Tại AgileOps, vào thứ 5 hàng tuần, team Marketing lại phải tất bật “đẩy” tất cả nội dung bài blog được soạn thảo bởi công cụ Confluence lên HubSpot - giải pháp quản lý marketing toàn diện với tính năng đăng bài lên website. Với cách làm thủ công, team phải dành từ 20-30 phút để copy toàn bộ dữ liệu bài viết từ Confluence sang HubSpot. Nhưng khi sử dụng Zapier để kích hoạt tự động “di chuyển” nội dung từ Confluence sang HubSpot, quy trình này diễn ra gần như ngay lập tức.

Bằng cách tận dụng khả năng tự động hóa, các công việc lặp đi lặp lại được tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian và hạn chế các rủi ro và sai sót trong quá trình thực hiện.

Zapier là công cụ tích hợp ứng dụng, cho phép người dùng tạo các lệnh tự động hóa, Zap, để kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau với nhau một cách dễ dàng .

Ngoài định nghĩa và các lợi ích được nêu trên, bạn có biết hết về Zapier? Cùng AgileOps tìm hiểu tất tần tật về Zapier, cách hoạt động và các lợi ích ứng dụng này mang lại.

Định nghĩa Automation

• Khi khách hàng tiềm năng yêu cầu tư vấn thông qua Facebook, bạn nhận được thông báo về yêu cầu này.

• Bạn trao đổi và liên lạc với khách hàng thông qua Gmail và dùng Google Sheet để lưu trữ thông tin liên từ khách hàng. Khi nhận được một email mới, thông tin của khách hàng sẽ tự động trích xuất và lưu trữ trong Google Sheet.

• Thông báo nhắc nhở kiểm tra email vừa mới nhận được gửi đến Slack của bạn.

Đó là một trong số những ứng dụng của automation.

Automation, còn được biết đến với thuật ngữ là tự động hóa, là quá trình áp dụng công nghệ và các hệ thống để thực hiện các nhiệm vụ một cách tự động nhằm giảm thiểu thời gian và nhân lực, góp phần làm tăng năng suất và đảm bảo độ chính xác.

Những công việc hay tác vụ nào bạn sẽ cần đến sự trợ giúp của automation?

• Nhiệm vụ phải thực hiện nhiều lần hay nằm trong kế hoạch/ lịch trình. 🗓️

• Việc chuyển đổi thông tin giữa nền tảng này sang nền tảng khác. 🗂️

• Các thao tác đơn giản nhưng thường xuyên lặp lại dẫn đến mất nhiều thời gian. ⏲️

Tổng quan về Zapier

Zapier là gì?

Nhận thấy được thực trạng người dùng tốn công và dành nhiều thời gian cho việc chuyển đổi, sao chép dữ liệu giữa các trang web với nhau, năm 2011, Zapier “xuất hiện” để giải quyết vấn đề này. Công cụ Zapier hỗ trợ người dùng tự động hóa quy trình làm việc bằng cách liên kết các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Qua đó, người dùng có thể tự thiết kế và xây dựng quy trình tự động hóa của mình thông qua các lệnh Zaps.

Việc tạo và chỉnh sửa các lệnh tự động hóa được thực hiện dễ dàng chỉ với vài thao tác bằng chuột mà không cần sử dụng đến mã code. Bên cạnh đó, khả năng tương thích cũng là một điểm nổi bật của công cụ này.

Zapier cho phép người dùng liên kết nhiều ứng dụng với nhau, hỗ trợ lên đến 5.000 ứng dụng và dịch vụ khác nhau, để trích xuất dữ liệu giữa chúng và tạo ra các lệnh tự động mà không tốn quá nhiều sức người. Thay vì phải bỏ ra 100% công sức để thực hiện một tác vụ, với Zapier, công sức thực hiện chỉ chiếm khoảng 50% và giảm thiểu được thời gian hoàn thành tác vụ.

Vì sao nên chọn Zapier?

Lợi ích Zapier đem đến không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa các tác vụ và quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức mà cá nhân dành cho các việc phải thực hiện nhiều lần, Zapier còn tập trung nâng cao lợi ích cho đội nhóm cũng như tổ chức.

• ✅ Tiết kiệm và tối ưu: Nhờ tính tương thích và tích hợp linh hoạt giữa các công cụ và nền tảng khác nhau, Zapier đảm bảo dữ liệu được tự động “trao đổi” với nhau, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tài nguyên.

• ✅ Chính xác và hiệu quả: Bằng cách thiết lập hành động và quy trình tự động, Zapier hạn chế tối đa các tác vụ thủ công, giúp giảm thiểu các nguy cơ xảy ra soi sót do con người và tăng cường hiệu suất và sự hiệu quả của công việc.

