Theo nghiên cứu của McKinsey, nhân viên có thể dành tới 19% thời gian làm việc mỗi tuần chỉ để tìm kiếm thông tin bị phân tán trong email, tệp đính kèm và các ứng dụng giao tiếp rời rạc.

Khi giao tiếp trở thành “điểm nghẽn” của hiệu suất, nhu cầu về một nền tảng tập trung, minh bạch và theo luồng công việc trở nên rõ ràng hơn. Slack xuất hiện như một lời giải cho bài toán đó và hiện đã được hơn 200.000 tổ chức trên toàn cầu tin dùng, bao gồm Netflix và Airbnb.

Vậy Slack là gì và vì sao công cụ này lại thay đổi cách các đội nhóm phối hợp trong công việc, cùng AgileOps tìm hiểu trong bài viết sau.

Slack là gì?

Slack là một phần mềm nhắn tin dựa trên nền tảng đám mây, giúp các thành viên trong tổ chức kết nối và phối hợp công việc một cách hiệu quả. Với Slack, người dùng có thể trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp cả trong và ngoài doanh nghiệp. Đồng thời, bạn còn có thể sử dụng các kênh làm việc để giao tiếp, sắp xếp dự án, truy cập thông tin và cập nhật tiến độ công việc một cách rõ ràng, có hệ thống.

Slack phù hợp với đội nhóm nào?

Dịch vụ/Chăm sóc khách hàng

Với các đội nhóm dịch vụ khách hàng, Slack có thể kết hợp cùng Salesforce Service Cloud, các phần mềm dịch vụ khách hàng khác, giúp tập trung toàn bộ trao đổi, dữ liệu và ngữ cảnh của từng yêu cầu hỗ trợ. Thay vì chuyển tiếp email hay yêu cầu khách hàng lặp lại vấn đề, các đội chăm sóc khách hàng có thể áp dụng mô hình swarming, giúp kết nối nhanh các chuyên gia từ nhiều bộ phận trong cùng một kênh để xử lý sự cố. Theo nghiên cứu từ Salesforce, các đội dịch vụ sử dụng Slack có thể giải quyết yêu cầu nhanh hơn tới 32%.

Bộ phận kinh doanh

Các đội bán hàng thường phải làm việc với nhiều công cụ khác nhau, từ CRM, email đến báo cáo và phê duyệt nội bộ. Slack giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp trực tiếp các phần mềm khác, ví dụ như Salesforce Sales Cloud, đưa dữ liệu tài khoản, cơ hội kinh doanh và các thông báo quan trọng vào từng kênh theo từng deal. Nhờ vậy, nhân viên bán hàng, quản lý và các bộ phận liên quan có thể phối hợp chặt chẽ và cập nhật pipeline theo thời gian thực.

Các số liệu từ nghiên cứu của Salesforce cho thấy các đội ngũ bán hàng ứng dụng Slack đạt tỷ lệ thành công deal cao hơn trung bình 36%, trong khi mô hình “deal room” giúp tăng thêm 14% tỷ lệ thắng.

Tiếp thị & truyền thông

Tiếp thị & truyền thông là lĩnh vực đòi hỏi phản ứng nhanh với thị trường và phối hợp liên tục với phòng bán hàng, sản phẩm và đối tác bên ngoài. Slack cho phép đội marketing tập trung dữ liệu chiến dịch, trao đổi, phê duyệt và phản hồi trong cùng một không gian, đồng thời tích hợp với các công cụ như Salesforce Marketing Cloud, HubSpot hay Tableau. Theo nghiên cứu, các đội marketing sử dụng Slack có thể ra quyết định nhanh hơn tới 37%.

Công nghệ thông tin

Với các đội IT, Slack đóng vai trò như trung tâm tiếp nhận và xử lý tất cả yêu cầu kỹ thuật. Các cảnh báo, yêu cầu hỗ trợ và quy trình khắc phục sự cố được tự động hóa và hiển thị trực tiếp trong Slack giúp đội IT phản ứng nhanh hơn và giảm thời gian gián đoạn hệ thống. Nghiên cứu từ Salesforce chỉ ra rằng các đội IT khi áp dụng Slack đạt 38% tốc độ ra quyết định nhanh hơn, tiết kiệm 36% thời gian nhờ tự động hóa và giảm chi phí trên mỗi yêu cầu trung bình 16%.

