Bạn đã bao giờ gặp khó khăn khi đàm phán Thuế Nhà Thầu (WHT) với các nhà cung cấp phần mềm quốc tế? Từ Google, Atlassian đến HubSpot, v.v mỗi nhà cung cấp đều có những yêu cầu và quy định riêng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược đàm phán và xử lý thuế thông minh.
Tiếp nối chuỗi bài chia sẻ kinh nghiệm xử lý Thuế Nhà Thầu khi mua phần mềm nước ngoài, gồm:
- 6 Điều cần biết về thuế nhà thầu nước ngoài khi mua phần mềm quốc tế
- 3 Lưu ý về Thuế Nhà Thầu dành cho doanh nghiệp mua phần mềm nước ngoài
- Hướng dẫn kê khai và nộp Thuế Nhà Thầu khi mua phần mềm nước ngoài
Bài viết này sẽ tiếp tục cung cấp một số lưu ý và kinh nghiệm quan trọng mà tôi đã đúc kết được trong quá trình làm việc và thương lượng Thuế Nhà Thầu (WHT) với các hãng phần mềm lớn như Google, Atlassian, HubSpot, và nhiều công ty khác. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp, đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
02 vấn đề quan trọng cần lưu ý về nhà thầu nước ngoài
Lưu ý 1: Không phải mọi giao dịch mua phần mềm từ các hãng nước ngoài đều phải nộp Thuế Nhà Thầu
Thông tư 80/2021/TT-BTC cho phép các nhà thầu nước ngoài hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực thương mại điện tử, nền tảng số, … được đăng ký thuế, kê khai và nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam.
Những doanh nghiệp nước ngoài có đăng ký thuế tại Việt Nam này sẽ được Tổng Cục Thuế tổng hợp và cập nhật thường xuyên trên website https://etaxvn.gdt.gov.vn/nccnn/Request. Theo danh sách được cập nhật gần nhất ngày 9/5/2023, hiện đã có 53 nhà cung cấp nước ngoài đăng ký thuế tại Việt Nam, trong đó có những hãng phần mềm lớn như Microsoft, Google, v.v
✅ Tham khảo danh sách nhà cung cấp nước ngoài đăng ký thuế tại Việt Nam.
Theo đó, trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp nước ngoài kể trên, doanh nghiệp Việt có thể sử dụng trực tiếp hóa đơn của các đơn vị này mà không cần phải kê khai, và nộp thay Thuế Nhà Thầu.
Lưu ý 2: Không phải tất cả các hãng phần mềm đều cho phép khấu trừ và hoàn Thuế Nhà Thầu
Ở các bài viết trước, tôi có đề cập đến việc doanh nghiệp cần tìm hiểu về quy định WHT của mỗi hãng và thương lượng để khấu trừ hoặc yêu cầu hoàn phần Thuế Nhà Thầu đã nộp. Tuy nhiên, cần lưu ý là không phải tất cả các hãng phần mềm đều cho phép khấu trừ hoặc hoàn thuế.
Chính sách WHT của các hãng có thể chia thành 3 nhóm như sau:
- Nhóm 1 – Các hãng có chính sách hoàn thuế: Thường là các hãng phần mềm lớn, như Atlassian, Hubspot, Semrush…Các quy định về khấu trừ và hoàn thuế được quy định rất cụ thể tại trang chính sách mua hàng.
Atlassian
Hubspot
-
Nhóm 2 - Các hãng không có chính sách hoàn thuế: Nhóm các hãng phần mềm có quy mô nhỏ hơn. Thông thường, những hãng này cũng quy định cụ thể chính sách không cho hoàn thuế tại trang chủ của mình.
LastPass
1Password
Odoo
-
Nhóm 3 - Các hãng không có quy định rõ ràng: Trường hợp không tìm thấy quy định về vấn đề khấu trừ và hoàn thuế trên các trang chính sách của hãng, bạn nên liên hệ đến bộ phận kinh doanh hoặc pháp lý của hãng để được tư vấn.
