Webinar đang dần trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp khi tổ chức các sự kiện trực tuyến quy mô lớn. Từ hội thảo chuyên đề, họp báo đến đào tạo nội bộ thì hình thức phát sóng một chiều này giúp tiết kiệm chi phí tổ chức, mở rộng phạm vi tiếp cận và nâng cao trải nghiệm người tham dự.

Sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams... trong những năm gần đây đã thúc đẩy các doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi cách tổ chức sự kiện. Trong đó, Zoom Webinar nổi bật là công cụ được nhiều đơn vị lựa chọn nhờ khả năng kiểm soát quy trình, tăng tính bảo mật và tối ưu hóa việc truyền tải nội dung đến hàng trăm, thậm chí hàng ngàn người xem cùng lúc.

Vậy Zoom Webinar là gì và vì sao nó đang trở thành giải pháp mặc định trong chiến lược tổ chức sự kiện trực tuyến của các doanh nghiệp hiện nay? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau!

Tổng quan về Zoom Webinar

Zoom Webinar là gì?

Zoom Webinar là tính năng hội thảo trực tuyến chuyên dụng của Zoom, ra mắt từ năm 2014 nhằm phục vụ các sự kiện quy mô lớn như đào tạo, hội nghị, ra mắt sản phẩm,… Khác với Zoom Meeting, Zoom Webinar phân tách rõ vai trò giữa người trình bày và người tham dự giúp kiểm soát nội dung và tương tác tốt hơn.

Với giao diện đơn giản, khả năng mở rộng lên đến hàng nghìn người xem và các công cụ như Q&A, khảo sát, chat kiểm soát,… đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp và tổ chức tin dùng cho các sự kiện chuyên nghiệp trực tuyến.

Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn Zoom Webinar?

Zoom Webinar không chỉ là một kênh truyền thông trực tuyến đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp ở cả khía cạnh tiếp thị, đào tạo lẫn vận hành, cụ thể:

Tiếp cận số lượng lớn khách hàng mà không tốn nhiều chi phí

So với các sự kiện tổ chức trực tiếp, Zoom Webinar giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí địa điểm, hậu cần và nhân sự. Chỉ với một buổi phát sóng đã có thể tiếp cận hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người từ khắp mọi nơi từ khách hàng tiềm năng, đối tác cho đến nhân viên nội bộ. Đây là cách nhanh chóng và hiệu quả để mở rộng độ phủ thương hiệu và kết nối với đúng đối tượng mục tiêu.

Tăng nhận diện thương hiệu & thu hút khách hàng tiềm năng

Sử dụng Zoom Webinar là cơ hội lý tưởng để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, chia sẻ câu chuyện thương hiệu hoặc truyền tải những thông điệp quan trọng đến người xem. Nội dung chuyên sâu, trình bày sinh động giúp tăng sự tin tưởng, tạo thiện cảm và khiến khách hàng nhớ đến thương hiệu lâu hơn.

Đặc biệt, người tham dự thường phải đăng ký bằng email từ đó giúp doanh nghiệp thu thập được tệp dữ liệu chất lượng cao là những người thực sự quan tâm và sẵn sàng tương tác.

Đào tạo & chia sẻ kiến thức linh hoạt, hiệu quả

Không chỉ phục vụ cho marketing, Zoom Webinar còn là công cụ tuyệt vời để tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc chia sẻ chuyên môn với khách hàng. Các tính năng như hỏi đáp trực tiếp, chia sẻ màn hình, ghi hình và lưu trữ nội dung giúp quá trình học tập và tương tác diễn ra mượt mà, hiệu quả.

Các dạng có sẵn tại Zoom Webinar

Zoom Webinar cung cấp ba hình thức tổ chức linh hoạt để phù hợp với từng mục tiêu và đối tượng người tham dự.

Live Webinar

Đây là hình thức phổ biến nhất, diễn ra theo thời gian thực với sự tham gia trực tiếp của diễn giả và người xem. Live Webinar cho phép tương tác ngay trong sự kiện thông qua tính năng Q&A, chat và khảo sát phù hợp với các buổi hội thảo cần trao đổi, phản hồi và thu hút sự chú ý tức thì.

