Với xu hướng làm việc từ xa và kết hợp mô hình làm việc linh hoạt (hybrid working) giúp đẩy mạnh tính thiết yếu của việc quản lý dự án một cách hiệu quả. Giờ đây, các thành viên trong cùng dự án có thể sẽ không ngồi chung một văn phòng mà sẽ phân bổ ở nhiều nơi làm việc khác nhau.

Chính vì vậy, công cụ quản lý dự án phù hợp sẽ giúp đội nhóm có thể thống nhất luồng phát triển dự án, thực thi và trao đổi thông tin một cách dễ dàng.

Đến nay, một trong những công cụ được ứng dụng khá rộng rãi có thể nhắc đến đó chính là Jira. Nếu bạn đang tìm hiểu Jira là gì, những lợi ích nào doanh nghiệp có thể tận dụng và các chức năng phổ biến của Jira thì có thể tham khảo ngay tại bài viết này nhé.

Jira là gì?

Jira là ứng dụng theo dõi và quản lý dự án được phát triển bởi Atlassian. Jira giúp đội nhóm xây dựng quy trình làm việc, quản lý tiến độ dự án và tự động hoá các khâu công việc cần thiết. Theo Atlassian, có hơn 100,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đang triển khai Jira để tự động hoá dự án và kết nối với các ứng dụng phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc.

Hệ sinh thái Jira bao gồm đa dạng ứng dụng như Jira, Jira Service Management hay Jira Product Discovery …  Ban đầu, Jira được xây dựng cho các nhóm phát triển phần mềm. Tuy nhiên, Jira ngày càng được phát triển với đa dạng tính năng và phục vụ nhiều đội nhóm khác như Nhân sự, Marketing hoặc Tài chính.

Lịch sử hình thành Jira

Jira được chính thức ra mắt vào năm 2002. Cái tên Jira được lấy từ tiếng Nhật - Gojira, có nghĩa là Godzilla. Ý tưởng gốc của cái tên Jira được xuất phát từ việc các các lập trình viên đã sử dụng một phần mềm quản lý bug có tên là Bugzilla.

Ban đầu, Jira được phát triển chuyên biệt cho các lập trình viên và xây dựng dựa trên nguyên lý Agile. Sau này, Jira đã được tinh chỉnh để phù hợp với đa dạng nhu cầu của khách hàng.

Các thuật ngữ thông dụng của Jira

Jira được xem là một ứng dụng khá phức tạp và bao gồm nhiều thuật ngữ tiếng Anh chuyên dụng cho ngành kỹ thuật. Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Jira thì có thể tìm hiểu các thuật ngữ dưới đây để có thể làm quen và thao tác dễ dàng hơn.

• Scrum: Là một phương pháp Agile dùng cho phát triển sản phẩm, đặc biệt là phát triển phần mềm.

• Board: Bảng theo dõi tiến độ công việc của dự án, cho phép người dùng cập nhật trạng thái của work item thông qua thao tác kéo-thả giữa các cột. Scrum board quản lý theo sprint với backlog; Kanban board theo luồng liên tục với các cột trạng thái có thể trùy chỉnh.

• Sprint: Là phân đoạn lặp liên tiếp nhau với khoảng thời gian tầm 2 đến 4 tuần. Trong mỗi sprint, đội nhóm có thể phân tích yêu cầu, lên kế hoạch, thiết kế và triển khai một phần của sản phẩm.

• Epic: đại diện cho nhóm công việc quy mô lớn, mất nhiều thời gian đề hoàn thành. Epic có thể bao gồm nhiều work item nhỏ có liên quan. 

• Backlog: Danh sách tất cả các work item, bao gồm user story, bug và tính năng của sản phẩm hoặc sprint.

• Work item (trước đây là issue): Đơn vị công vị trong Jira (epic, story, task, bug & sub-task).

