Trong thời đại số hóa ngày nay, nhu cầu sử dụng các công cụ để tối ưu hóa công việc là điều tất yếu của mọi doanh nghiệp, từ các tổ chức nhỏ đến các tập đoàn lớn. Google Workspace là một trong những lựa chọn hàng đầu khi nói đến bộ công cụ năng suất đám mây.

Với hai phiên bản phổ biến là Business Standard và Business Plus, Google Workspace cung cấp một nền tảng toàn diện để hỗ trợ giao tiếp, cộng tác và quản lý dữ liệu hiệu quả. Trong bài viết này, AgileOps sẽ so sánh các tính năng, lợi ích, hạn chế và đối tượng phù hợp cho mỗi gói, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn để đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp.

1. Business Standard

1.1. Đặc trưng cơ bản

• Giá $12/người dùng/tháng (+5% VAT)

• Email doanh nghiệp chuyên nghiệp với tên miền riêng

• Dung lượng lưu trữ 2TB/người dùng

• Bao gồm tất cả các ứng dụng cốt lõi của Google Workspace như Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat,…

• Các tính năng cộng tác nâng cao như Google Meet (họp trực tuyến với tối đa 150 người), Google Voice (gọi điện thoại quốc tế), tìm kiếm nâng cao (Google Search) giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc nhóm

1.2. Lợi ích

Business Standard cung cấp 2TB/người dùng đủ để lưu trữ tất cả email, tệp tin và tài liệu quan trọng và cần thiết. Ngoài ra, phiên bản này cung cấp tính năng Google Search cho phép người dùng tìm kiếm thông tin trong tổ chức của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện khả năng cộng tác.

1.3. Hạn chế

Mặc dù Business Standard đáp ứng tốt nhu cầu cơ bản về email, lưu trữ đám mây và cộng tác cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, phiên bản này có một số hạn chế như dung lượng lưu trữ 2TB cho mỗi người dùng, thiếu dung lượng lưu trữ ngoài, tính năng bảo mật và cộng tác cơ bản, hỗ trợ tiêu chuẩn và không bao gồm các tính năng cao cấp.

1.4. Ai nên sử dụng Business Standard?

Business Standard phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong giai đoạn phát triển và đòi hỏi công cụ cộng tác tiên tiến. Phiên bản này đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các doanh nghiệp, tổ chức cần dung lượng lưu trữ dữ liệu lớn hơn so với gói Business Starter cùng khả năng tổ chức họp video quy mô lớn hơn.

2. Business Plus

2.1. Đặc trưng cơ bản

Business Plus cung cấp tất cả các tính năng của phiên bản Business Standard, đồng thời bổ sung thêm nhiều tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Giá $18/tháng/người dùng (+5% VAT)

• Email doanh nghiệp an toàn và tuỳ chỉnh cùng eDiscovery và khả năng lưu giữ dữ liệu

• Dung lượng lưu trữ 5TB/người dùng

• Google Meet nâng cấp với 500 người tham gia cùng với trình quản lý theo dõi tình hình tham dự, khử tiếng ồn, ghi âm,…

• Các chế độ kiểm soát nâng cao về bảo mật và quản lý, gồm có Google Vault và khả năng quản lý thiết bị đầu cuối nâng cao

2.2. Lợi ích

Với dung lượng lưu trữ lớn 5TB/người cùng khả năng cộng tác trực tuyến mượt mà trên các ứng dụng như Gmail, Docs, Sheets và Slides, phiên bản Business Plus giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất làm việc, bất kể nhân viên ở đâu.

Hơn thế nữa, Business Plus còn chú trọng vào bảo mật dữ liệu với các tính năng tiên tiến như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và phát hiện xâm nhập, đảm bảo an toàn cho thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.

2.3. Hạn chế

Mặc dù dung lượng lưu trữ cũng khá lớn 5TB/người dùng, tuy nhiên vẫn có thể không đáp ứng đủ nhu cầu cho những doanh nghiệp có lượng dữ liệu khổng lồ. Bên cạnh đó, mức giá của phiên bản Business Plus cao hơn so với các gói Business Starter và Business Standard đòi hỏi doanh nghiệp phải có ngân sách phù hợp.

2.4. Ai nên sử dụng Business Plus

Business Plus đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, đề cao hiệu quả làm việc, bảo mật thông tin và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, để phát huy tối đa lợi ích của phiên bản này doanh nghiệp cần đánh giá kỹ các yếu tố như dung lượng lưu trữ, ngân sách, tính năng, khả năng tùy chỉnh và hệ thống hiện có.

2.5. Các tính năng nâng cao quan trọng của Business Plus

Quản lý thiết bị đầu cuối

Quản lý thiết bị đầu cuối là tính năng quan trọng trong Google Workspace, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu và kiểm soát các thiết bị cá nhân truy cập.

Với tính năng này, quản trị viên có thể:

• Yêu cầu đăng ký thiết bị, cài đặt ứng dụng, áp dụng chính sách, xóa dữ liệu, theo dõi hoạt động và nhận báo cáo về vi phạm.

• Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi truy cập trái phép, kiểm soát cách thiết bị truy cập Google Workspace, nâng cao năng suất cho nhân viên và giảm chi phí hỗ trợ IT.

Google Vault - Cho phép lưu giữ, lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu

Google Vault là dịch vụ quản trị thông tin và eDiscovery dành cho Google Workspace, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả dữ liệu người dùng trong các ứng dụng Google Workspace như Gmail, Drive, Vault, Groups và Meet. Bao gồm các tính năng chính:

• Lưu giữ dữ liệu: Cho phép thiết lập các chính sách lưu giữ để giữ lại dữ liệu người dùng trong một khoảng thời gian nhất định, đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp lý và quản lý rủi ro.

• Tìm kiếm dữ liệu: Cung cấp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ để doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu cụ thể theo nhiều tiêu chí khác nhau.

• Xuất dữ liệu: Vault cho phép xuất dữ liệu sang nhiều định dạng khác nhau để sử dụng cho mục đích eDiscovery, phân tích dữ liệu hoặc sao lưu.

3. So sánh các chức năng chính của Business Standard và Business Plus

Phiên bản Business Plus cung cấp nhiều tính năng nâng cao hơn so với Business Standard, phù hợp cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Lưu trữ dung lượng cao với 5TB/người dùng, phù hợp với các doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn cần lưu trữ.

• Bảo mật nâng cao với Google Vault và Quản lý thiết bị đầu cuối giúp dữ liệu được an toàn nhất là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm cần bảo mật chặt chẽ.

• Họp trực tuyến (Google Meet) được nâng cao với 500 người tham gia cùng các tính năng theo dõi và nhận báo cáo về người tham dự và cuộc họp.

Như vậy, Business Standard là lựa chọn tiết kiệm, đáp ứng nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với mức giá $12/người dùng/tháng cùng các tính năn cơ bản Business Standard là phiên bản tối ưu cho doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc đang trong giai đoạn phát triển ban đầu.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp hơn thì Business Plus là lựa chọn phù hợp hơn. Phiên bản này cung cấp dung lượng lưu trữ 5TB mỗi người dùng, gói bảo mật toàn diện, họp video tối đa 500 người, tính năng quản lý thiết bị đầu cuối, lưu trữ và khôi phục dữ liệu, phân tích dữ liệu và mạng xã hội nội bộ.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ nhu cầu và ngân sách của mình để lựa chọn gói phù hợp nhất. Việc nâng cấp từ Business Standard lên Business Plus cũng hoàn toàn khả thi nếu nhu cầu của doanh nghiệp phát triển trong tương lai.