Nhiều đội nhóm phân vân khi lựa chọn giữa Slack và Asana vì cả hai đều hỗ trợ cộng tác và quản lý công việc. Tuy nhiên, Asana tập trung tổ chức kế hoạch, giao việc và theo dõi các hạng mục bàn giao theo cấu trúc rõ ràng. Trong khi đó, Slack đóng vai trò như một "hệ điều hành công việc", tập trung hội thoại, công cụ và quy trình làm việc của đội nhóm trên cùng một nền tảng.

Bài viết này sẽ so sánh Slack và Asana trên các khía cạnh như quản lý công việc, giao tiếp, tích hợp, AI, tự động hóa, bảo mật và chi phí. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định đặc điểm của từng nền tảng và lựa chọn cách triển khai phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tổng quan về Slack và Asana

Slack

Slack là nền tảng giao tiếp và cộng tác thuộc hệ sinh thái Salesforce, giúp đội nhóm trao đổi thông tin, phối hợp công việc và kết nối các công cụ trên cùng một không gian làm việc.

Các cuộc hội thoại của Slack diễn ra trong Channel, Threads và tin nhắn trực tiếp. Slack cũng có tính năng gọi nhanh Huddle, tính năng quản lý công việc như Lists và các tính năng ghi chú như Canvas. Với khả năng tích hợp và mở rộng linh hoạt, Slack phù hợp với nhiều quy mô đội nhóm, từ các nhóm nhỏ đến doanh nghiệp có quy trình cộng tác phức tạp.

Asana

Asana là phần mềm quản lý công việc, giúp đội nhóm tổ chức nhiệm vụ với người phụ trách, thời hạn và mối quan hệ phụ thuộc rõ ràng. Nền tảng cung cấp nhiều chế độ xem như danh sách, bảng Kanban, dòng thời gian và lịch, giúp theo dõi và quản lý tiến độ dự án trực quan hơn.

Cách tiếp cận này giúp Asana phù hợp với các đội nhóm cần lập kế hoạch có cấu trúc, theo dõi tiến độ và xác định trách nhiệm rõ ràng, đặc biệt khi dự án có nhiều công việc liên kết và nhiều giai đoạn.

7 điểm khác biệt về chi phí và tính năng của Slack và Asana

Bảng dưới đây tóm tắt sự khác biệt chính giữa hai nền tảng trước khi đi vào từng tiêu chí cụ thể.

1. Chi phí và gói sản phẩm

Với Slack, gói Free phù hợp để trải nghiệm các tính năng giao tiếp cơ bản. Tuy nhiên, lịch sử tin nhắn chỉ được lưu trong 90 ngày và số ứng dụng kết nối tối đa là 10. Khi nâng cấp lên Pro với mức 7,25 USD/người/tháng, đội nhóm có thể truy cập toàn bộ lịch sử hội thoại và không giới hạn số ứng dụng tích hợp. Gói Business+ có giá 15 USD/người/tháng, bổ sung Slackbot và SSO qua SAML, phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn về quản lý và bảo mật. Gói Enterprise+ được báo giá riêng theo nhu cầu.

Asana có gói Personal miễn phí vĩnh viễn, hỗ trợ tạo không giới hạn công việc và dự án nhưng giới hạn tối đa hai người dùng. Với các đội nhóm lớn hơn, Starter có giá 10,99 USD/người/tháng và bổ sung chế độ xem theo thời gian, báo cáo cùng tính năng tự động hóa không giới hạn. Gói Advanced ở mức 24,99 USD/người/tháng mở rộng thêm các dự án tổng hợp không giới hạn, theo dõi mục tiêu và khối lượng công việc. Asana Enterprise cũng áp dụng hình thức báo giá riêng theo nhu cầu.

2. Tính năng giao tiếp

Slack đóng vai trò là kênh giao tiếp thời gian thực của đội nhóm. Các tính năng như Channel, Huddle và Threads giúp các thành viên trao đổi, gọi nhanh và thảo luận ngay trong cùng một không gian. Ví dụ, một dự án phát triển sản phẩm có thể tạo riêng một Channel để nhà thiết kế, kỹ sư và quản lý sản phẩm cùng trao đổi về các đề xuất tính năng. Nhờ thông tin được chia sẻ tập trung, các phòng ban liên quan có thể cập nhật tiến độ mà không cần tổ chức thêm nhiều cuộc họp.

Giao diện nhắn tin qua Channel trong Slack

Trong Asana, các trao đổi được gắn trực tiếp với từng công việc dưới dạng bình luận. Nhờ đó, toàn bộ câu hỏi, cập nhật, file đính kèm và phê duyệt đều được lưu cùng công việc tương ứng. Ngoài bình luận theo từng công việc, Asana còn có Messages, cho phép gửi thông báo tới cá nhân, nhóm hoặc thành viên dự án mà không cần gắn với một công việc cụ thể.

Giao diện trao đổi và bình luận ngay trong từng công việc

Slack và Asana có thể kết hợp để bổ trợ cho nhau thay vì thay thế nhau. Tin nhắn trên Slack có thể được chuyển thành công việc trong Asana, trong khi các cập nhật từ Asana có thể được gửi trực tiếp đến Channel Slack để cả đội cùng theo dõi.

