Với xu hướng làm việc từ xa và kết hợp mô hình làm việc linh hoạt (hybrid working) giúp đẩy mạnh tính thiết yếu của việc quản lý dự án một cách hiệu quả. Giờ đây, các thành viên trong cùng dự án có thể sẽ không ngồi chung một văn phòng mà sẽ phân bổ ở nhiều nơi làm việc khác nhau.

Chính vì vậy, công cụ quản lý dự án phù hợp sẽ giúp đội nhóm có thể thống nhất luồng phát triển dự án, thực thi và trao đổi thông tin một cách dễ dàng.

Đến nay, một trong những công cụ được ứng dụng khá rộng rãi có thể nhắc đến đó chính là Jira. Nếu bạn đang tìm hiểu Jira là gì, những lợi ích nào doanh nghiệp có thể tận dụng và các chức năng phổ biến của Jira thì có thể tham khảo ngay tại bài viết này nhé.

Jira là gì?

Jira là ứng dụng theo dõi và quản lý dự án được phát triển bởi Atlassian. Jira giúp đội nhóm xây dựng quy trình làm việc, quản lý tiến độ dự án và tự động hoá các khâu công việc cần thiết. Theo Atlassian, có hơn 65,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đang triển khai Jira để tự động hoá dự án và kết nối với các ứng dụng phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc.

Hệ sinh thái Jira bao gồm đa dạng ứng dụng như Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, …  Ban đầu, Jira được xây dựng cho các nhóm phát triển phần mềm. Tuy nhiên, Jira ngày càng được phát triển với đa dạng tính năng và phục vụ nhiều đội nhóm khác như Nhân sự, Marketing hoặc Tài chính.

Lịch sử hình thành Jira

Jira được chính thức ra mắt vào năm 2002. Cái tên Jira được lấy từ tiếng Nhật - Gojira, có nghĩa là Godzilla. Ý tưởng gốc của cái tên Jira được xuất phát từ việc các các lập trình viên đã sử dụng một phần mềm quản lý bug có tên là Bugzilla.

Ban đầu, Jira được phát triển chuyên biệt cho các lập trình viên và xây dựng dựa trên nguyên lý Agile. Sau này, Jira đã được tinh chỉnh để phù hợp với đa dạng nhu cầu của khách hàng.

Các thuật ngữ thông dụng của Jira

Jira được xem là một ứng dụng khá phức tạp và bao gồm nhiều thuật ngữ tiếng Anh chuyên dụng cho ngành kỹ thuật. Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Jira thì có thể tìm hiểu các thuật ngữ dưới đây để có thể làm quen và thao tác dễ dàng hơn.

• Scrum: Là một phương pháp Agile dùng cho phát triển sản phẩm, đặc biệt là phát triển phần mềm.

• Board: Bảng thể hiện tiến độ công việc của các dự án. Nếu bạn chọn dạng bảng Scrum thì sẽ nhìn thấy các công việc được di chuyển từ product backlog đến sprint backlog. Nếu bạn chọn dạng bảng Kanban thì sẽ thấy tiến độ dự án theo 3 mốc là “To do”, “In progress” và “Done”.

• Sprint: Là phân đoạn lặp liên tiếp nhau với khoảng thời gian tầm 2 đến 4 tuần. Trong mỗi sprint, đội nhóm có thể phân tích yêu cầu, lên kế hoạch, thiết kế và triển khai một phần của sản phẩm.

• Epic: Là đại diện cho một user story lớn và nhóm sẽ cần chia thành nhiều sprint nhỏ để hoàn thành một epic.

• Backlog: Danh sách tất cả các user story, bug và tính năng của sản phẩm hoặc sprint.

• Issue: Thể hiện một đơn vị công việc (epic, story, task & bug).

• Issue type: Issue type giúp xác định và phân loại loại issue. Trong Jira, issue sẽ được phân hóa theo một trật tự từ nhỏ đến lớn (issue hierarchy).

• Project: Nơi tập hợp các issue cần được xử lý trong dự án. Có hai loại dự án là dự án quản lý theo công ty (company-managed project) và dự án quản lý theo team (team-managed project).

• Swimlane: Dùng để phân làn các issue theo nhóm trên bảng. Ví dụ, phân làn issue theo epic, phân làn issue theo dự án.

