Đến kỳ thanh toán gói tháng của Jira và Confluence, không ít doanh nghiệp bất ngờ vì hóa đơn tăng đáng kể so với tháng trước mà không biết khoản chênh lệch đến từ đâu. Một trong những lý do phổ biến nằm ở chính cách Atlassian tính phí cho gói tháng.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cơ chế Maximum Quantity Billing, số lượng người dùng tác động thế nào đến hóa đơn, và cách Subscription Buddy giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí Atlassian gói tháng.

Maximum Quantity Billing: Cơ chế tính phí của Atlassian gói tháng

Từ tháng 07/2025, Atlassian áp dụng Maximum Quantity Billing (MQB) cho các sản phẩm gói tháng như Jira, Jira Service Management, Confluence, Loom và các tiện ích bổ sung trên Marketplace. Cơ chế này tính phí dựa trên số lượng người dùng cao nhất được ghi nhận trong chu kỳ thanh toán.

Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp thêm người dùng giữa tháng, phần người dùng tăng thêm sẽ phát sinh phí theo thời gian sử dụng.

Phí phát sinh = Số người dùng được thêm × Đơn giá × (Số ngày sử dụng thực tế / Tổng số ngày trong tháng)

Khoản phí này được cộng vào hóa đơn của kỳ tái tục tiếp theo. Đáng chú ý, nếu người dùng được thêm rồi xóa trước ngày tái tục, khoản phí đã phát sinh vẫn không được hoàn lại hoặc khấu trừ.

Ví dụ: Doanh nghiệp đang sử dụng Jira Standard với 5 người dùng, mức giá 25 USD/người dùng/tháng. Vì Atlassian thu phí trả trước cho mỗi kỳ thanh toán, hóa đơn tháng 4 được tính dựa trên 5 người dùng đã đăng ký, tương đương 125 USD.

Đến ngày 12/4, doanh nghiệp bổ sung thêm 5 người dùng, nâng tổng số người dùng lên 10. Số lượng cao nhất được ghi nhận trong kỳ tháng 4 là 10 người dùng. Đây là mốc tối đa được Atlassian sử dụng để tính phí cho kỳ tiếp theo.

Chính vì vậy, AgileOps xây dựng Subscription Buddy để giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng người dùng trong suốt chu kỳ, phát hiện sớm thay đổi và xử lý kịp thời trước kỳ tái tục.

Subscription Buddy: Giải pháp kiểm soát chi phí gói tháng Atlassian từ AgileOps

Subscription Buddy là hệ thống chạy tự động theo lịch trình cố định (cron-based) do AgileOps xây dựng nội bộ. Hệ thống này tự động theo dõi số lượng người dùng trên các gói tháng Atlassian và gửi cảnh báo khi phát hiện thay đổi có thể làm tăng chi phí.

Thay vì phải kiểm tra thủ công trên hệ thống quản lý thanh toán, khách hàng AgileOps nhận được cảnh báo qua email theo 3 mốc kiểm tra.

Email thông báo từ Subscription Buddy trước mỗi kỳ tái tục gói tháng Atlassian

Kiểm tra hàng ngày

Subscription Buddy kiểm tra số lượng người dùng của từng gói Atlassian mỗi ngày và đối chiếu với ngày trước đó. Khi phát hiện số lượng người dùng tăng, hệ thống xác định các gói có thay đổi và gửi thông báo đến email quản lý thanh toán. Thông báo nêu rõ thời điểm phát sinh người dùng mới và khoảng thời gian phần người dùng tăng thêm sẽ được tính phí, từ ngày phát sinh đến ngày tái tục.

Việc kiểm tra hàng ngày giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các tài khoản được thêm vào giữa chu kỳ. Nếu việc tăng người dùng là ngoài ý muốn, đội ngũ phụ trách có thể kiểm tra và điều chỉnh trước ngày tái tục để tránh phát sinh chi phí cho kỳ tiếp theo.

Email thông báo khi số lượng người dùng các sản phẩm Atlassian tăng lên

Thông báo 3 ngày trước ngày tái tục

Trước ngày tái tục 3 ngày, Subscription Buddy gửi email tổng hợp về toàn bộ gói Atlassian doanh nghiệp đang sử dụng. Email hiển thị số lượng người dùng hiện tại và số lượng của kỳ trước, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra những tài khoản được thêm vào trong kỳ.

Đây là thời điểm để đội ngũ phụ trách rà soát danh sách người dùng, xác nhận nhu cầu sử dụng và gỡ các tài khoản không còn cần thiết. Với doanh nghiệp có quy trình phê duyệt ngân sách, cảnh báo sớm cũng tạo thêm thời gian để kiểm tra và hoàn tất các bước nội bộ trước khi thanh toán cho kỳ mới.

Email thông báo về biến động người dùng 3 ngày trước khi tái tục

Thông báo 1 ngày trước ngày tái tục

Trước ngày tái tục 1 ngày, Subscription Buddy gửi thêm một email nhắc nhở cuối cùng và tiếp tục đối chiếu số lượng người dùng hiện tại với kỳ trước. Doanh nghiệp có thể sử dụng thời điểm này để thực hiện lần rà soát cuối và gỡ các tài khoản không còn nhu cầu.

Email thông báo về biến động người dùng 1 ngày trước khi tái tục

Nhờ 3 lớp cảnh báo của Subscription Buddy, doanh nghiệp không cần chờ đến khi nhận hóa đơn mới phát hiện chi phí tăng mà có thể chủ động theo dõi, kiểm tra và xử lý thay đổi về số lượng người dùng trước kỳ tái tục.

Subscription Buddy phù hợp với doanh nghiệp nào?

Subscription Buddy phù hợp với doanh nghiệp sử dụng Atlassian gói tháng, đặc biệt là các nhóm sau:

• Đội nhóm đang mở rộng nhanh, thường xuyên thêm người dùng vào Jira hoặc Confluence giữa chu kỳ.

• Doanh nghiệp quản lý nhiều gói Atlassian cùng lúc, khiến bộ phận IT khó kiểm tra thủ công số lượng người dùng trên từng gói mỗi ngày.

• Doanh nghiệp có quy trình phê duyệt ngân sách nhiều bước, cần thêm thời gian kiểm tra, xử lý thay đổi và hoàn tất phê duyệt nội bộ trước kỳ tái tục.

Chủ động kiểm soát chi phí Atlassian gói tháng cùng AgileOps

Khi mua Atlassian gói tháng qua AgileOps, doanh nghiệp được sử dụng Subscription Buddy miễn phí. Hệ thống tự động theo dõi số lượng người dùng và gửi cảnh báo trước kỳ tái tục, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí thay vì phải kiểm tra thủ công. Đây là một phần trong cam kết đồng hành và hỗ trợ khách hàng của AgileOps.

Là Đối tác Vàng Atlassian tại Việt Nam, AgileOps còn cung cấp báo giá minh bạch, hóa đơn tài chính, xử lý thuế nhà thầu và hỗ trợ kỹ thuật từ đội ngũ chuyên gia Atlassian. Liên hệ AgileOps để được tư vấn và báo giá Atlassian theo nhu cầu.