Tài chính - Kế toán

Các đội tài chính, kế toán thường phải đối mặt với quy trình phức tạp, nhiều bước phê duyệt và yêu cầu bảo mật cao. Slack giúp tập trung các cuộc trao đổi nhạy cảm vào kênh riêng tư, đồng thời kết hợp tự động hóa để xử lý phê duyệt ngân sách, báo cáo và các hoạt động M&A. Các nhóm tài chính sử dụng Slack ghi nhận mức tăng năng suất lên tới 37% và có thể xác định, xử lý vấn đề nhanh hơn 21%, theo nghiên cứu từ Salesforce.

4 tính năng nổi bật của Slack

Collaboration (Sự cộng tác)

Channels - Kênh cộng tác thông minh của đội nhóm

Kênh là nền tảng cộng tác cốt lõi của Slack, nơi đội nhóm tổ chức công việc theo từng dự án, khách hàng hoặc chủ đề trong một không gian chung, minh bạch và dễ theo dõi. Bên cạnh các kênh thông thường, Slack còn có:

• Kênh Salesforce kết nối trực tiếp dữ liệu CRM vào Slack, cho phép cập nhật thông tin theo thời gian thực, phối hợp chiến lược và chỉnh sửa hồ sơ ngay trong luồng làm việc.

• AI trong Slack hoạt động trực tiếp trong các kênh và luồng hội thoại, tự động tóm tắt nội dung, tạo bản tổng hợp thông minh và giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt những cập nhật quan trọng.

• Kênh Slack connect mở rộng khả năng cộng tác an toàn với khách hàng, đối tác và agency bên ngoài, cho phép làm việc chặt chẽ như nội bộ nhưng vẫn đảm bảo bảo mật.

Giao diện channels trong Slack

Slack connect - Cộng tác an toàn với đối tác bên ngoài

Slack connect giúp bạn trao đổi trực tiếp với người dùng thuộc các tổ chức khác, không chỉ giới hạn trong nội bộ công ty. Thay vì phụ thuộc vào email hay các công cụ giao tiếp rời rạc, Slack connect đưa hoạt động phối hợp với đối tác bên ngoài vào chính không gian làm việc Slack, thông qua các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp bảo mật.

Huddle - Giải pháp gọi audio & video liền mạch

Huddle cho phép đội nhóm kết nối tức thì bằng âm thanh hoặc video ngay trong Slack, chia sẻ màn hình và trao đổi trực tiếp mà không cần rời khỏi không gian làm việc. Theo báo cáo từ Salesforce, các đội sử dụng Huddle ghi nhận mức tăng năng suất lên tới 37% nhờ giảm thời gian chờ và chuyển đổi công cụ.

Khi dùng Huddle, AI trong Slack tự động ghi chú, tổng hợp ý chính và đầu việc cần làm giúp mọi người nắm rõ nội dung ngay khi cuộc trao đổi kết thúc. Đồng thời, các emoji, hình nền và hiệu ứng sinh động mang lại trải nghiệm họp tự nhiên hơn.

Messaging - Không gian trao đổi tập trung

Messaging trong Slack không chỉ dừng lại ở tin nhắn văn bản. Đội nhóm có thể sử dụng giọng nói, video và nhiều hình thức trao đổi khác để truyền tải thông tin rõ ràng và hiệu quả hơn. Slack mang mọi người trong tổ chức về cùng một không gian giao tiếp chung từ trò chuyện 1-1 đến trao đổi theo nhóm giúp tạo cảm giác làm việc liền mạch như tại văn phòng dù bạn làm việc ở bất cứ đâu.

Nhờ khả năng kết nối trực tiếp với các công cụ làm việc khác, Slack cho phép người dùng nhận cập nhật quan trọng, thảo luận và hành động ngay trong cùng một luồng hội thoại mà không cần chuyển qua lại giữa nhiều tab.

