Ngày nay, việc tìm kiếm giải pháp giúp tối ưu và mang lại hiệu quả công việc luôn là nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp và tổ chức. Google Workspace (trước đây được biết đến với tên gọi G Suite) với hơn 3 tỷ người dùng trên thế giới, đang trở thành một trong những bộ công cụ không thể thiếu cho các tổ chức và doanh nghiệp bởi tính năng ưu việt.

Trong bài viết này, AgileOps sẽ cung cấp đến bạn cái nhìn tổng quan về Google Workspace, giải đáp Google Workspace là gì, đồng thời khám phá những tính năng mới nhất và lợi ích vượt trội ứng dụng này mang lại.

Google Workspace là gì?

Google Workspace bộ công cụ văn phòng trực tuyến được phát triển bởi Google bao gồm các ứng dụng như Gmail, Drive, Docs (tài liệu), Sheets (trang tính), Slides (trang trình bày), Calendar (Lịch), Meet, Jamboard Whiteboarding (bảng trắng kỹ thuật số*), ... cùng nhiều dịch vụ hỗ trợ nâng cao liên quan đến bảo mật dữ liệu.

Google Workspace không chỉ giúp lưu trữ và quản lý tệp,dữ liệu theo các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật thông tin, mà còn mang đến giải pháp giúp làm việc tập trung, thay thế cho các công việc hiện tại bị phân tán ở nhiều nơi.

Tại sao Google Workspace được hơn 3 tỷ người dùng doanh nghiệp tin dùng?

Nâng cao năng suất làm việc

Google Workspace là bộ công cụ cho phép bạn chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa trực tiếp, bình luận và trò chuyện ngay trong ứng dụng, giúp mọi người trong nhóm có thể làm việc, cộng tác hiệu quả dù ở bất kỳ đâu.
Bộ ứng dụng cung cấp các kênh liên lạc đa dạng như Gmail, Google Chat, Google Meet giúp kết nối và trao đổi thông tin nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, Google Workspace còn hỗ trợ lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và hoàn thành dự án hiệu quả thông qua Google Calendar, Google Keep và Google Tasks.

Giúp truy cập mọi lúc, mọi nơi

Với Google Workspace, bạn có thể truy cập vào các tài liệu, email, lịch làm việc từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào chỉ cần kết nối internet. Bên cạnh đó, nhiều ứng dụng trong Google Workspace cho phép làm việc mà không cần kết nối Internet và tự động đồng bộ khi có kết nối mạng. Điều này giúp bạn không còn lo lắng khi vô tình bị mất kết nối mạng hay chưa kịp lưu vào máy.

Dễ dàng sử dụng

Các ứng dụng trong Google Workspace có giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với mọi người dùng. Bộ công cụ hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp người dùng thao tác thuận lợi, nhanh chóng. Không những vậy, Google còn cung cấp nhiều tài liệu hướng dẫn và cộng đồng hỗ trợ để người dùng có thể giải đáp thắc mắc và sử dụng Google Workspace hiệu quả.

Tích hợp với các ứng dụng khác của Google và bên thứ ba

Thay vì di chuyển qua lại giữa nhiều nền tảng khác nhau để truy cập dữ liệu, Google Workspace cho phép tích hợp liền mạch, tạo nên môi trường làm việc thống nhất cho tất cả các thành viên trong nhóm. Nhờ vậy, mọi người có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết từ các ứng dụng của Google hoặc bên thứ ba.

Tính bảo mật và quản lý quyền truy cập, dữ liệu

Google Workspace ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào các biện pháp bảo mật tự động, giúp ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn, đảm bảo không mất dữ liệu của người dùng. Hệ thống trí tuệ nhân tạo thông minh có khả năng tự động phát hiện, phân loại mức độ ưu tiên và xử lý kịp thời các mối nguy hại, đồng thời triển khai các giải pháp bảo mật tối ưu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Với ưu điểm vượt trội của Google Workspace, nền tảng đám mây tiên tiến kết hợp với cơ sở hạ tầng toàn cầu vững chắc, giúp người dùng luôn sở hữu lợi thế trước kẻ tấn công, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và hệ thống của doanh nghiệp.