Simulive Webinar

Simulive là hình thức phát lại nội dung đã được ghi hình trước, nhưng được trình chiếu như một buổi phát sóng trực tiếp. Mặc dù nội dung không thay đổi, doanh nghiệp vẫn có thể thiết lập khung giờ cố định và tương tác với khán giả thông qua các phiên hỏi đáp (Q&A) hoặc chat trong khi video đang phát. Điều này rất phù hợp cho những buổi hội thảo muốn kiểm soát nội dung một cách chặt chẽ, đồng thời vẫn mang đến trải nghiệm “live” cho người tham dự.

On-Demand Webinar

Hình thức webinar theo yêu cầu này cho phép người xem truy cập và xem lại nội dung bất kỳ lúc nào sau khi sự kiện kết thúc. Đây là một giải pháp lý tưởng để tối ưu hóa giá trị của nội dung đã sản xuất, đồng thời mở rộng khả năng tiếp cận và duy trì việc tạo ra các cơ hội dẫn dắt lâu dài.

Các vai trò trong Zoom Webinar

Host (Người điều phối)

Host trong Zoom Webinar là người giữ vai trò điều phối và kiểm soát toàn bộ buổi hội thảo trực tuyến. Họ là người lên lịch tổ chức, mời diễn giả (panelists), quản lý người tham dự (attendees) và chịu trách nhiệm vận hành sự kiện từ đầu đến cuối.

Host có toàn quyền thực hiện các thao tác như bắt đầu/kết thúc webinar, tắt tiếng, dừng video của người trình bày, quản lý phần Q&A cũng như loại bỏ người tham dự nếu cần. Nhờ đó, host đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, suôn sẻ và đúng mục tiêu đề ra.

Co-host (Đồng điều phối)

Co-Host được Người điều phối chỉ định để hỗ trợ quản trị webinar với nhiều quyền kiểm soát tương tự như Host trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Mặc dù không thể lên lịch hoặc bắt đầu webinar thay Host, Co-Host có thể thực hiện nhiều thao tác quản lý quan trọng như tắt/mở micro, giám sát phần Q&A, hỗ trợ người tham gia, chia sẻ màn hình hoặc xử lý các tình huống kỹ thuật. Việc phân quyền Co-Host đặc biệt hữu ích trong các webinar có quy mô lớn giúp phân bổ công việc và đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy, chuyên nghiệp.

Panelists (Người tham gia chính)

Panelists đóng vai trò là những người trình bày hoặc thảo luận chính trong một Zoom Webinar, thường là diễn giả, chuyên gia hoặc khách mời. Họ có thể chia sẻ màn hình, bật micro, sử dụng video và tham gia vào phần hỏi đáp (Q&A) hoặc thảo luận với Host và Co-Host.

Không giống như người dự thính, Panelists có quyền tương tác hai chiều và trực tiếp đóng góp vào nội dung của buổi hội thảo. Host có thể thêm Panelists trước khi webinar diễn ra hoặc mời ngay trong lúc sự kiện đang được tổ chức.

Attendees (Người tham gia)

Attendees là những người tham gia với vai trò khán giả trong Zoom Webinar thường không có quyền phát biểu, chia sẻ màn hình hay bật video như Panelists. Họ theo dõi nội dung do diễn giả trình bày và có thể tương tác thông qua các tính năng như Q&A, chat và trả lời khảo sát. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và kiểm soát nội dung, mọi quyền tương tác của Attendees đều do Host hoặc Co-host quản lý. Đây là hình thức phù hợp cho các sự kiện cần truyền tải thông tin một chiều đến số lượng lớn người xem.

Các tính năng nổi bật của Zoom Webinar

Quản lý và điều khiển

Tính năng quản lý điều khiển hội thảo (Webinar control management) trong Zoom Webinar cho phép người chủ trì dễ dàng kiểm soát và điều phối người tham gia. Thông qua tính năng này, Host có thể xem danh sách người dự, bật/tắt tiếng cho từng cá nhân hoặc nhóm, thậm chí chặn một người ra khỏi hội thảo nếu họ không tuân thủ quy tắc ứng xử phù hợp.

