Confluence là gì? Không gian làm việc online hiệu quả của đội nhóm

• Nhân viên lưu trữ thư mục tại nhiều nơi khác nhau;

• Mọi người tốn nhiều thời gian để tìm lại tài liệu mình cần;

• Các thành viên mơ hồ về luồng trao đổi thông tin của dự án;

• Rủi ro về tính bảo mật thông tin;

Đây là những tình huống thường gặp trong quá trình cộng tác nhóm. Việc thông tin không được cấu trúc một cách rõ ràng, các thành viên gặp khó khăn trong việc giao tiếp và theo dõi tình hình dự án có thể mang đến những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Để giải quyết các vấn đề trên, các công ty công nghệ hàng đầu thế giới đã cho ra mắt khá nhiều ứng dụng khác nhau như Notion, G2 Deals hoặc Stack Overflow for Teams. Trong đó, Confluence là một trong các ứng dụng được đa số doanh nghiệp sử dụng, có thể kể đến như Facebook, Netflix và The New York Times.

Trong bài viết dưới đây, bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về các chức năng của Confluence và những phòng ban nào có thể tận dụng những tính năng hữu ích mà Confluence mang lại nhé.

Confluence là gì?

Confluence là sản phẩm được phát triển bởi Atlassian - công ty công nghệ hàng đầu đứng đằng sau các sản phẩm nổi tiếng như Jira Software, Jira Work Management, Jira Service Management hay Trello.

Confluence phù hợp với quy mô công ty từ nhỏ đến lớn và là nơi các thành viên trong nhóm tiến hành tạo và chia sẻ tài liệu dễ dàng. Mọi người có thể tạo không gian làm việc, trang tài liệu, soạn thảo thông tin, chỉnh sửa và chia sẻ đến những người dùng khác.

Trên Confluence, các không gian làm việc (space) được thiết kế để các nhóm có thể hệ thống kiến thức, tổ chức cấu trúc thông tin một cách gọn gàng, dễ hiểu và có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng.

Confluence - công cụ hỗ trợ cho mọi phòng ban trong công ty

Với các tính năng của Confluence, ứng dụng này hầu như phù hợp với khá nhiều phòng ban khác nhau, có thể kể đến như:

Phát triển phần mềm

Khi sử dụng Confluence, các kỹ sư công nghệ đều có thể theo dõi dự án, các yêu cầu tính năng mới, nhiệm vụ được giao và thời gian hoàn thành. Ứng dụng này còn có khả năng tích hợp trên các công cụ hỗ trợ và quản lý dự án chuyên nghiệp khác ví dụ như Jira Software, Jira Work Management giúp người dùng có thể đính kèm thông tin liên quan đến các dự án một cách rõ ràng.

Phát triển sản phẩm và dự án

Product Owner sử dụng Confluence để tạo và diễn giải các yêu cầu mới hoặc ý tưởng mới về tính năng của sản phẩm. Nhờ vậy, các kỹ sư công nghệ, Delivery Manager hoặc Project Manager đều có thể theo dõi quy trình và quản lý mọi thông tin mới về sản phẩm.

Confluence còn là nơi mọi người có không gian để suy nghĩ các ý tưởng mới, bổ sung thông tin và trao đổi liên tục khi thực hiện dự án.

Tài chính và Kế toán

Mọi người có thể tạo các báo cáo, phân tích tài chính trên Confluence và chia sẻ quyền truy cập đến các phòng ban liên quan. Nhờ vậy, tất cả thành viên đều được cập nhật thông tin theo thời gian thực.

Bên cạnh đó, Confluence còn cung cấp nhiều chức năng như tạo bảng biểu và các loại biểu đồ để trực quan hoá dữ liệu. Những minh hoạ này sẽ giúp các thành viên hiểu thông tin nhanh hơn và đưa ra quyết định một cách chính xác.

Đặc biệt, Confluence được tích hợp với các công cụ phổ biến trong mảng tài chính và kế toán như Microsoft Excel và Google Sheets. Điều này giúp mọi người nhập và xuất dữ liệu dễ dàng, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật chung trên mọi nền tảng.

Marketing và Sales

Đội ngũ Marketing sẽ tận dụng Confluence để thiết kế các chiến dịch truyền thông, trao đổi và bổ sung góp ý từ các thành viên. Ngoài ra, trên mỗi không gian làm việc, nhóm có thể tổ chức các chiến dịch khác nhau hoặc có thể cập nhật các bài viết mới. Nhờ vậy tất cả thành viên đều nắm bắt những hoạt động marketing mới nhất.