Project management (Quản lý dự án)

Canvas - Soạn thảo và chia sẻ nội dung ngay trong luồng làm việc

Canvas là không gian soạn thảo nội dung, cho phép người dùng tạo và chia sẻ nội dung được định dạng đầy đủ ngay trong luồng công việc. Canvas đặc biệt hữu ích khi cần truyền tải thông tin chi tiết mà một tin nhắn thông thường không thể đáp ứng. Bạn có thể sử dụng Canvas trong kênh hoặc tin nhắn trực tiếp để lưu trữ bối cảnh cuộc trao đổi, đồng thời chia sẻ các nội dung như ghi chú cuộc họp, bản mô tả dự án hay checklist công việc.

Canvas giúp tổng hợp nội dung nhanh chóng

Task list - Theo dõi và quản lý công việc

Task list giúp đội nhóm tạo, theo dõi và quản lý công việc trực tiếp trong Slack, tập trung mọi dự án, đầu việc và tiến độ vào một không gian thống nhất để tránh gián đoạn do chuyển đổi công cụ. Danh sách công việc đảm bảo mọi người đều có đủ ngữ cảnh để hành động và theo dõi tình hình.

File sharing - Gửi, xem và xử lý tài liệu

File sharing cho phép chia sẻ tài liệu đúng nơi, đúng thời điểm ngay trong luồng công việc. Bạn có thể gửi tài liệu, hình ảnh hoặc video trực tiếp từ máy tính, thiết bị cá nhân hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây mà không cần chuyển đổi giữa các tab hay cửa sổ khác.

Với những tài liệu phức tạp liên quan đến nhiều công cụ hoặc phòng ban, Slack cho phép thảo luận trực tiếp ngay trên file giúp đội nhóm nắm được bức tranh tổng thể, tinh chỉnh nội dung và hoàn thiện sản phẩm cuối cùng một cách liền mạch.

Templates - Bắt đầu công việc hiệu quả với cấu trúc sẵn có

Templates cung cấp sẵn các kênh, canvas, danh sách công việc và workflow đã được thiết kế hoàn chỉnh. Thay vì phải tạo mọi thứ từ đầu, bạn và đội nhóm có thể đi thẳng vào công việc ngay khi cần.

Các mẫu được xây dựng dựa trên những trường hợp sử dụng phổ biến trong nhiều phòng ban khác nhau, từ quản lý dự án đến xử lý yêu cầu hỗ trợ. Đồng thời, templates cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo cách làm việc riêng của từng đội và có thể lưu vào thư viện mẫu của doanh nghiệp để tái sử dụng, giúp chuẩn hóa quy trình và tiết kiệm thời gian lâu dài.

Integrations (Tích hợp)

App integration - Mở rộng Slack với hệ sinh thái ứng dụng đa dạng

App integration cho phép Slack kết nối với hơn 2.600 ứng dụng phổ biến như Google Drive, Salesforce, Jira, Asana, Zoom, Trello, … hoặc các công cụ do doanh nghiệp tự xây dựng. Nhờ tích hợp trực tiếp vào luồng hội thoại, bạn có thể nhận thông báo, chia sẻ dữ liệu và hành động ngay trong Slack mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.

Workflow builder - Chuẩn hóa cách vận hành cho toàn đội

Workflow builder giúp đội nhóm tự động hóa quy trình ngay trong Slack từ xử lý yêu cầu, phê duyệt đến các luồng công việc nhiều bước với logic điều kiện linh hoạt.

Công cụ này kết nối với Salesforce và hơn 70 ứng dụng giúp giảm chuyển đổi giữa các nền tảng và tiết kiệm tới 28% thời gian làm việc. Workflow có thể được chia sẻ qua tin nhắn, nhúng vào Canvas hoặc ghim trong kênh giúp toàn đội dễ dàng áp dụng và vận hành hiệu quả.