• ✅ Thân thiện với người dùng: Với giao diện đơn giản và trực quan, Zapier cho phép người dùng dễ dàng thiết lập, quản lý và theo dõi các quy trình.

• ✅ An toàn, đáng tin cậy và mở rộng: Việc tự động hóa các công việc không cần đến mã code và khả năng tích hợp với hơn 5.000 ứng dụng từ các nhà cung cấp nổi tiếng như Google hay Microsoft, các phòng ban trong tổ chức có thể xây dựng và triển khai quy trình làm việc an toàn, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thêm vào đó, người dùng còn có thể thiết lập các quyền truy cập và thao tác với các Zaps, làm nâng cao tính bảo bật và kiểm soát hoạt động của các thành viên khác.

5 khái niệm cần biết khi sử dụng Zapier

Zap

Zap tượng trưng cho một quy trình tự động được thiết lập trong Zapier. Một Zap bao gồm một trigger (bước kích hoạt) và một hay nhiều action (hành động được thực thi). Các action được thực thi tuần tự, nếu 1 action gặp lỗi thì những action sau đó sẽ không được thực thi.

Ví dụ, bạn có thể cài đặt thông báo gửi đến Slack khi có email mới được gửi đến bạn. Lúc này, trigger và action sẽ được thiết lập như sau:

• Trigger: Khi có email mới gửi đến

• Action: Gửi thông báo đến Slack cho tôi với nội dung “Kiểm tra email!”

Task

Trong Zapier, mỗi action được thực thi sẽ được tính là một task. Nếu bạn thiết lập một lệnh Zap với action tạo các tài khoản Google Contacts mới, ví dụ, mỗi tài khoản được tạo sẽ là một task. Số lượng Task mà bạn có thể sử dụng được quy định trong một khoảng thời gian nhất định, phụ thuộc vào gói tài khoản Zapier mà bạn đang đăng ký.

Task chỉ được ghi nhận khi action được thực hiện thành công, hay nói cách khác là không có lỗi xảy ra.

Zap Run

Zap Run đại diện cho số lần thực thi một Zap cụ thể, tức là “chạy” Zap để thực hiện các hành động mà bạn đã thiết lập sẵn. Một Zap Run được bắt đầu khi trigger được kích hoạt, và kết thúc khi tất cả các action được thực thi, hoặc 1 trong những action gặp lỗi.

Zap History

Zap history, hay lịch sử quá trình Zap, là nơi lưu trữ các Zap đã chạy thành công hoặc gặp lỗi. Zap History cho người dùng cái nhìn tổng quan về số lượng Zap Run dựa trên các bộ lọc có sẵn như theo từng Zap hay từng khoảng thời gian.

Built-in action

Zapier tích hợp action được lập trình sẵn, cung cấp bởi các hãng phân phối hay các nền tảng dịch vụ như Trello, Google Drive hay QuickBook. Các action có sẵn này gọi là built-in action.

“Bỏ túi” 4 tính năng nổi bật của Zapier

Phát triển quy trình tự động hóa bằng cách liên kết các ứng dụng và dịch vụ

Automation là giải pháp góp phần nâng cao năng xuất và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp nhiều nền tảng và ứng dụng khác nhau, Zapier đảm bảo dữ liệu và các tác vụ được trích xuất, trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng, hạn chế thực thi thủ công và sai sót. Cùng với giao diện thân thiện và kho thư viện cung cấp đa dạng , Zapier giúp các doanh nghiệp tự động hoá công việc lặp đi lặp lại, đồng bộ thông tin và đảm bảo các ứng dụng liên kết liền mạch với nhau.

Liên kết các ứng dụng và dịch vụ

Tạo liên kết và thiết lập các lệnh tự động hóa không dùng đến code

Với Zapier, bất kì ai cũng có thể tự chủ động kết nối giữa hay nhiều ứng dụng với nhau để tự động hóa quy trình làm việc của mình mà cần nhờ đến sự giúp đỡ của lập trình viên. Dù đến từ phòng Nhân sự hay phòng Marketing, bạn vẫn có thể tạo và chỉnh sửa các lệnh tự động hóa một cách dễ dàng. Được thiết kế dựa trên tiêu chí no-code or low-code, Zapier thích hợp kể cả cho người dùng không có nền tảng hay có ít nền tảng về lập trình.

Zapier đề xuất các Zap được thiết lập sẵn, bạn có thể sử dụng các mẫu này hoặc tự tạo Zap chỉ bằng các thao tác đơn giản với đa dạng các trigger và action.

Các mẫu Zap được tích hợp sẵn trong Zapier

Giao diện trực quan và thân thiện

Các nút lệnh và các thanh công cụ được bố trí hợp lý, cho phép người dùng thực hiện thao tác dễ dàng, cũng như điều hướng nhanh chóng và chính xác đến mục cần tùy chỉnh.