Không chỉ vậy, để bảo vệ người dùng Google còn cung cấp xác thực hai yếu tố đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới truy cập được tài khoản. Hơn thế nữa, quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu và ứng dụng Google Workspace với nhiều tùy chọn như nhóm, vai trò và quy tắc chia sẻ.

Tính di động và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị

Với Google Workspace, thành viên trong nhóm có thể truy cập và làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau mà không lo lắng về việc mất dữ liệu. Điều này giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả trong làm việc, đặc biệt là khi cần di chuyển và đồng bộ hóa thông tin.

Ngoài ra, Google Workspace còn cung cấp các ứng dụng dành cho thiết bị di động được tối ưu hóa cho điện thoại thông minh và máy tính bảng Android và iOS, giúp người làm việc hiệu quả mọi lúc mọi nơi.

Tiết kiệm chi phí và tăng cường sự cạnh tranh

Thay vì mua và cài đặt nhiều phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng miễn phí và trả phí theo người dùng hàng tháng cho Google Workspace đã có thể sử dụng đầy đủ các ứng dụng cần thiết phục vụ cho công việc. Hơn nữa, Google Workspace còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành thông qua các tính năng tự động hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Khám phá bộ công cụ toàn diện của Google Workspace

Bộ công cụ quản lý công việc toàn diện

Google Workspace bao gồm một loạt các công cụ hữu ích để hỗ trợ công việc hàng ngày của doanh nghiệp. Dưới đây là một số công cụ chính và chức năng của chúng:

1. Gmail

Gmail là một phần cốt lõi của Google Workspace, giúp cung cấp giải pháp email chuyên nghiệp, bảo mật và đầy đủ tính năng cho doanh nghiệp, tổ chức từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp, làm việc nhóm và tăng năng suất làm việc.

Bên cạnh những tính năng quen thuộc như chặn thư rác, phân loại email, lên lịch, ẩn thư tạm thời,… Gmail của Google Workspace còn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội. Đầu tiên có thể kể đến giao diện không quảng cáo, cho phép người dùng tận hưởng trải nghiệm làm việc không bị gián đoạn.

Tiếp theo, Gmail còn được tích hợp liền mạch với các công cụ khác của Google Workspace giúp người dùng dễ dàng trao đổi công việc tức thời thông qua Google Chat, Google Meet hoặc tạo lịch họp nhanh chóng bằng Google Calendar. Nhờ đó mà các công việc nhóm hay trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp sẽ hiệu quả và suôn sẻ hơn.

2. Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây cho tất cả mọi người giúp người dùng lưu trữ mọi dữ liệu, tệp tin một cách an toàn cũng như dễ dàng truy cập tệp tin từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi.

Tính năng phân quyền truy cập của Google Drive đảm bảo tính bảo mật thông tin, đồng thời cho phép người dùng chia sẻ và làm việc dễ dàng với nhóm.

3. Google Docs, Google Sheets, Google Slides

Đây là bộ ứng dụng văn phòng toàn diện dành cho doanh nghiệp, bao gồm các công cụ như Google Docs (trình soạn thảo văn bản), Google Sheets (bảng tính), Google Slides (bản trình bày). Điểm nổi bật của bộ công cụ là khả năng cộng tác theo thời gian thực cho phép người dùng chỉnh sửa đồng thời trên cùng một tệp trong cùng thời gian. Ngoài ra, lịch sử phiên bản giúp người dùng theo dõi các thay đổi, khôi phục bất kỳ bản chỉnh sửa nào và kiểm soát quyền truy cập.

Đặc biệt, bộ ứng dụng tương thích định dạng tệp Microsoft Office, hỗ trợ mở và chỉnh sửa tài liệu hiệu quả.

4. Google Calendar

Google Calendar là ứng dụng quản lý thời gian và tạo lịch trình trực tuyến. Ứng dụng này không chỉ giúp người dùng quản lý lịch trình cá nhân mà giúp theo dõi lịch trình đồng nghiệp, người trong tổ chức thông qua sự tích hợp liền mạch với các ứng dụng của Google Workspace như Gmail, Drive và Meet.

5. Google Meet

Google Meet là ứng dụng họp trực tuyến được tích hợp sẵn trong Google Workspace, cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi video và âm thanh, chia sẻ màn hình và tài liệu.