• Work type (trước đây là issue type): Giúp xác định và phân loại work item. Trong Jira, các work item được phân cấp theo trật tự từ nhỏ đến lớn theo (hierarchy).

• Project: Nơi tập hợp các issue cần được xử lý trong dự án. Có hai loại dự án là dự án quản lý theo công ty (company-managed project) và dự án quản lý theo team (team-managed project).

• Swimlane: Nhóm các work item theo hàng hàng ngang - phân làn trên board. Ví dụ, phân làn work item theo epic, phân làn work item theo dự án.

• Workflow: Sơ đồ thể hiện quy trình xử lý work item, mô tả thứ tự xử lý các work item thông qua các trạng thái (status) và quá trình chuyển tiếp (transition).

• Status: Trạng thái của work item.

• Field: Trường dữ liệu thể hiện thông tin về work item. Bên cạnh trường mặc định, người dùng có thể tạo thêm các trường dữ liệu (custom field).

• Label: Nhãn dành cho từng work item giúp bạn tìm kiếm work item dễ dàng hơn. Một work item có thể có nhiều nhãn.

• Component: Phân nhóm các work item. Mỗi dự án gồm nhiều component và phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Một work item có thể thuộc về nhiều component.

• Version: Với một số loại dự án, đặc biệt là phát triển phần mềm, version là một bản phát hành ứng dụng phần mềm trong Jira.

• Screen: Các field của work item sẽ được hiển thị trên màn hình. Màn hình giúp bạn kiểm soát được các field sẽ được hiển thị trong từng bước khác nhau của workflow..

• Scheme: Giúp người dùng thiết lập được field nào được hiển thị trên screen. Các scheme phổ biến trong Jira như field configuration scheme, issue type configuration scheme và workflow scheme.

• Automation: Cho phép thiết lập các automation rule (quy tắc tự động) để Jira tự thực hiện các tác vụ lặp lại.

Khám phá 6 lợi ích giúp bạn tận dụng Jira một cách tối ưu

Được ứng dụng bởi các doanh nghiệp lớn trên khắp thế giới như Twitter, Lyft, Reddit và Pinterest, Jira đã và đang hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả với các tính năng nổi bật như:

1. Tối ưu cách làm việc theo mô hình Agile

Triển khai dự án theo mô hình Scrum hoặc Agile là một trong những lợi ích đặc trưng mà Jira mang lại. Với các loại bảng như Kanban, Scrum, nhóm của bạn có thể hình dung tiến độ và theo dõi các dự án với thời gian thực tế. Nhờ vậy, các Project Manager hoặc nhà quản lý có thể ra quyết định thành viên nào sẽ thực hiện tốt các nhiệm vụ nào và những nhiệm vụ nào chưa hoàn thành theo dự kiến.

Bên cạnh đó, Jira còn cung cấp nhiều chế độ xem dự án khác nhau và mỗi thành viên có thể tối ưu theo nhu cầu của họ:

• Timeline view

• List view

• Calendar view

Giao diện theo dõi work item Timeline view

2. Quản lý nhiệm vụ và bug

Nhắc đến mục đích phát triển Jira thì không thể kể đến chức năng quản lý công việc và bug. Ngay từ những ngày đầu thiết kế Jira, Atlassian đã nhắm đến mục tiêu xây dựng công cụ theo dõi bug tự động cho các dự án phát triển phần mềm.

Bảng theo dõi work item

Sau này, Jira có thể đề xuất các giải pháp với tầm nhìn lớn hơn như theo dõi công việc và quản lý dự án. Tuy nhiên, tính năng theo dõi bug vẫn là chức năng quan trọng giúp các chuyên gia công nghệ giảm thiểu thời gian và công sức trong việc tìm, lưu trữ và kiểm soát bug trong quy trình phát triển phần mềm.