Làm thế nào để xin hoàn thuế từ hãng? 5 kinh nghiệm cần biết
Kinh nghiệm 1 – Ghi nhận chính xác nội dung đơn hàng trong tờ khai thuế để khoản khấu trừ thuế nhanh chóng được chấp thuận
Mỗi hãng phần mềm có thể có những quy định khác nhau về hồ sơ WHT để xem xét và chấp thuận việc khấu trừ/hoàn thuế. Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ quy định của hãng hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của hãng để làm rõ trước khi thực hiện, tránh rủi ro hồ sơ hoàn thuế WHT không đáp ứng yêu cầu và không được chấp thuận.
The WTH Certificate must contain the payment Order Number (PO), Order Number (AT), Total Amount Paid, and 10% Amount Requested to be refunded.
Như trao đổi ở trên đây với Atlassian, hãng sẽ yêu cầu bộ hồ sơ thuế phải ghi nhận các thông tin về số đơn đặt hàng, tổng giá trị đơn hàng số tiền yêu cầu hoàn 10%. Nhưng vì doanh nghiệp VN chỉ được lập tờ khai TNT, còn các văn bản còn lại do cơ quan thuế cấp, bạn có thể ghi nhận các nội dung được yêu cầu vào phần nội dung hợp đồng trong tờ khai. (hình tham khảo bên dưới)
Kinh nghiệm 2 – Chú ý năm tài khóa của hãng phần mềm
Finally, please let me mention that the deadline to request this process is at the end of our Fiscal Year, which ends in 30 June. Once the FY has ended, we won't be able to provide Withholding Taxes for the purchases made before this date. I sincerely appreciate your understanding in this matter.
Ở một trao đổi khác với Atlassian, năm tài khóa của hãng phần mềm nước Úc kết thúc vào ngày 30/6. Theo đó, các khoản thanh toán đã thực hiện và yêu cầu hoàn WHT của năm tài khóa hiện tại phải được nộp đến hãng trước thời hạn này.
We cannot refund WHT for prior year invoices as it would be amending those income tax returns. As a policy, we will only allow WHT refunds within the same fiscal year – i.e., an invoice in FY23, and a refund in FY23.
Trong trường hợp các khoản thanh toán đã thực hiện cận thời hạn này, và không kịp thực hiện thủ tục thuế để nộp WHT trước hạn, hãng có thể hỗ trợ khách hàng gia hạn thời gian bổ sung chứng từ khoảng 01 tháng, nhưng sẽ không quá 31/07.
For example, if they have June 2023 paid invoices, we can only wait until July 2023 for the corresponding WHT certificates.
Kinh nghiệm 3 – WHT KHÔNG PHẢI là giảm giá
Tùy thuộc vào chính sách kinh doanh, một số hãng phần mềm cho phép khách hàng thương lượng giảm giá, như HubSpot và Semrush. Ngược lại, một vài hãng phần mềm khác như Atlassian, do áp dụng chính sách giá niêm yết công khai, sẽ không cho phép thương lượng giảm giá.
Do đó, đối với các hãng có chính sách giảm giá, trước tiên bạn nên thương lượng để có được giá tốt nhất. Sau đó, mới yêu cầu hoàn WHT dựa trên mức giá đã giảm này.
Kinh nghiệm 4 – Gửi kèm bản dịch Tax Certificate từ tiếng Việt sang tiếng Anh để bộ phận xử lý thuế của hãng tham khảo và xử lý nhanh hơn
Bộ hồ sơ khai, nộp thuế tại Việt Nam được thực hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt, trong khi ngôn ngữ sử dụng của các hãng phần mềm chủ yếu là tiếng Anh. Vì thế, nếu bạn gửi bộ hồ sơ khai thuế gốc bằng tiếng Việt thì hãng sẽ tốn thêm thời gian để dịch, xác minh loại tài liệu được cung cấp.
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể gửi kèm một bản dịch tiếng Anh của bộ hồ sơ thuế, giúp hãng tham khảo và xử lý nhanh hơn. AgileOps đã chuẩn bị bộ tài liệu thuế tiếng Anh tại tệp đính kèm để bạn có thể sử dụng ngay (chỉ cần thay đổi nội dung ở những ô tô màu vàng).