Chia sẻ màn hình (Screen sharing)

Screen sharing trong Zoom Webinar là công cụ linh hoạt và thiết yếu giúp các diễn giả truyền tải nội dung một cách trực quan và sinh động. Nhờ khả năng chia sẻ trực tiếp màn hình, người thuyết trình có thể dễ dàng trình bày các slide, hình ảnh, tài liệu hoặc thậm chí video ngay từ thiết bị của mình mà không cần phải gửi trước tài liệu cho Host. Điều này đặc biệt hữu ích trong những tình huống cần chỉnh sửa nội dung phút chót hoặc thay đổi linh hoạt theo phản hồi của người tham dự.

Với Zoom Webinar, cả host và panelist đều có thể chủ động chia sẻ nội dung, giúp buổi hội thảo trực tuyến trở nên tương tác, mạch lạc và chuyên nghiệp hơn.

Hỏi & Đáp (Webinar Q&A)

Trong Zoom Webinar, phần Hỏi & Đáp (Q&A) cho phép người tham dự gửi câu hỏi trực tiếp đến người tổ chức và các diễn giả trong suốt buổi hội thảo. Câu hỏi có thể được phản hồi công khai hoặc riêng tư bởi Host, Co-Host hoặc Panelist, tùy vào cách buổi webinar được cấu hình.

Người tham dự cũng có thể tương tác lẫn nhau bằng cách trả lời hoặc bình chọn cho các câu hỏi đã được gửi lên. Điều này giúp làm nổi bật những mối quan tâm chung đồng thời giúp ban tổ chức ưu tiên phản hồi các câu hỏi có tính cấp thiết hoặc được nhiều người chú ý nhất.

Trò chuyện trực tiếp (In-webinar chat)

Trong suốt quá trình diễn ra hội thảo trên Zoom Webinar, tính năng trò chuyện trực tiếp tích hợp ngay trong giao diện giúp người chủ trì và các diễn giả dễ dàng kết nối, tương tác với người tham dự theo thời gian thực. Thông qua cửa sổ chat, diễn giả có thể chia sẻ nhanh các đường link, tài liệu hoặc cung cấp thêm những lời khuyên hữu ích để giúp người xem hiểu sâu hơn về nội dung đang trình bày.

Khảo sát nhanh (Polls)

Với tính năng khảo sát trong Zoom Webinar, người chủ trì có thể tạo ra các câu hỏi tùy chỉnh, phù hợp với nội dung và đối tượng người xem từ đó thu thập phản hồi ngay trong thời gian thực. Kết quả khảo sát không chỉ giúp đo lường mức độ chú ý và quan tâm của khán giả mà còn là chất liệu để khơi gợi thêm thảo luận giữa diễn giả và người tham gia. Trong một số trường hợp, kết quả có thể được chia sẻ trực tiếp để tạo không khí tương tác sinh động và đa chiều hơn trong suốt buổi webinar.

Khảo sát sau hội thảo (Post-webinar surveys)

Sau khi hội thảo kết thúc, Zoom Webinar cho phép người tổ chức thiết lập khảo sát để thu thập ý kiến phản hồi từ người tham dự. Các biểu mẫu khảo sát này có thể được hiển thị ngay sau khi sự kiện kết thúc giúp doanh nghiệp nắm bắt được cảm nhận, mức độ hài lòng cũng như những đóng góp cải thiện từ khán giả. Kết quả thu được có thể tải về dưới dạng báo cáo, phục vụ cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả chương trình.

Ngoài ra, host cũng có thể tùy chọn chuyển hướng người tham gia đến các nền tảng khảo sát bên thứ ba như Google Forms hoặc SurveyMonkey để thiết kế khảo sát theo ý muốn.

Bảng ghi video (Webinar recordings)

Việc ghi lại buổi hội thảo trên Zoom Webinar không chỉ giúp lưu trữ nội dung quan trọng mà còn mở ra nhiều cơ hội tái sử dụng hiệu quả. Bản ghi video có thể được dùng để tạo tài liệu đào tạo nội bộ, phục vụ mục đích marketing như chia sẻ lại cho khách hàng tiềm năng hoặc tích hợp vào quy trình onboarding cho nhân viên mới.