Giao diện xây dựng quy trình làm việc trong Slack

Slack sales elevate - Gỡ bỏ rào cản giữa sales và các phòng ban

Slack sales elevate hợp nhất con người, công cụ và dữ liệu vào một không gian làm việc thống nhất, giúp đội nhóm cộng tác hiệu quả và hành động nhanh dựa trên insight theo thời gian thực. Nhờ tích hợp sâu với hệ sinh thái Salesforce như Sales, Service, Marketing, … Slack phá vỡ rào cản giữa các phòng ban, cho phép sales dễ dàng phối hợp với các bộ phận tài chính, kỹ thuật hoặc sản phẩm ngay trong quá trình làm việc. Sự kết nối này giúp đẩy nhanh tốc độ chốt deal, nâng cao hiệu quả hỗ trợ và giúp toàn bộ tổ chức vận hành đồng bộ hơn.

Tích hợp Salesforce & Slack - Làm việc với dữ liệu khách hàng theo thời gian thực

Tích hợp Salesforce & Slack đưa dữ liệu Salesforce trực tiếp vào không gian làm việc Slack giúp mọi đội nhóm trong mọi phòng ban có thể làm việc cùng các AI agent, đặt câu hỏi, cập nhật hồ sơ và hành động dựa trên dữ liệu và hành vi khách hàng theo thời gian thực. Nhờ đó, các quyết định quan trọng được đưa ra nhanh hơn, chính xác hơn và ngay trong luồng công việc hằng ngày.

Intelligence

Slack AI - Tóm tắt, tìm kiếm và khai thác thông tin nhanh chóng

Slack AI là trợ lý thông minh tích hợp trực tiếp trong không gian làm việc, hiểu ngữ cảnh cá nhân và toàn bộ đội nhóm. Bạn có thể trò chuyện, đặt câu hỏi và xử lý công việc như đang làm việc với đồng nghiệp từ chuẩn bị họp, phân tích báo cáo đến tóm tắt dự án, tất cả ngay trong Slack.

Ngoài ra, Slack AI có thể tự động tóm tắt kênh và hội thoại, gửi bản tổng hợp hằng ngày, đồng thời cho phép tìm kiếm nhanh mọi nội dung trong Slack từ tin nhắn, tài liệu, hình ảnh đến dữ liệu tích hợp như Salesforce hay Google Drive. AI còn hỗ trợ tạo tự động hóa, dịch hội thoại đa ngôn ngữ và ghi chú cuộc họp.

Slack AI tự động tóm tắt kênh và hội thoại

Agentforce - Nền tảng trợ lý AI tích hợp trong Slack

Agentforce cho phép bạn làm việc cùng các trợ lý AI ngay trong Slack, từ kênh làm việc đến tin nhắn và luồng hội thoại. Chỉ cần gọi tên trợ lý như một thành viên trong đội để cung cấp ngữ cảnh và kích hoạt các tác vụ tự động giúp công việc được xử lý nhanh và chủ động hơn.

Với các mẫu agent dựng sẵn, doanh nghiệp có thể triển khai trợ lý AI cho nhiều nhu cầu như hỗ trợ nội bộ hay phân tích dữ liệu khách hàng. Nhờ tận dụng dữ liệu hội thoại trong Slack và các hệ thống liên kết, Agentforce phản hồi chính xác và có thể tự động thực hiện các hành động như tạo kênh, cập nhật Canvas hay gửi tin nhắn giúp quy trình làm việc luôn liền mạch.

AgileOps đồng hành cùng doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của Slack

Slack không chỉ là một công cụ giao tiếp, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp tái định hình cách đội nhóm cộng tác và vận hành trong môi trường làm việc hiện đại. Khi được triển khai đúng cách và kết hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Salesforce, Slack trở thành trung tâm kết nối con người, dữ liệu và quy trình giúp tổ chức vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn. Để biết chọn gói phù hợp cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo đầy đủ tính năng tại Slack Pricing.

Với vai trò là Đối tác Tư vấn của Salesforce, AgileOps đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trong việc triển khai và tối ưu Slack theo đúng nhu cầu thực tế. Với đội ngũ chuyên gia đạt các chứng chỉ chính thức của Slack, AgileOps hỗ trợ từ tư vấn chiến lược, triển khai tích hợp đến tối ưu vận hành giúp Slack trở thành đòn bẩy nâng cao năng suất, tăng cường phối hợp và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.