3. Quản lý công việc

Slack Lists là tính năng có từ gói Pro, cho phép đội nhóm tạo, giao và theo dõi công việc ngay trong Slack. FREENOW, nền tảng gọi xe tại châu Âu, đã ứng dụng Slack Lists để theo dõi và phối hợp công việc giữa các phòng ban.

Sự kết hợp giữa Lists, canvas và Workflow Builder cho phép chúng tôi hoàn thành công việc theo những cách hoàn toàn mới trên Slack. Đội ngũ của chúng tôi giờ đây có thể theo dõi và cộng tác trên các tác vụ, đồng thời tổ chức thông tin để chia sẻ giữa các nhóm, tất cả chỉ trong một không gian duy nhất.

Chia sẻ từ Jörg Baldzer, Principal IT Engineer, FREENOW

Giao diện tạo và theo dõi công việc trong Slack

Với Asana, quản lý công việc là một trong những chức năng cốt lõi. Mỗi công việc đều có người phụ trách, thời hạn và mối quan hệ phụ thuộc rõ ràng. Chẳng hạn, khi chuẩn bị ra mắt sản phẩm, nhóm marketing có thể quản lý các hạng mục như bài blog, ấn phẩm mạng xã hội và landing page trên cùng một dòng thời gian.

Asana cung cấp 4 chế độ xem gồm danh sách, bảng, dòng thời gian và lịch, giúp đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ. Do vậy, Asana phù hợp với những dự án phức tạp, nhiều công việc liên kết và nhiều giai đoạn cần theo dõi.

Giao diện theo dõi tiến độ công việc trong Asana

4. Tính năng AI

Slack hiện cung cấp các tính năng AI gồm Slackbot và Slack AI. Slackbot là trợ lý AI cá nhân, hỗ trợ tìm kiếm và tóm tắt tin nhắn, chuẩn bị thông tin cho cuộc họp, phân tích báo cáo và tổng hợp nội dung dự án. Tính năng này có từ gói Business+ trở lên. Trong khi đó, Slack AI được tích hợp trực tiếp vào Slack với 6 tính năng gồm tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên, tổng hợp bản tin hằng ngày, tóm tắt cuộc hội thoại, dịch và giải thích tin nhắn, cùng khả năng tóm tắt tài liệu.

Giao diện sử dụng Slackbot trong Slack

Asana AI tập trung hỗ trợ tự động hóa công việc và quản lý dự án, từ cập nhật tiến độ, tóm tắt thông tin đến soạn thảo và tự động hóa quy trình. Ví dụ, Smart Status giúp cập nhật nhanh tiến độ, Smart Summaries tóm tắt dự án và công việc, trong khi các tính năng AI khác hỗ trợ điền thông tin, chỉnh sửa nội dung và tạo quy tắc tự động hóa.

Giao diện hỏi đáp với Asana AI

5. Khả năng tích hợp với công cụ khác

Slack hỗ trợ tích hợp hơn 2.600 ứng dụng vào cùng một không gian làm việc, từ công cụ quản lý dự án, CRM đến phần mềm thiết kế và phân tích. Nhờ đó, thông báo và dữ liệu từ các ứng dụng như Jira, Google Calendar, HubSpot,… có thể được đưa trực tiếp vào Channel, giúp đội nhóm theo dõi và xử lý công việc mà không phải liên tục chuyển đổi giữa các nền tảng.

Asana cũng hỗ trợ kết nối với nhiều công cụ phục vụ lưu trữ, lịch, họp trực tuyến và giao tiếp. Các tích hợp này giúp thông tin liên quan được gắn với từng công việc. Chẳng hạn, nhóm marketing có thể đính kèm tài liệu từ Google Drive, đồng bộ thời hạn với Google Calendar hoặc kết nối công cụ giao tiếp để tập trung các cập nhật quanh từng nhiệm vụ.

6. Tự động hóa quy trình

Slack Workflow Builder cho phép tạo quy trình tự động bằng câu lệnh AI, hỗ trợ tối đa 15 nhánh điều kiện và kết nối với Salesforce cùng hơn 70 ứng dụng khác. Theo Slack, Workflow Builder có thể giúp tăng 28% thời gian tiết kiệm được và hơn 80% người xây dựng workflow trên Slack không cần có kỹ năng lập trình.

Workflow Builder của Slack giúp các đội nhóm tinh gọn quy trình, tăng cường sự cộng tác và nâng cao năng suất làm việc. Với các tác vụ tự động hóa và khả năng tích hợp liền mạch, Slack giúp chúng tôi tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm của khách hàng và nhà cung cấp, thay vì dành thời gian cho các công việc hành chính.

Chia sẻ từ Asad Rahman, Director of Employee Technology, Wayfair

Asana cung cấp Rules để tự động hóa các tác vụ lặp lại dựa trên điều kiện được thiết lập trước. Chẳng hạn, hệ thống có thể tự động chuyển người phụ trách khi trạng thái công việc thay đổi hoặc gửi thông báo đến các bên liên quan khi dự án đạt một cột mốc quan trọng.