Bảng điều khiển và phân tích dữ liệu (Dashboard and webinar analytics)

Với Zoom Webinar, người quản trị có thể truy cập bảng điều khiển (Dashboard) để theo dõi toàn diện hiệu suất và hoạt động của các buổi hội thảo. Từ dữ liệu sử dụng tổng thể đến thông tin chi tiết đang diễn ra trong thời gian thực, bảng điều khiển cung cấp cái nhìn trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện và phân tích sự cố, đánh giá mức độ tương tác cũng như tối ưu hóa cách tổ chức hội thảo nội bộ. Dữ liệu trên Dashboard được cập nhật hàng ngày và được lưu trữ trong vòng 12 tháng mang lại sự linh hoạt cho việc theo dõi và lập báo cáo dài hạn.

Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar

Cách lên lịch Zoom Webinar

Bước 1. Đăng nhập vào tài khoản Zoom Webinar

Bước 2. Vào Webinars và chọn Schedule A Webinar

Bước 3. Tại trang lên lịch, bạn cần điền các thông tin sau:

• Topic (Chủ đề): Đặt tên cho webinar

• Description (Mô tả – không bắt buộc): Mô tả nội dung chính của buổi webinar

• When (Thời gian): Chọn ngày và giờ bắt đầu

• Duration (Thời lượng): Ước tính thời gian diễn ra webinar

• Time Zone (Múi giờ): Chọn múi giờ phù hợp

• Recurring webinar: Tích chọn nếu đây là chuỗi webinar lặp lại

• Video: Bật/tắt video của Host và Panelist khi bắt đầu

• Audio: Chọn chế độ âm thanh (Telephone, Computer Audio, hoặc cả hai)

Bước 4. Ở phần Invite panelists, nhập tên và email của các diễn giả để mời họ tham gia

Bước 5. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút Schedule để hoàn tất

Cách mời tham gia vào hội thảo trên Zoom Webinar

Bước 1. Tại giao diện của lịch hội thảo, chọn hội thảo vừa tạo và nhấn Invite

Bước 2. Tại đây có thể tùy chọn:

• Mời Panelists bằng cách Nhập tên & email, sau đó nhấn Save. Có thể chọn gửi ngay email mời cho họ.

• Mời Attendees:

  • Nếu hội thảo không yêu cầu đăng ký, chỉ cần sao chép link tham gia rồi gửi qua email, tin nhắn hoặc đăng lên website.

  • Nếu yêu cầu đăng ký, chia sẻ link đăng ký, attendees sau khi điền thông tin sẽ nhận mail chứa link tham gia riêng.

Cách bắt đầu hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

Có 3 cách để bắt đầu hội thảo trực tuyến:

Cách 1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal và nhấn vào Webinar. Tìm hội thảo trực tuyến và nhấn vào Start.

Cách 2. Trong Zoom desktop, nhấn vào thẻ Meetings. Tìm hội thảo trực tuyến và nhấn vào Start.

Cách 3. Nếu bạn đã thêm hội thảo trực tuyến này vào lịch của Google/Microsoft, hãy nhấn vào liên kết hiển thị trên thông báo nhắc lịch của bạn.

Tối ưu hoá hội thảo trực tuyến với Zoom Webinar

Zoom Webinar là nền tảng hội thảo trực tuyến mạnh mẽ, đáp ứng các yêu cầu về quy mô, bảo mật và trải nghiệm người dùng trong các sự kiện số hoá chuyên nghiệp. Từ khả năng quản lý người tham dự, tích hợp báo cáo dữ liệu đến hỗ trợ thương hiệu riêng, Zoom Webinar phù hợp với cả doanh nghiệp lớn lẫn tổ chức giáo dục.

Để nhận được tư vấn về giải pháp triển khai tối ưu, hãy liên hệ với AgileOps - Đối tác Bạc của Zoom tại Việt Nam. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ trải nghiệm và tích hợp chuyên sâu cho Zoom Webinar.