• Workflow: Sơ đồ thể hiện quy trình xử lý issue, mô tả thứ tự xử lý các issue thông qua các trạng thái (status) và quá trình chuyển tiếp (transition).

• Status: Trạng thái của issue.

• Field: Mục dữ liệu trong Jira, nơi chứa các thông tin và dữ liệu về issue.

• Label: Nhãn dành cho từng issue giúp bạn tìm kiếm issue dễ dàng hơn. Một issue có thể có nhiều nhãn.

• Component: Là sự phân nhóm các issue. Mỗi dự án gồm nhiều component và phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Một issue có thể thuộc về nhiều component.

• Version: Với một số loại dự án, đặc biệt là phát triển phần mềm, version là một bản phát hành ứng dụng phần mềm trong Jira.

• Screen: Các field của issue sẽ được hiển thị trên màn hình. Màn hình giúp bạn kiểm soát được các field sẽ được hiển thị trong từng bước khác nhau của workflow.

• Scheme: Giúp người dùng thiết lập được field nào được hiển thị trên screen. Các scheme phổ biến trong Jira như field configuration scheme, issue type configuration scheme và workflow scheme.

• Automation: Tính năng này cho phép bạn thiết lập và cài đặt các lệnh tự động hóa.

Khám phá 6 lợi ích giúp bạn tận dụng Jira một cách tối ưu

Được ứng dụng bởi các doanh nghiệp lớn trên khắp thế giới như Twitter, Lyft, Reddit và Pinterest, Jira đã và đang hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả với các tính năng nổi bật như:

1. Công nghệ tự động hoá theo mô hình Agile

Triển khai dự án theo mô hình Scrum hoặc Agile là một trong những lợi ích đặc trưng mà Jira mang lại. Với các loại bảng như Kanban, Scrum, nhóm của bạn có thể hình dung tiến độ và theo dõi các dự án với thời gian thực tế. Nhờ vậy, các Project Manager hoặc nhà quản lý có thể ra quyết định thành viên nào sẽ thực hiện tốt các nhiệm vụ nào và những nhiệm vụ nào không hoàn thành theo dự kiến.

Bên cạnh đó, Jira còn cung cấp nhiều chế độ xem dự án khác nhau và mỗi thành viên có thể tối ưu theo nhu cầu của họ.

Dạng bảng Jira cung cấp

2. Quản lý nhiệm vụ và bug

Nhắc đến mục đích phát triển Jira thì không thể kể đến chức năng quản lý công việc và bug. Ngay từ những ngày đầu thiết kế Jira, Atlassian đã nhắm đến mục tiêu xây dựng công cụ theo dõi bug tự động cho các dự án phát triển phần mềm.

Bảng theo dõi issue

Sau này, Jira có thể đề xuất các giải pháp với tầm nhìn lớn hơn như theo dõi công việc và quản lý dự án. Tuy nhiên, tính năng theo dõi bug vẫn là chức năng quan trọng giúp các chuyên gia công nghệ giảm thiểu thời gian và công sức trong việc tìm, lưu trữ và kiểm soát bug trong phần mềm.

3. Chức năng báo cáo rõ ràng

Điều giúp Jira khác biệt với các đối thủ trên thị trường chính là các bảng báo cáo trực quan. Các báo cáo được thể hiện với những con số và bảng biểu giúp minh hoạ trực quan tiến độ dự án để team có thể phân tích được hiệu suất công việc.

Các loại báo cáo của Jira

Dưới đây là một số dạng báo cáo điển hình mà Jira cung cấp:

• Biểu đồ kiểm soát (Control chart)

• Sơ đồ luồng tích luỹ (Cumulative flow diagram)

• Đo lường tiến độ hoàn thành dự án thực tế so với tiến độ dự kiến (Burndown chart)

• Báo cáo số lượng issue (Sprint report)

• Biểu đồ số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong mỗi Sprint (Velocity chart)

Ngoài ra, Jira còn cung cấp khá nhiều dạng báo cáo khác, bạn có thể trải nghiệm trực tiếp trên Jira để khám phá các tiện ích này.

