng tác linh hoạt, phù hợp với đa dạng người dùng hơn.

Chi phí

Trello cung cấp gói miễn phí với đầy đủ tính năng cơ bản, phù hợp cho cá nhân và nhóm nhỏ. Các gói trả phí bắt đầu từ khoảng $5/người dùng/tháng, mở rộng thêm Power-Ups, quyền quản trị và bảo mật nâng cao.

Jira cũng có gói miễn phí cho tối đa 10 người dùng, nhưng các tính năng nâng cao như quản lý dự án nâng cao, báo cáo chuyên sâu và bảo mật doanh nghiệp có giá khởi điểm từ $7.53/người dùng/tháng.

Trello hay Jira - Lựa chọn đúng, nâng cao hiệu suất làm việc?

Nếu bạn đang tìm một công cụ quản lý công việc đơn giản, dễ sử dụng mà không cần thiết lập phức tạp, đặc biệt phù hợp với các nhóm kinh doanh, marketing hoặc nhân sự thì Trello là phương án nhẹ nhàng nhưng hiệu quả.

Trong khi đó, Jira không chỉ sở hữu đầy đủ những gì Trello mang lại mà còn được thiết kế chuyên sâu hơn, đáp ứng tốt nhu cầu của các đội kỹ thuật, phát triển phần mềm hoặc các nhóm làm việc theo mô hình Agile.

Với những doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý thống nhất cho nhiều phòng ban, từ kinh doanh đến kỹ thuật, Jira là giải pháp toàn diện, linh hoạt và có khả năng mở rộng theo quy mô tổ chức.

Liên hệ với AgileOps để được tư vấn và trải nghiệm nền tảng Jira và Trello để tìm ra phương án tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.