Tương tự với nhóm Sales, Confluence là nơi mọi người cập nhật thông tin đối tác, khách hàng tiềm năng và tình hình hợp tác với họ. Tại các trang làm việc, mọi người có thể tận dụng để lập các chiến dịch bán hàng, thúc đẩy doanh số cũng như tổng kết kết quả doanh thu cuối kỳ.

Pháp lý và Nhân sự

Confluence có thể nói là công cụ lý tưởng để phòng Pháp lý và Nhân sự có thể soạn thảo và lưu trữ các thông tin công ty, chính sách, quy định và quyền lợi nhân viên.

Khi có những nhân sự mới gia nhập thì mọi người sẽ được hướng dẫn vào Confluence để lần lượt tham khảo các loại văn bản mà phòng Nhân sự đã cung cấp sẵn. Ngoài ra, nhờ tính năng tích hợp với các ứng dụng khác ví dụ như Jira Service Management, nhân viên có thể yêu cầu ngày nghỉ phép hoặc làm việc từ xa một cách dễ dàng. 

Các phòng ban hỗ trợ

Phòng chăm sóc khách hàng hoặc help desk có thể lưu trữ các hướng dẫn sử dụng, quy trình xử lý yêu cầu và thông tin khách hàng ngay tại Confluence.

Confluence còn tích hợp với Jira Service Management và thiết kế như một Wiki hoặc trang tổng hợp thông tin (Knowledge Portal). Nhờ vào các tính năng này mà khách hàng được truy cập và xem các câu hỏi thường gặp về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Confluence cho người mới - 7 khái niệm cần biết để bắt đầu

Không gian làm việc (Space)

Space giúp tách biệt các dự án của các đội nhóm khác nhau như space của nhóm phát triển phần mềm, marketing, sales hoặc chăm sóc khách hàng. Mỗi không gian làm việc là một thư mục lớn nhất giúp các thành viên trong dự án có thể tạo và lưu trữ các trang con (page).

Trang (Page)

Người dùng có thể tạo tài liệu trực tiếp trên trang mới và các trang được lưu trong các không gian làm việc. Bạn có thể thực hiện rất nhiều nội dung trên trang như kế hoạch dự án, tóm tắt nội dung cuộc họp, hướng dẫn sử dụng, bổ sung thông tin và thông báo các chính sách công ty.

Confluence cung cấp khá đa dạng các trang mẫu giúp bạn lựa chọn loại phù hợp với mục tiêu xây dựng và sử dụng một cách nhanh chóng. Nếu bạn muốn tạo các trang chuyên biệt cho nhu cầu cá nhân, bạn có thể hoàn toàn tạo một trang trắng riêng để sử dụng.

Cấu trúc sắp xếp trang (Page Tree)

Các trang liên quan đến 1 chủ đề sẽ được sắp xếp nằm dưới 1 trang lớn. Nhờ Page Tree mà các trang nội dung được cấu trúc theo từng chủ đề phù hợp.

Home (Trang chủ của bạn)

Home là nơi cập nhật những trang bạn vừa truy cập trong thời gian gần nhất và những hoạt động của các thành viên trên các trang bạn đang tham dự. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra những công việc được giao.

Recent (Trang vừa truy cập)

Nếu bạn nhấn vào mục “đang thực hiện” (worked on), Confluence sẽ cung cấp những trang bạn đang chỉnh sửa hôm nay, 1 ngày trước, 1 tuần trước và 1 tháng trước. Nếu bạn truy cập vào “được tạo bởi tôi” (created by me) thì sẽ thấy toàn bộ các trang được tạo bởi chính bạn. Và “trang đánh dấu sao” (starred) và “trang đang chỉnh sửa” (draft) sẽ xuất hiện các trang được bạn lưu dấu sao và các trang đang được chỉnh thông tin.

Template (Bảng mẫu)

Tại bảng mẫu, bạn sẽ tìm được những trang có sẵn cung cấp bởi Confluence ví dụ như trang báo cáo, trang tóm tắt nội dung cuộc họp hoặc trang kế hoạch. Bạn có thể lựa chọn và ứng dụng theo nhu cầu của mình.

Create (Tạo trang mới)

Khi nhấn nút “create”, một trang mới sẽ được tạo tại không gian làm việc bạn đã chọn. Để sắp xếp các trang một cách khoa học, bạn cần truy cập vào không gian làm việc (space) muốn lưu trữ và chọn page tree tương ứng.

