“Các sản phẩm của Jira quá phức tạp! Loằng ngoằng và rối rắm!” là lời nhận xét đầu tiên của khách hàng khi tự tìm hiểu về bộ sản phẩm Jira qua website của Atlassian.

Đối với hầu hết mọi người, Jira là một phần mềm quản lý và vận hành dự án, quản lý các tác vụ (task management) thông các thao tác kéo - thả giữa các cột tương ứng với trạng thái và vòng đời của issue. Toàn bộ các thao tác này được hiển thị một cách trực quan trên Board (bảng theo dõi công việc).

Tuy nhiên, bên cạnh các nhận xét “loàng ngoằng” và “rối rắm” về Jira, sau khoảng thời gian khách hàng tự “mày mò nghiên cứu”, AgileOps còn thường xuyên nhận được các câu hỏi như:

• “Khác nhau giữa Jira Software, Jira Work Management và Jira Service Management là gì?”

• “Tôi phải chọn sản phẩm nào trong bộ sản phẩm Jira?”

• “Có quá nhiều Jira! Đâu mới là Jira tôi cần?”

Trong bài viết này, AgileOps sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các sản phẩm Jira Software, Jira Work Management và Jira Service Management. Từ đó, bạn có thể dễ dàng xác định được sản phẩm thích hợp với mục đích và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

Jira Work Management

Jira Work Management là công cụ quản lý và theo dõi tiến độ của dự án. Đây là sản phẩm được cải tiến và nâng cấp của Jira Core.

Với sự thành công của Jira Core - là sản phẩm quản lý dự án dành cho phiên bản Data Center và Server, năm 2021, Atlassian cho ra mắt phiên bản Cloud - Jira Work Management.

Jira Work Management tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thông qua giao diện thân thiện và trực quan hơn, giúp các bộ phận kinh doanh - vận hành thao tác và sử dụng sản phẩm một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, thông qua các tính năng nổi bật như Board (bảng theo dõi công việc), Calendar (lịch tích hợp), Form (biểu mẫu) và bộ Project template (mẫu dự án) thiết lập sẵn.

Vì sao nên dùng Jira Work Management

Hãy cùng nhau xem qua về các tính năng nỗi bật của Jira Work Management để xác định được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn.

Board (Bảng theo dõi công việc)

Jira Work Management sử dụng một board duy nhất để theo dõi tiến trình công việc của toàn bộ thành viên trong nhóm. Nói cách khác, tất cả công việc trong dự án của bạn được hiển thị cho các thành viên trong nhóm trên cùng một bảng, giúp cho mọi thành viên có thể nắm được toàn bộ tiến trình của dự án trực quan hơn.Với giao diện thân thiện, người dùng có thể thao tác một cách đơn giản và tùy chỉnh dễ dàng.

Calendar (Lịch tích hợp)

Calendar hỗ trợ hoạt động của nhóm một cách trực quan hơn thông qua việc theo dõi, tạo issue(công việc) trực tiếp trên calendar.

Từ đó, người dùng có được cái nhìn tổng quan và toàn diện hơn trong một khoảng thời gian gần, cũng như nắm bắt được deadline của từng nhiệm vụ mà họ đang chịu trách nhiệm.

Simplified form (Biểu mẫu đơn giản)

Simplified form giúp các phòng ban thu thập dữ liệu và thông tin một để tạo các yêu cầu đơn giản hơn. Các thông tin và dữ liệu sẽ được lưu trữ và theo dõi một cách dễ dàng, cũng như có thể tái sử dụng trong tương lai.

Project template (Mẫu dự án)

Hơn 20 mẫu dự án được thiết lập các workflow (quy trình làm việc) mô phỏng quá trình làm việc của các ban ngành khác nhau trong tổ chức, từ quy trình tuyển dụng của phòng nhân sự sự đến quy trình lựa chọn các nhà phân phối sản phẩm của phòng tài chính. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các bước trong workflow của mình một cách linh hoạt để phù hợp với độ chính xác trong quy trình từng làm việc.

Ứng dụng Jira Work Management

Jira Work Management được sử dụng trong nội bộ của tổ chức và thường được dùng để:

• Quản lý dự án của các phòng ban thuộc nhóm kinh doanh - vận hành như Marketing, Nhân sự, Tài chính, …

• Phê duyệt quy trình

• Quản lý công việc

Jira Software

Jira Software được biết đến như một công cụ quản lý dự án linh hoạt và tối ưu được sử dụng phổ biến bởi các nhóm phát triển phần mềm.

Phiên bản đầu tiên của Jira Software được đưa vào sử dụng năm 2002. Qua quá trình phát triển, cho đến nay, sản phẩm được tin dùng với hơn 100.000 khách hàng trên thế giới.