3. Báo cáo nâng cao theo thời gian thực

Jira cung cấp đa dạng báo cáo trực quan, được chia thành 04 loại:

• Agile report - Bao quát toàn bộ tiến độ làm việc của đội nhóm, giúp kịp thời phát hiện khó khăn gặp phải và dự đoán hiệu suất công việc hiệu quả hơn.

• DevOps report - Giúp đội nhóm hiểu rõ quy trình (deployment pipeline) và tần suất triển khai để nâng cao sự với phối hợp giữa các thành viên và tối ưu thời gian phát hành sản phẩm CNTT.

• Issue analysis report - Phân tích khối lượng công việc đội nhóm đang xử lý dựa trên các loại work item.

• Forecast and management report - Hỗ trợ đánh giá năng lực của đội nhóm để lập hay điều chỉnh kế hoạch dễ dàng hơn.

Các loại báo cáo của Jira

Dưới đây là một số dạng báo cáo điển hình mà Jira cung cấp:

• Biểu đồ kiểm soát (Control chart)

• Sơ đồ luồng tích luỹ (Cumulative flow diagram)

• Đo lường tiến độ hoàn thành dự án thực tế so với tiến độ dự kiến (Burndown chart)

• Báo cáo số lượng work item (Sprint report)

• Biểu đồ số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong mỗi Sprint (Velocity chart)

Tìm hiểu thêm về các dạng báo cáo trong Jira.

4. An toàn bảo mật

Jira cho phép quản trị viên kiểm soát quyền truy cập theo nhiều lớp: từ phân quyền cấp hệ thống, quyền theo project, role đến theo loại work item (issue-level security) để đảm bảo chỉ đúng người có quyền mới có thể xem hoặc thao tác với dữ liệu quan trọng.

Về tiêu chuẩn và tuân thủ, Atlassian vận hành chương trình Trust & Compliance cho các sản phẩm Cloud (công bố trên Trust Center), bao gồm các đánh giá/chứng nhận như SOC 2 Type II và các tiêu chuẩn ISO liên quan; đồng thời tuân thủ các yêu cầu pháp lý về bảo vệ dữ liệu như GDPR, PCI DSS, ... Bất cứ dữ liệu nào đều phải có TLS 1.2+ encryption và tất cả server chứa dữ liệu người dùng đều phải có AES 256 encryption.

Tính bảo mật của Jira

5. Hỗ trợ đa phòng ban, tăng tốc với AI tích hợp

Jira không chỉ phục vụ các dự án phát triển phần mềm. Trong hệ sinh thái Atlassian, Jira được mở rộng để đáp ứng nhu cầu của nhiều phòng ban thông qua các sản phẩm khác như Jira Work Management (JWM) và Jira Service Management. Đặc biệt, đến năm 2025, Atlassian đẩy mạnh việc hợp nhất JWM vào Jira, hướng tới “một Jira” dùng chung cho cả nhóm kinh doanh và nhóm phát triển phần mềm,  giúp trải nghiệm quản lý công việc nhất quán hơn.

Với định hướng AI-first - được công bố tại Team '25 Europe, Atlassian không ngừng nâng cấp và phát triển các tính năng AI tích hợp trong Jira, hỗ trợ người dùng làm việc nhanh hơn bằng các tác vụ tự động như tóm tắt nhanh work item hay gợi ý tạo sub-task. Song song đó, Atlassian còn trang bị thêm Rovo với đa dạng các trợ lý AI (Rovo agent) có khả năng hiểu bối cảnh, ghi nhớ lịch sử công việc và thực hiện hành động thực tế.

6. Linh hoạt tích hợp với các ứng dụng trong và ngoài hệ sinh thái Atlassian

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng thêm các tính năng mới thì hoàn toàn có thể tìm kiếm trên chợ ứng dụng Atlassian và tích hợp vào Jira. Một trường hợp điển hình được khá nhiều nhóm sử dụng như tích hợp Confluence vào Jira để liên kết các tài liệu có liên quan đến dự án đang thực hiện.