Cách sử dụng các tính năng cơ bản của Confluence hiệu quả

Nhắc đến Confluence, người dùng sẽ nhớ ngay đến cụm từ khoá “tối ưu luồng công việc”. Cùng AgileOps phân tích 5 tính năng nổi bật mà Confluence mang lại nhé.

1. Ghi chép văn bản thông minh

Các tính năng tinh chỉnh định dạng trang

Vì phục vụ các phòng ban khác nhau nên Confluence mang đến khá nhiều tính năng định dạng văn bản phù hợp với nhu cầu của từng đội nhóm. Một số chức năng tiêu biểu như đính kèm link, hình ảnh, video minh hoạ, tạo bảng, thay đổi cấu trúc trang, thêm các câu trích dẫn và thậm chí là chèn các đoạn code vào trang. Các thành viên còn có thể xem lịch trình dự án và công việc với chức năng gắn lịch (calendar) vào trang.

Thêm code vào trang

2. Trao đổi luồng thông tin rõ ràng

Trên các trang, bạn có thể bổ sung thông tin và thảo luận bằng cách bình luận vào nội dung của trang, mời các thành viên vào để trao đổi và đưa ra quyết định.

Người dùng còn tận dụng các tài liệu này để minh hoạ cho khách hàng hoặc đối tác những phân tích và lý do đằng sau các quyết định của doanh nghiệp.

Luồng thông tin được trao đổi rõ ràng

3. Chức năng quản lý nhiệm vụ

Để bắt đầu dự án trên Confluence, bạn nhập các nhiệm vụ mới, gán cho người thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành. Confluence sẽ tự động cập nhật thông báo đến các thành viên liên quan.

Bảng tóm tắt cuộc họp và phân công nhiệm vụ

4. Chia sẻ trang chỉ bằng một cú nhấn chuột

Confluence cho phép người dùng chia sẻ nội dung theo nhiều cách khác nhau. Cách đầu tiên bạn nhập email người nhận và nhấn nút “share”. Một cách khác, bạn có thể đính kèm link trang khác vào tài liệu bạn đang soạn thảo.

Người dùng có thể chia sẻ trang nhanh chóng

5. Chức năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

Khi truy cập vào Confluence, bạn có thể tìm thấy thanh tìm kiếm phía góc phải màn hình. Để tìm kiếm tài liệu mong muốn, bạn nhập từ khoá liên quan và chọn tài liệu đúng với yêu cầu.

Tài liệu được tìm kiếm nhanh chóng

Confluence đã cung cấp các dạng tài liệu mẫu và các trang được tạo khá dễ tương tác. Nhờ vậy, người dùng có thể tìm kiếm, chỉnh sửa và bổ sung một cách nhanh chóng.

Tại sao Confluence khác biệt với các ứng dụng khác trên thị trường?

Khi truy cập vào chợ ứng dụng Atlassian, bạn sẽ thấy hàng nghìn công cụ có khả năng tích hợp với Confluence. Để cài đặt, sử dụng hoặc xoá các ứng dụng được tích hợp, quản lý trang Confluence (site administrators) sẽ giúp bạn thực hiện các công việc này.

Ví dụ nếu bạn muốn đính kèm các thông tin của dự án một cách thuận tiện, bạn có thể tích hợp Confluence với các ứng dụng của Jira như Jira Service Management và Jira Software. Bên cạnh đó, ứng dụng này còn hỗ trợ liên kết với nhiều loại tài liệu (file) ví dụ như Google Drive.

Chợ ứng dụng Atlassian

Dưới đây là một số ứng dụng khá được yêu tích khi thích hợp vào Confluence:

• Gliffy Diagrams

• Numbered Headings

• Scroll PDF Exporter

• Scroll Word Exporter

• Zephyr Scale

• ScriptRunner

Nâng tầm khả năng làm việc nhóm với Confluence

Bạn hoàn toàn tạo một tài khoản miễn phí và trải nghiệm các chức năng nêu trên. Atlassian cho phép người dùng sử dụng các tiện ích Confluence miễn phí với giới hạn dưới 10 người.

Nếu doanh nghiệp bạn có trên 10 thành viên sử dụng Confluence, bạn có thể liên hệ với AgileOps - đối tác chính thức của Atlassian tại Việt Nam để được tư vấn các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp cũng như đơn giản hoá các thủ tục thanh toán và mua phần mềm.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp mới gia nhập sử dụng hệ sinh thái Atlassian, AgileOps chắc chắn sẽ là đối tác đồng hành hữu ích hỗ trợ bạn triển khai và ứng dụng Confluence một cách dễ dàng.