4. An toàn bảo mật

Jira Software cho phép quản trị viên có thể tạo quyền truy cập cho các thành viên trong nhóm về các thông tin dự án cũng như dữ liệu quan trọng. Jira đang theo các quy tắc bảo mật của PCI DSS, GDPR, ISO/IEC 27018, ISO/IEC 27001, SOC 2, 3, và nhiều hơn thế nữa để đảm bảo tính bảo mật thông tin.

Bất cứ dữ liệu nào đều phải có TLS 1.2+ encryption và tất cả server chứa dữ liệu người dùng đều phải có AES 256 encryption.

Tính bảo mật của Jira

5. Hỗ trợ đa dạng nhu cầu người dùng

Jira không chỉ giới hạn trong các dự án phát triển phần mềm mà còn xây dựng những các sản phẩm khác như Jira Work Management, Jira Service Desk. Nhờ hệ sinh thái ứng dụng đa dạng cũng như các công cụ được tuỳ chỉnh dựa vào nhu cầu người dùng nên các nhóm vận hành kinh doanh như Nhân sự, Marketing hoặc Tài chính đều có thể sử dụng.

6. Tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Atlassian

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng thêm các tính năng mới thì hoàn toàn có thể tìm kiếm trên chợ ứng dụng Atlassian và tích hợp vào Jira. Một trường hợp điển hình được khá nhiều nhóm sử dụng như tích hợp Confluence vào Jira để liên kết các tài liệu có liên quan đến dự án đang thực hiện.

Hoặc một ví dụ khác như tích hợp giữa Trello và Jira, tạo điều kiện giúp nhóm có thể thực thi dự án trên Trello và thông tin sẽ được tự động cập nhật trên 2 nền tảng này. Nhờ vậy, các thành viên và quản lý dự án đều có thể nắm được thông tin và tiến độ chính xác của dự án.

Phòng ban nào có thể tận dụng lợi ích của Jira?

Với sự phổ biến của Jira và ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng nguyên lý Agile trong công việc, Jira đã và đang được áp dụng rộng rãi ở nhiều phòng ban khác nhau.

Nhóm vận hành kinh doanh (non-tech)

Jira Work management là ứng dụng đơn giản phục vụ nhu cầu quản lý dự án. Nhờ vậy, các nhóm Nhân sự, Marketing hoặc Tài chính có thể tận dụng Jira Work Management để thay đổi, cập nhật các yêu cầu, duyệt quy trình làm việc và quản lý các nhiệm vụ khác.

Nhóm phát triển phần mềm

Jira Software cung cấp các tiện ích của Jira Work Management và các chức năng mà các kỹ sư công nghệ có thể lên kế hoạch, theo dõi và triển khai phần mềm. Bên cạnh đó, nhóm phát triển phần mềm còn có thể quản lý bug, dự án và các nhiệm vụ được giao.

Để có cái nhìn tổng quan hơn về tiến độ dự án, Jira Software còn cung cấp các dạng bảng như Kanban, Scrum và những Agile frameworks thông dụng khác.

Nhóm hỗ trợ dịch vụ IT

Tại các vị trí như Chăm sóc khách hàng, helpdesk và những vị trí hỗ trợ khác có thể sử dụng Jira Service Management để nhận yêu cầu và quản lý các thay đổi. Ngoài ra, đây cũng là nền tảng mà khách hàng có thể gửi thông tin cần được giúp đỡ và nhân viên chăm sóc khách hàng có thể hỗ trợ và quản lý ngay tại Jira Service Management.

Nhóm quản lý hồ sơ và kết quả dự án

Jira Align giúp các nhà quản lý thông tin hoặc Delivery Manager có thể nắm được bao quát tình hình công việc của nhiều đội nhóm khác nhau. Jira Align được coi như là một nền tảng cho doanh nghiệp để kết nối từ các sản phẩm, chương trình và chiến lược đến tình hình thực thi thực tế.

Triển khai hiệu quả Jira cùng AgileOps

Qua những lợi ích mà Jira mang lại cũng như khả năng áp dụng tại đa dạng phòng ban, Jira là một trong những ứng dụng quản lý dự án bạn nên trải nghiệm để nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí doanh nghiệp.

Kết nối với các chuyên gia Atlassian của AgileOps để được tư vấn kỹ thuật phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cũng như được hỗ trợ triển khai Jira một cách dễ dàng.