Với Jira Software, người dùng có thể lên kế hoạch cho dự án, theo dõi cũng như phát hành sản phẩm. Ngoài ra, Jira Software còn được dùng như một công cụ kiểm thử sản phẩm, hỗ trợ nhóm phát triển phần mềm từ bước lên kế hoạch, tiến hành dự án, đến bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Bằng cách quản lý dự án một cách toàn diện, Jira Software hỗ trợ người dùng theo dõi cũng như phát hiện các lỗi/ vấn đề trong quá trình làm việc, mang lại sự phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động giữa các phòng ban

Vì sao nên dùng Jira Software?

Hãy cùng nhau xem qua về các tính năng nổi bật của Jira Software để xác định được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn.

Multiple boards (Đa dạng bảng theo dõi công việc)

Tùy vào mục đích của dự án, người dùng có thể sử dụng bảng Kanban hoặc Scrum để theo dõi tiến độ công việc. Khác với Jira Work Mangement chỉ cho phép 1 bảng trong một dự án, Jira Software cho phép người dùng quản lý các công việc bằng bảng từ nhiều dự án khác nhau.

Swimlane (Phân luồng công việc)

Swimlane giúp tối ưu hóa sự hiển thị dự án dựa trên các bộ lọc được thiết lập sẵn, giúp người dùng theo dõi và kiểm soát công việc của mình một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Người dùng có thể phân luồng công việc bằng cách sử dụng các lựa chọn có sẵn:

• Truy cập Board Settings, trong phần Settings, chọn Swimlanes và lựa chọn bộ lọc phù hợp với cách sắp xếp các issue trên board. Các swimlane này được thiết lập dựa trên các lựa chọn có sẵn theo Queries, Stories, Assignees, Epics hoặc Projects.

Bên cạnh các lựa chọn có sẵn, người dùng còn có thể thiết lập Swimlane theo ý của mình bằng cách cài đặt các queries dựa trên bộ lọc JQL:

• Truy cập Board Settings, trong phần Settings, chọn Swimlanes > Queries

• Nhập Tên hiển thị của swimlane, nhập Cú pháp JQL, nhập Mô tả cho swimlane > Add để lưu cài đặt

Agile report (Báo cáo Agile)

Jira Software cung cấp các báo Agile hỗ trợ nhóm phát triển phần mềm - DevOps theo dõi tiến độ dự án, xử lý các lỗi/ vấn đề và lập kế hoạch phân bố các công việc hiệu quả hơn. Các mẫu báo cáo này được thiết kế dựa trên các mẫu báo cáo thực tế được định nghĩa và sử dụng phổ biến trong các Agile framework như Scrum và Kanban.

Ứng dụng Jira Software

Jira Software được sử dụng trong nội bộ của tổ chức bởi các nhóm kỹ thuật - phần mềm với các tính năng tối ưu dành cho các dự án phát triển phần mềm, cũng như các nhóm kinh doanh - vận hành. Jira Software thường được dùng để:

• Theo dõi bug

• Quản lý dự án

• Quản lý sản phẩm

• Quản lý quy trình

• Quản lý công việc

• Phát triển phần mềm

Jira Service Management

Jira Service Management là một nền tảng cộng tác mở, giúp tối ưu hóa khả năng tương tác giữa các phòng ban với nhau hay giữa nhóm hỗ trợ dịch vụ với khách hàng.

Jira Service Desk được ra mắt vào năm 2013, cho phép người dùng xử lý dịch vụ theo yêu cầu. Năm 2020, Jira Service Desk được đổi tên thành Jira Service Management.

Ngoài việc sở hữu các tính năng hỗ trợ cho việc quản lý dự án một cách linh hoạt như Jira Software, Jira Service Management luôn được đánh giá cao trong việc mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất và sự hài lòng cho người dùng. Được tích hợp cách tính năng ITSM phong phú, Jira Service Management hỗ trợ nhóm dịch vụ khách hàng giải quyết các yêu cầu từ khách hàng, hỗ trợ nhóm IT xử lý nhanh chóng và kịp thời các yêu cầu từ phòng ban khác trong tổ chức của mình, hay thậm chí hỗ trợ phòng HR tiếp cận các truy vấn liên quan đến lợi ích, nhu cầu tuyển dụng và nghỉ phép.

Vì sao nên dùng Jira Service Management?

Hãy cùng nhau xem qua về các tính năng nổi bật của Jira Service Management để xác định được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn.

Advanced form (Biểu mẫu nâng cao)

Advanced form giúp thu thập dữ liệu và thông tin của khách hàng ngay trên yêu cầu hỗ trợ. Khác với Jira Work Management, các field trong biểu mẫu là các field mặc định.

Với Jira Service Management, các field có thể được tùy chỉnh với nhiều sự lựa chọn khác nhau cũng như được tạo mới sao cho phù hợp với mục đích sử dụng.

Với khả năng tùy biến các field tốt hơn, Advanced form mang đến cho người dùng, đặc biệt là đối tượng khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ, giao diện thân thiện và gần gũi.