Kinh nghiệm 5 - Tham khảo 2 biểu mẫu nội dung tiếng Anh dùng để trao đổi với nhà cung cấp về WHT
Biểu mẫu xác nhận với hãng về chính sách WHT
Atlassian
Hello, we want to do tax withholding for this invoice, with the below steps as previously advised by a Senior Tax Analyst from Atlassian team:
Atlassian customers from Vietnam may withhold 10% WHT from their payments to Atlassian by short-paying the invoice amount by 10%. However, if you are paying via credit card, the full invoice amount will be charged but you can request for refund of the 10% WHT amount upon submission of the corresponding tax/WHT certificate. The tax/WHT certificate is the receipt your local tax authorities issued to confirm the remittance of the 10% tax.
Please kindly confirm this process is still valid.
HubSpot
Hello, we want to do tax withholding for this invoice, with the below steps as previously advised by a HubSpot representative:
The Customer to Sign HubSpot Digital Contract (eg. USD100 - full amount)
The customer to perform a wire transfer of the full amount minus 10% withholding tax* (i.e. USD90).
The customer to pay the withholding tax to the government (USD10)
The customer to send withholding tax certificate (receipt) to HubSpot.
Please kindly confirm this process is still valid.
Các hãng PM khác
According to our local tax laws, we are obligated to declare and remit foreign contractor tax (FCT) on behalf of international vendors for all software license purchases. The tax calculation is as follows:
VAT: 0% for software license
Corporate Income Tax (CIT): 10%
We would like to ask if we can withhold 10% of the invoice total for the above FCT/ICT tax and pay it on behalf of VENDOR_NAME. We will then provide VENDOR_NAME with a WTH tax certificate issued by our local tax authorities as proof of payment to clear the invoice.
Biểu mẫu khi gửi bộ hồ sơ Tax Certificate để xin hoàn WHT
Phương pháp Short Pay (dành cho những đơn hàng thanh toán thông qua chuyển khoản ngân hàng / Bank Transfer – thanh toán 90% giá trị hóa đơn, sau đó làm hoàn thuế và gửi Tax Certificate để clear invoice)
Hi,
We just short paid of 90% of the invoice amount of the invoice INVOICE_NUMBER, please see attached SWIFT:
Đính kèm SWIFT chuyển khoản ngân hàng
We’ve also successfully completed the tax declaration and payment of FCT/CIT tax for Atlassian for the current invoice.
Below are the specific details of the transaction:
Invoice Amount: 10,000 USD
Amount Short Paid: 9,000 USD
Amount Withdrawn: 1,000 USD
Percentage Withheld: 10%
I have also attached the necessary documents for your reference:
Đính kèm file TaxCertificate đã tổng hợp
Please let me know if you have any questions regarding this matter. Additionally, please inform us when we can expect the order to be cleared and licenses to be provided.
Phương pháp Refund (dành cho những đơn hàng đã thanh toán full bằng thẻ tín dụng, sau đó làm hoàn thuế và gửi Tax Certificate để yêu cầu hoàn tiền)
Hi,
We have successfully completed the tax declaration and payment of FCT/CIT tax for Atlassian on invoice INVOICE_NUMBER.
Below are the specific details of the transaction:
Invoice Amount: 10,000 USD
Amount Short Paid: 9,000 USD
Amount Withdrawn: 1,000 USD
Percentage Withheld: 10%
I have also attached the necessary documents for your reference:
Đính kèm file TaxCertificate đã tổng hợp
Please let me know if you have any questions regarding this information. Additionally, please inform us when we can expect the submission is approved and a refund request is issued to our paying account.
Đơn giản hoá thương lượng Withholding Tax khi mua bản quyền qua AgileOps
Bài viết này cũng khép lại chuỗi chia sẻ kinh nghiệm khi mua phần mềm và làm việc với nhà cung cấp quốc tế. Hy vọng rằng nội dung các bài viết đã mang lại cho bạn một cái nhìn tổng quan và có sự chuẩn bị tốt hơn khi mua sắm các gói phần mềm nước ngoài.
Nếu bạn chưa sẵn sàng tự mình thực hiện các giao dịch phức tạp, AgileOps - đối tác phân phối chính thức của Atlassian, Google, HubSpot, và nhiều hãng phần mềm khác - luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Với kiến thức sâu rộng và mối quan hệ vững chắc với các nhà phân phối, chúng tôi tin rằng có thể giúp bạn mua bản quyền phần mềm dễ dàng và đúng quy định pháp luật.
Hãy để AgileOps trở thành đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng bạn trên con đường tối ưu hoá quản trị vận hành doanh nghiệp.