Với sự kết nối với các ứng dụng của Google Workspace nên chỉ cần vài cái nhấp chuột từ Calendar hoặc Gmail đã có thể dễ dàng truy cập một cuộc họp trực tuyến trên Google Meet. Google Meet có giao diện thân thiện, dễ dùng cùng nhiều tùy chọn bố cục, chia sẻ màn hình và bảo mật tiên tiến đảm bảo trải nghiệm họp trực tuyến chuyên nghiệp.

6. Google Sites

Google Sites là ứng dụng cho phép người dùng dễ dàng tạo và quản lý website doanh nghiệp mà không cần có kiến thức lập trình hay thiết kế web. Ứng dụng này cung cấp giao diện kéo thả đơn giản, cho phép người dùng nhanh chóng xây dựng trang web với giao diện đẹp mắt, tương thích mọi thiết bị.

Điểm nổi bật của Google Sites cho tất cả mọi người là khả năng cộng tác hiệu quả, hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa trang web trong thời gian thực. Bên cạnh đó, việc tích hợp với Google Drive và Google Docs, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và quản lý trang web của mình.

7. Google Chat

Google Chat là ứng dụng nhắn tin được phát triển để thay thế cho Google Hangouts trước đây. Ngoài việc cho phép người dùng liên lạc trực tiếp với cá nhân thì Google Chat còn cho phép tạo nhóm chat riêng tư bao gồm cả người dùng ngoài tổ chức.

Ngoài ra, Google Chat còn được tích hợp các tính năng hữu ích như chia sẻ tệp tin, truy cập nhanh ứng dụng Google, tìm kiếm thông minh, cộng tác theo thời gian thực, phản hồi tin nhắn bằng emoji và GIF.

8. Google Form

Google Form là một công cụ trực tuyến cho phép người dùng tạo các bảng, thăm dò ý kiến, bảng câu hỏi, ... cũng như đánh giá cuộc khảo sát thông qua kết quả nhận được một cách dễ dàng mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng.

9. Google Keep

Google Keep là ứng dụng ghi chú giúp người dùng ghi lại, lưu thông tin, tạo danh sách, đặt lời nhắc,… Đây là ứng dụng giúp người dùng cập nhật mọi lúc mọi nơi bởi tính năng tự động đồng bộ hóa nội dung trên các thiết bị khác nhau thông qua tài khoản Google.

10. App Sheet

AppSheet là nền tảng tạo ứng dụng không cần code của Google Cloud, giúp người dùng xây dựng app di động và máy tính cho doanh nghiệp nhanh chóng mà không cần lập trình.

Với giao diện kéo thả đơn giản, AppSheet cho phép người dùng tạo ứng dụng từ nhiều nguồn dữ liệu như Google Sheets, Airtable, Salesforce, ... Ứng dụng được triển khai dễ dàng, linh hoạt, mạnh mẽ và bảo mật.

Lý do nên mua Google Workspace tại AligeOps?

Là Đối tác Dịch vụ và Đại lý phân phối chính thức Google tại Việt Nam, AligeOps tự hào mang đến cho quý khách hàng những ưu điểm vượt trội khi đăng ký Google Workspace:

• Hỗ trợ xuất hóa đơn tài chính: AligeOps cung cấp hóa đơn tài chính hợp lệ cho khách hàng khi mua sản phẩm Google Workspace. Chúng tôi hỗ trợ hoàn thiện mọi thủ tục thanh toán và xử lý thuế theo quy định.

• Chuyên gia công nghệ: Đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm với kiến thức sâu rộng về công nghệ tiên tiến như Atlassian, Google, HubSpot, Zapier sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để khách hàng sử dụng dịch vụ hiệu quả nhất.

• Đối tác uy tín của nhiều doanh nghiệp lớn: AligeOps được tin tưởng bởi các doanh nghiệp lớn như Canon, Roblox, Couchbase, SurveyMonkey, Vinamilk, De Heus, KFC, Prep, EMDDI, ...

Liên hệ ngay với AgileOps để nhận tư vấn chi tiết về từng gói cũng như nhận các ưu đãi hấp dẫn.

*Jamboard Whiteboarding (bảng trắng kỹ thuật số*) sẽ chính thức bị Google “khai tử” vào cuối năm 2024.