Queues (Hàng đợi)

Các yêu cầu (request) được lưu trữ ở queues. Queues giúp agent và các bộ phận liên quan quản lý và theo dõi các yêu cầu dễ dàng hơn bằng cách phân loại dựa trên các bộ lọc.

SLAs

SLA (Service Level Agreement) giúp đo lường chất lượng dịch vụ và hiệu suất của các nhóm dự án, bao gồm thời gian hoạt động và khả năng phản hồi hỗ trợ.

Customer portal (Cổng thông tin dịch vụ)

Customer portal là đầu mối liên lạc quan trọng giữa người sử dụng các dịch vụ công nghệ thông tin và nhà cung cấp, các bộ phận khác với bộ phận hỗ trợ trong tổ chức. Nhờ có Customer portal, việc hỗ trợ và quản lý các yêu cầu được diễn ra dễ dàng và đem lại chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Ứng dụng Jira Service Management

Jira Service Management được sử dụng để giải quyết các cầu dịch vụ giữa khách hàng và doanh nghiệp (external use) và giải quyết các yêu cầu hỗ trợ từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức (internal use). Nói cách khác, Jira Service Management được các nhóm giải pháp IT, nhóm phát triển phần mềm, hoặc các nhóm dịch vụ khách hàng sử dụng với các mục đích:

• Vận hành IT helpdesk

• Xử lý các giải pháp ITSM: Quản lý yêu cầu dịch vụ, quản lý sự cố, quản lý vấn đề, quản lý thay đổi

• Hỗ trợ khách hàng

• Quản lý dịch vụ doanh nghiệp

Jira Work Manangement và Jira Software có những điểm nào khác nhau?

Có lẽ Jira Work Management và Jira Software là 2 sản phẩm khiến người dùng dễ nhầm lẫn nhất khi sở hữu những tính năng tương tự nhau. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những điểm sau để lựa chọn sản phẩm phù hợp:

• Jira Software được các nhóm kỹ thuật - phần mềm dùng như một công công cụ kiểm thử hỗ trợ tối ưu cho quá trình phát triển phần mềm. Bên cạnh đó, các nhóm kinh doanh - vận hành còn có thể sử dụng sản phẩm như một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp.

• Jira Work Management có thể là phiên bản đơn giản hơn của Jira Software, dùng để hỗ trợ các nhóm kinh doanh - vận hành như Nhân sự, Marketing, hay Tài chính theo dõi tiến độ công việc thông qua các tính năng cơ bản và giao diện thân thiện.

Bảng so sánh dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn về các tính năng nổi trội cũng như giống nhau của cả hai sản phẩm.

Sản phẩm nào dành cho bạn?

Atlassian phát triển bộ sản phẩm Jira hướng tới các nhóm người dùng khác nhau, để tối ưu từng mục đích và trải nghiệm cho họ.

• Jira Work Management là công cụ quản lý dự án được thiết kế dành riêng cho các nhóm kinh doanh - vận hành sử dụng với các thao tác đơn giản nhưng vẫn mang lại cho người dùng trải nghiệm tốt nhất.

• Với Jira Software, người dùng không chỉ là các nhóm kinh doanh - vận hành mà còn được các nhóm kỹ thuật - phần mềm kết hợp giữa việc phát triển phần mềm với các công cụ phát hành sản phẩm. Nhờ đó bạn có thể tối ưu hóa quá trình lên kế hoạch, theo dõi và phát hành sản phẩm.

• Khác với phạm vi sử dụng trong nội bộ của Jira Work Management và Jira Software, Jira Service Management còn là cầu nối dịch vụ khách hàng giữa tổ chức với khách hàng thông qua Cổng thông tin (Customer portal). Jira Service Management hỗ trợ nhóm ITSM, nhóm DevOps và các nhóm dịch vụ khách hàng hàng tiếp cận các yêu cầu được gửi đến trong phạm vi nội bộ cũng như ngoài tổ chức.

Từ những thông tin tổng hợp trên về các sản phẩm, AgileOps gợi ý cho bạn một số câu hỏi giúp bản có thể xem xét và cân nhắc rõ hơn về mục đích sử dụng, từ đó đưa ra lựa chọn sản phẩm thích hợp.

• 🧐 Bạn sử dụng Jira để làm gì? Kiểm soát công việc trong dự án, phát triển phần mềm, quản lý tổ chức hay vận hành dịch vụ khách hàng?

• 🧑‍💻 Các nhóm chính sẽ sử dụng Jira? Nhóm kỹ thuật - phần mềm như các nhóm IT và nhóm hỗ trợ dịch vụ khách hàng hay nhóm kinh doanh - vận hành như phòng Marketing, phòng Nhân sự và phòng Tài chính?

• 👥 Phạm vi sử dụng sản phẩm ở quy mô nào? Tổ chức công việc nội bộ trong phòng ban hay giao tiếp, tương tác giữa các phòng ban khác trong doanh nghiệp/ khách hàng?