7. Bảo mật và tuân thủ

Cả Slack và Asana đều áp dụng mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, đồng thời cung cấp các tiêu chuẩn và tính năng bảo mật dành cho doanh nghiệp.

Slack hỗ trợ phân quyền theo không gian làm việc và Channel, đồng thời cung cấp Enterprise Key Management (EKM) để doanh nghiệp chủ động kiểm soát khóa mã hóa. Nền tảng này cũng có các tính năng như ngăn rò rỉ dữ liệu (DLP), nhật ký kiểm tra và chính sách lưu trữ tùy chỉnh. Slack đạt FedRAMP Moderate, trong khi GovSlack dành cho khu vực công đáp ứng FedRAMP High. Theo Slack, dữ liệu khách hàng không được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI của nền tảng.

Asana hỗ trợ phân quyền theo dự án và công việc, cùng giao diện quản trị viên và SCIM để quản lý người dùng khi tổ chức mở rộng. SSO qua SAML được cung cấp ở các gói trả phí, trong khi EKM có từ Enterprise+. Asana cũng hỗ trợ lựa chọn lưu trữ dữ liệu tại một số khu vực như châu Âu, Úc và Nhật Bản, đáp ứng nhu cầu tuân thủ của các tổ chức có yêu cầu đặc thù.

Ưu nhược điểm của Slack và Asana

Slack

Ưu điểm:

Slack hỗ trợ hơn 2.600 ứng dụng tích hợp, đưa thông báo từ công cụ quản lý dự án, CRM hay phần mềm thiết kế trực tiếp vào nơi đội nhóm trao đổi. Các Channel giúp tổ chức hội thoại theo dự án hoặc chủ đề, để thành viên có thể cập nhật nhanh hoặc xem lại thông tin mà không mất ngữ cảnh. Slack cũng tích hợp Slackbot để tóm tắt Channel, trả lời câu hỏi dựa trên lịch sử hội thoại và hỗ trợ soạn tin nhắn.

Nhược điểm:

Slackbot và các tính năng AI nâng cao chỉ có từ gói Business+ trở lên. Nền tảng này cũng chưa tập trung sâu vào quản lý dự án với các chế độ xem như Timeline hay Gantt chuyên dụng.

Asana

Ưu điểm:

Asana quản lý công việc theo người phụ trách, thời hạn và mối quan hệ phụ thuộc, giúp đội nhóm theo dõi tiến độ xuyên suốt dự án. 4 chế độ xem gồm danh sách, bảng, dòng thời gian và lịch mang lại nhiều cách tổ chức công việc. Goals và Portfolios cũng giúp liên kết công việc với mục tiêu doanh nghiệp và theo dõi nhiều dự án trên cùng một giao diện.

Nhược điểm:

Gói Free của Asana giới hạn tối đa 2 người dùng, vì vậy các đội nhóm lớn hơn cần nâng cấp lên gói trả phí. Asana tập trung vào quản lý công việc và dự án hơn là giao tiếp thời gian thực, nên doanh nghiệp có thể kết hợp thêm công cụ chat để trao đổi nhanh.

Doanh nghiệp nên lựa chọn công cụ nào?

Slack phù hợp với đội nhóm ưu tiên giao tiếp và cộng tác theo thời gian thực, cần tự động hóa các quy trình lặp lại hoặc muốn tập trung trao đổi công việc trên một nền tảng. Trong khi đó, Asana tập trung vào quản lý công việc có cấu trúc, với người phụ trách, thời hạn và các mối quan hệ phụ thuộc rõ ràng.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai nền tảng để phục vụ các nhu cầu khác nhau. Slack đảm nhận giao tiếp và cập nhật nhanh, còn Asana tập trung quản lý công việc và theo dõi tiến độ. Việc tích hợp giữa hai nền tảng giúp đồng bộ thông tin, hạn chế thao tác thủ công khi chuyển đổi giữa các công cụ.

Với doanh nghiệp mới bắt đầu và muốn kiểm chứng mức độ phù hợp, Slack Free và Asana Personal đều có thể được sử dụng trước khi nâng cấp. Tuy nhiên, cần lưu ý giới hạn của từng gói: Slack Free chỉ lưu lịch sử tin nhắn trong 90 ngày, trong khi Asana Personal giới hạn tối đa 2 người dùng.

Triển khai Slack cho doanh nghiệp cùng AgileOps

Slack giúp đội nhóm tập trung giao tiếp, kết nối các công cụ và tự động hóa quy trình trên cùng một nền tảng, từ đó đơn giản hóa cách phối hợp và quản lý công việc hằng ngày.

Là Đối tác Phân phối Slack tại Việt Nam, AgileOps cung cấp tư vấn, triển khai và hỗ trợ Slack theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Nếu bạn đang cân nhắc triển khai Slack cho doanh nghiệp, liên hệ AgileOps để được tư vấn gói Slack phù hợp và nhận báo giá chi tiết.