Các thanh công cụ cho bao gồm:

• Dashboard: Được xem là trang chủ khi truy cập vào Zapier. Tại Dashboard, bạn có thể tạo Zap và theo dõi các Zap vừa tương tác.

• Zap: Lưu trữ các Zap đã tạo, bạn có thể kích hoạt hay “tạm” dừng kích hoạt Zap bằng nút On/Off, di chuyển thư mục lưu trữ hay xóa một hoặc nhiều Zap cùng một lúc.

• Transfers: “Chạy” lệnh sao chép dữ liệu giữa các sản phẩm và dịch vụ ngay lập tức hoặc theo lịch hẹn.

• Tables (thử nghiệm): Đóng vai trò như một cơ sở dữ liệu - nơi mà bạn lưu trữ, chia sẻ dữ liệu hay tùy chỉnh Zap. Mỗi cột của bảng là một field ứng với thông tin cụ thể của Zap được liên kết, giúp bạn theo dõi các cập nhật kịp thời.

• Interfaces (thử nghiệm): Hỗ trợ tạo các biểu mẫu, xây dựng trang web và ứng dụng cơ bản mà không cần dùng đến mã code.

• Aps: Hiển thị thông tin về các kết nối và lệnh Zap về các ứng dụng và dịch vụ mà bạn đã liên kết.

• Zap History: Tổng hợp lịch sử các Zap.

• Get Help: Thư viện cung cấp các bài viết hỗ trợ người dùng tự giải quyết vấn đề của mình.

Bên cạnh đó, gói đăng ký cũng sẽ hiển thị tại sidebar, giúp người dùng theo dõi số lượng các task đã thực hiện và nâng cấp gói.

Giao diện làm việc của Zapier

Thêm ghi chú cho từng bước của Zap

Thay vì phải sử dụng một tiện ích khác để lưu trữ các thông tin về Zap như thông tin về mục đích sử dụng hay các bước xây dựng Zap sẽ được lưu trữ ngay tại Zapier. Ngoài việc thêm nội dung chú thích chung cho cả lệnh Zap, bạn có thể ghi chú các thông tin quan trọng hay lưu ý cho từng bước trong lệnh Zap của mình, giúp bạn và thành viên trong nhóm biết và hiểu các bước thực hiện. Qua đó, nâng cao tính phối hợp cũng như hỗ trợ quá trình “kiểm” lại và sửa lỗi kịp thời cho Zap.

Thêm ghi chú cho Zap hay từng bước tạo Zap

Tích hợp Zapier với bộ sản phẩm Atlassian

Zapier giúp “nâng cấp” khả năng tích hợp của các sản phẩm Atlassian như Jira, Confluence hay Bitbucket với các ứng dụng và nền tảng khác. Qua đó, đảm bảo các thông tin truyền tải giữa các ứng dụng, tối ưu việc xây dựng và triển khai các bước của quy trình làm việc. Bên cạnh đó, là nền tảng không dùng đến code, Zapier còn giúp cho việc xây dựng quy trình tích hợp, thiết lập và chỉnh sử các lệnh tự động hóa trở nên dễ dàng.

Ví dụ bạn có thể cài đặt một quy trình tự động giữa Jira Service Management với Slack thông qua công cụ Zapier. Khi có request gửi đến cổng thông tin dịch vụ khách hàng, Zapier sẽ trích xuất thông tin về mã (key) và người gửi của request này. Nhận được thông tin, Slack sẽ thông báo đến bạn và đội nhóm trên kênh chat. Nhờ đó, các yêu cầu sẽ được cập nhật nhanh chóng và xử lý kịp thời, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Khai phá và phát huy sức mạnh của quy trình tự động

Zapier giúp bạn “gắn kết” các ứng dụng và dịch vụ lại với nhau nhằm hỗ trợ và bổ sung một hoặc nhiều bước trong quy trình làm việc của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với Zapier, bạn có thể tạo dựng và thiết lập quy trình tự động cho riêng mình mà không cần biết đến code hay nhờ lập trình viên khác.

Đối với một số ứng dụng đòi hỏi sự thiết lập phức tạp, hay triển khai các quy trình tự động với các tính năng cao cấp khác, lúc này, bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ của các chuyên gia Zapier. Chuyên gia Zapier giúp bạn tận dụng đầy đủ tiềm năng của công cụ này nhằm tối ưu hóa quy trình tự động, tiếp cận kịp thời và giải quyết sự cố. Từ quá trình làm việc với các chuyên gia, bạn sẽ tận dụng tối đa tiềm năng của Zapier và đạt được hiệu quả cao.

Liên hệ ngay với AgileOps để được tư vấn về các dịch vụ liên quan đến Zapier.