Hoặc một ví dụ khác như tích hợp giữa Trello và Jira, tạo điều kiện giúp nhóm có thể thực thi dự án trên Trello và thông tin sẽ được tự động cập nhật trên 2 nền tảng này. Nhờ vậy, các thành viên và quản lý dự án đều có thể nắm được thông tin và tiến độ chính xác của dự án.

Nhờ hệ sinh thái ứng dụng phong phú và khả năng tuỳ chỉnh quy trình theo nhu cầu, Jira có thể được áp dụng rộng rãi cho các nhóm vận hành kinh doanh như Nhân sự, Marketing, Tài chính - từ quản lý chiến dịch, quy trình tuyển dụng đến theo dõi công việc nội bộ và báo cáo tiến độ.

Phòng ban nào có thể tận dụng lợi ích của Jira?

Với sự phổ biến của Jira và ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng nguyên lý Agile trong công việc, Jira đã và đang được áp dụng rộng rãi ở nhiều phòng ban khác nhau.

Nhóm vận hành kinh doanh (non-tech) & phát triển phần mềm

Jira hỗ trợ cả nhóm vận hành kinh doanh (non-tech) và nhóm phát triển phần mềm làm việc trên cùng một nền tảng.

Với các nhóm Nhân sự, Marketing hoặc Tài chính, Jira giúp quy trình làm việc rõ ràng và liền mạch: cập nhật trạng thái công việc, theo dõi thay đổi, duyệt quy trình và quản lý các tác vụ liên quan.

Với nhóm phát triển phần mềm, Jira cung cấp các tính năng lập kế hoạch, theo dõi và triển khai sản phẩm, đồng thời hỗ trợ quản lý bug, dự án và các nhiệm vụ được phân công.

Để theo dõi tiến độ tổng quan, Jira còn có các dạng bảng như Kanban, Scrum và các Agile frameworks phổ biến khác.

Nhóm hỗ trợ dịch vụ IT

Tại các vị trí như Chăm sóc khách hàng, helpdesk và những vị trí hỗ trợ khác có thể sử dụng Jira Service Management để nhận yêu cầu và quản lý các thay đổi. Ngoài ra, đây cũng là nền tảng mà khách hàng có thể gửi thông tin cần được giúp đỡ và nhân viên chăm sóc khách hàng có thể hỗ trợ và quản lý ngay tại Jira Service Management.

Nhóm quản lý hồ sơ và kết quả dự án

Jira Align giúp các nhà quản lý thông tin hoặc Delivery Manager có thể nắm được bao quát tình hình công việc của nhiều đội nhóm khác nhau. Jira Align được coi như là một nền tảng cho doanh nghiệp để kết nối từ các sản phẩm, chương trình và chiến lược đến tình hình thực thi thực tế.

Triển khai hiệu quả Jira cùng AgileOps

Qua những lợi ích mà Jira mang lại cũng như khả năng áp dụng tại đa dạng phòng ban, Jira là một trong những ứng dụng quản lý dự án bạn nên trải nghiệm để nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí doanh nghiệp.

Kết nối với các chuyên gia Atlassian của AgileOps - Đối tác giải pháp hạng Vàng Atlassian tại Việt Nam và Đối tác Chuyên môn về Cloud Migration & Service Management, để được tư vấn kỹ thuật phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cũng như được hỗ trợ triển khai Jira một cách dễ dàng.

Khi mua bản quyền phần mềm Jira qua AgileOps, bạn sẽ được hưởng nhiều lợi ích nổi bật:

• Tư vấn gói sản phẩm Jira phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp;
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 bằng tiếng Việt từ các Atlassian Certified Experts;
• Xuất đầy đủ hóa đơn tài chính, dễ dàng kê khai và hợp thức hóa;
• Tiết kiệm 10% thuế nhà thầu nước ngoài (FCT);
• Giảm 3,6% phí chuyển đổi ngoại tệ so với thanh toán trực tiếp.